浅谈如何做好办公室工作

办公室，在一般人眼里，无非是管管档案、分分文件、发发通知之类的活整天搞不完的闲差部门。在现今形势下，随着机构的变革和发展，办公室工作的地位和作用，日显重要。任务日益加重，要求越来越高，决不是仅限于文件转转发发，来人接待，车辆管理等琐碎工作了。下面就如何充分发挥办公室职能作用和提高服务质量等谈一下自己的粗浅认识。

一、正确认识办公室工作的主要职责、地位和作用

   办公室主要是指党和机关、企事业单位内的综合办事机构。

办公室工作具有两大职能：政务服务（主要是中高级文秘人员的工作）和事物管理（就是为确保有效、快捷的政务服务而开展的辅助性工作，它是办公室工作体系中不可缺少的重要组成部分）。

首先办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心。具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等作用，这就要求办公室工作人员具有较高的政治敏锐性、较准确的预见性，工作具有超前性和丰富经验。不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给整个地税工作带来被动或造成损失，也就是说，办公室工作开展得如何，直接制约和影响着全局各项工作的开展和各项税收任务的完成。

其次办公室工作能不能得到加强，关键在于领导，在于领导对办公室工作的认识和重视，如果把办公室单纯地作为后勤服务单位而忽视其参谋、助手作用来认识，办公室就变成了勤杂室，办公室工作人员每天就会沉浸于纷繁零碎的琐事之中，就没有时间去抓信息工作和搞调查研究。下情不了解，谈不上给领导提供决策的依据。如果领导重视、关心、支持办公室工作，从政治上关心他们，给他们提供尽可能多的学习提高机会，尽可能地改善他们的工作环境和条件，从工作上支持他们，从生活上关心他们，从心灵上理解他们，肯定会使办公室不仅能够稳定住队伍，而且还会有很大的吸引力，达到其充分调动他们努力工作的积极性。

二、办公室人员的配备

（一）、办公室主任的选择

    办公室工作有利于提高自己的综合素质，全面发展自己。能否有效发挥办公室的整体作用，关键在于办公室主任，因为办公室主任的职责是主持办公室的全面工作，既要参与领导班子对重大问题的讨论与决策，又要组织参与日常的琐碎事务，要带领和组织办公室人员努力完成承担的各项工作任务，一个称职的办公室主任必须具备与相适应的政治理论水平、文化知识、专业知识和管理水平。担当办公室主任所必须具备的政治素质和个人品质。敬业精神要强，    2、思想要活跃    3、办事要稳妥，    4、要信奉诚实、正派的做人要诚实、正派，   要具有担当办公室主任必须的知识能力

    1、具备一定的政治理论水平。    2、要具备一定的文字综合能力。    3、要有一定的组织协调能力和管理经验。    三、办公室主任应具备良好的精神状态

    （二）、办公室人员即秘书的几点要求

    秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

    （一）做一个纯正的人。    （二）建立与领导“对接”的工作语言。    （三）秘书既要谨慎，又要开放。    （四）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。

    三、办公室所要抓的主要工作

    办公室工作尽管纷繁复杂，只要我们抓住了要害，抓拄了纲领，一切问题就会迎刃而解。我认为办公室工作要在上级领导下，坚持“一个原则”，实现“二个转变”，抓好“四项工作”，具体讲：

    （一）坚持“一个原则”

    就是要坚持上为党组、局领导分忧，下为干部服务的原则。

    办公室工作千头成绪，纷繁复杂，涉及机关日常事务、政务调研、文秘、档案、信息、宣传、财务、安全保卫、部门创建、后勤服务等。既是“忙家”、“杂家”，又是“管家”，很多具体的事情涉及到干部职工的切身利益。因此，必须把服务于全局的中心工作和服务于干部群众作为工作的出发点和落脚点，把“参与政务”、“管理事务”、“搞好服务”三大职能统筹兼顾，合理安排，做到调研围绕中心转，协调围绕领导转，服务围绕大家转，信息围绕决策转。从而使工作目标更明确，重点更突出。

