文件编制管理办法

为便于公司内部文件、记录的识别和管理，制订本文件编制管理办法。

2.  范围

本程序适用于本公司质量体系文件、电子媒体文件、图纸、行政管理文件等的编号、收发及管理。

3.  术语和定义

3.1 一层文件：质量手册。

3.2 二层文件：程序文件。

3.3 三层文件：各类规章制度、技术文件、作业指导书等文件。

3.4 四层文件：记录、表单。

3.5 行政管理文件：行政管理制度、行政通知等文件。

4.  职责与权限

4.1管理中心负责公司行政管理文件的编码、存档、管理。

4.2质量中心负责质量体系文件相关的所有文件的登录、编码、分发回收、存档、管理；负责监督各部门按照本办法制定相关文件。

4.3 各部门负责按此办法规定内容制定相关文件。

5.  工作流程

5.1 文件编写格式

5.1.1 文件版面

5.1.1.1.1 目的：叙述编写此文件之意图。

5.1.1.1.2 范围：叙述此文件之适用于组织内特定人、物、事。

5.1.1.1.3 术语和定义：说明此文件中特殊或专有名词、词汇之意义。

5.1.1.1.4 职责与权限: 叙述做此事人的责任及权限。

5.1.1.1.5 工作流程：叙述此文件的流程。

5.1.1.1.6 相关文件：叙述此文件中所引用参考之其它文件名称及编号。

5.1.1.1.7 相关表单：执行此文件所产生之记录表单，应随附于后。

5.1.1.1.8 附件

5.1.2 流程图使用符号如下:

5.2 文件(制、修订)编码

5.2.1 文件和表单修改应做好修订状态标识，标识以A、B、C……；修订次数：0至5；当A/0制订后经A/1至A/5后到B/0至B/5……各页的版次可以不同，须修订时必须要核准，且版本中内容修订不超过5次，如其中一页修订达5次时，下次须整份改为下一版第0次；如修改内容很多或变动很大，由管理者代表决定是否整份文件换版；不通过换页，而通过划改方式完成的修订，修订人员需签上姓名和日期。

5.2.2一层文件: 质量手册QM△△△△A，QM（Quality Manual）表示质量手册，△△△△表示年份，A表示版本号。

5.2.3 二层文件: 程序文件QP1□□□，QP(Quality Procedure)表示程序文件，□□□表示流水号。

5.2.4三层文件:

5.2.4. 1凡与产品相关的三阶文件编号方式：WI##△△□□**-△△△. △△，WI(Work Instructions)表示工作指南，##表示部门代码（见附件一），△△表示客户代号（见附件二），□□表示文件类别（见附件三），*******表示产品系列/系列号（见附件四），△△△表示流水号，△△表示版本号。

5.2.4.2与产品无关的其他文件：WI##△△□□**，WI表三阶文件，##表示部门代码（见附件一），□□表示产品系列（见附件四），△△表示文件类别（见附件三），**表示流水号。

5.2.5四层文件：质量记录QR□□□□-**，QR（Quality Record）表示质量记录，□□□□表示标准条款，**表示流水号。

5.2.6行政管理文件：自定义编码。

5.3 文件(制、修、废)审核、会签、批准

5.3.1 各种文件之编制、审核、批准权限,依照文件审核权责区分表。

5.4.1 「受控文件」章：盖于发行文件之封面、每一内页，一律使用红色。

5.4.3 「作废文件供参考」章：盖于失效但有参考价值文件之封面、每一内页，一律使用红色。

5.4.2 「文件作废」章：盖于作废文件之封面、每一内页，一律使用红色。

5.4.4 「外来文件」章：盖于外来文件之封面、每一内页，一律使用红色。

5.4.5 「临时文件」章：盖于设计开发文件初稿之封面、每一内页，一律使用红色。

6.  相关文件

《文件控制管理程序》

7.相关表单

无

8.  附件

附件一：部门代码明细表

附件二：客户代号明细表

附件三：文件类别明细表

附件四：产品系列代号明细表