记录控制程序

1　目的

通过记录的形式来验证质量、职业健康安全和环境管理体系的有效运行，使生产活动在受控的条件下进行，同时为审核和管理评审提供依据，达到持续改进的目的。

2　适用范围

适用于公司的质量、职业健康安全和环境管理体系中记录的控制和管理。

3　职责

3.1　综合管理部负责记录的编号、收集、归档、标识、保管与处置。

3.2　各职能部门负责各部门记录编写、保管及定期上交存档。

4　管理内容与方法

4.1　记录的形式分为：

——文字（表格）；

——电子媒体形式（磁盘、磁带等）；

——照片及胶片等。

4.2　记录的分类：

法律、法规及其他要求要求的记录

质量、职业健康安全和环境标准所要求的记录

体系文件规定的记录

相关方要求的记录

其他公司管理记录

4.3　记录的标识、收集、编目、查阅、归档、储存和保管：

4.3.1　记录由各部门按《文件控制程序》附录A《文件记录编号规定》进行统一编号，并标明名称，确保标识一致、统一。

4.3.2　各部门负责填写记录的人员，应按要求进行填写，内容真实，不得涂改，可以划改（划改人需在划改处签字）。记录要用钢笔或圆珠笔填写，做到字迹清晰，填写及时、准确、完整。

4.3.3　各部门应及时对职业健康安全和环境记录进行收集，保存方式便于存取，应有适当的存储环境，以防损失、变质和丢失。

4.3.4　各部门记录应定期整理，按《档案管理办法》交档案室归档保存。

4.3.5　记录的查阅需经该记录的保管部门主管批准。合同有要求时，可提供给相关供方或其他部门。

4.3.6　对来自供方的记录，由各相关职能部门负责搜集整理，作为公司记录予以保存，并应在合同中明确交接方法及内容要求，必要时应列出清单。

4.4　记录的处理

综合管理部负责制定并根据《档案管理办法》，制定公司记录的保存期限。合同有要求时，按合同规定执行。保存的记录达到保存期后，经各记录归口管理部门主管审核，主管副总经理批准，可在作好销毁记录后销毁，需要继续保留使用的，盖上“保存留用”章，并应明确保留期限。

5　相关文件

《文件控制程序》

《档案管理规定》

6　相关记录

《记录清单》

7　附录

附录A 流程图

附　录　A

（资料性附录）

流程图