    （二）实现“二个转变”

    一是实现角色的转变，即要当指挥员，又要当战斗员，带领办公室全体同志，思想上同心，目标上同向，行动上同步，事业上同干，扭住一条绳，发挥整体优势，创造一个良好的工作氛围。

    二是实现思维方式的转变，从原来的“领导交办，办就办好”的思维方式向“怎样去办、怎样办好”的方式转变，围绕全局中心工作，做好全局工作计划，有安排、有检查，保证工作有条不紊，落到实处。

    （三）抓好“四项工作”

    一是抓好学习强素质。在党组和局领导下，一方面抓好政治理论学习，一方面抓好业务知识的学习，同时还要抓科技、文化知识等其他方面的学习。只有不断学习，才能不断提部的综合素质和整体素质。

    二是抓好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，这就要求我们把调研工作作为一个重要任务来抓。必须在充分调查研究的基础上制定各项实施方案和意见，为领导决策提供最准确、真实的依据。

    三是抓好制度管理。没有规矩不成方圆，办公室要根据本单位的情况制定有效的措施，首先要合理分工，根据办公室的工作职责，将办公室分成文秘、综合、后勤各个岗位，制定各种工作人员的工作职责，落实指标，各施其职，各尽其责，建立健全机关各项工作制度，做到工作有章可循。其次工作要有目标和计划，要做到年有工作要点，季有工作安排，月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来，同时要建立监督机制，提高办事效率。对人们关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。再次是严格考核，建立激励机制。按照人员责任分工情况，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，根据考核情况与奖金挂钩。同时还应制定一些激励措施，如对调研、信息工作、新闻报道工作实行奖励，充分发挥他们的积极和创造性。

    四是抓好勤政树形象。作为办公室主任，必须以高度责任感，加强身躯的勤政、廉政建设。具体讲，在廉政上要做到“三有三只”，即：有权不滥用，只求搞好工作；有钱不滥花，只讲自觉奉献；有成绩不骄傲，只想如何开创新局面。在勤政方面做到“三勤”。一是腿勤，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；二是“脑勤”，勤学善思，注重研究问题，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计策。三是“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向科室和有关部门通报情况，加强沟通，密切协作，树立廉洁高效的社会形象。

三、做好办公室工作的一点看法

（一）认清形势，明确责任，努力提高办公室工作的质量和水平

首先，要发挥好参谋助手作用，为领导决策服务

办公室是各单位领导的参谋部、智囊团，主要体现在文稿起草、调查研究、信息的收集及研判、督促检查、提出对策性建议等工作，尤其在信息工作和各种文稿材料方面是办公室服务领导决策的一项重要工作。因此，各单位办公室一要准确把握当地社情、经济发展状况、和本单位的具体情况，只有全面、准确、及时地掌握实际情况，深刻地揭示客观规律，才能增强工作的预见性，提高决策的科学性。这就要求我们在工作中，既要广泛地搜集信息，又要深入地进行研究；既要关注当前的实际情况，又要探究今后的发展趋势，努力在求真、求实上下功夫，增强信息的参考性、指导性、借鉴性，强化服务，拓展内容，增加深度，提高质量，从而更好地为领导决策提供有价值的意见和建议。二要倾听同事和群众的意见、建议，及时反馈真实情况。同事和群众中有许多的新经验和好办法，这就要求我们在工作中，必须尊重基层和群众的首创精神，善于总结他们的经验，集中他们的智慧，并使之进入决策程序，变为上级和领导的决策；必须坚持实事求是，敢于讲真话、讲实话，有喜报喜，有忧报忧，忠实地反映情况和群众、民警的呼声，使群众和同事的合理要求在决策中得到充分的体现。三要准确体现领导意图。这是为决策服务的必然要求。这就要求我们在工作中，必须认真学习有关的文件、领导讲话和批示，全面准确地把握领导意图，不折不扣地贯彻领导意图，出色地完成领导交办的事项。四要协调好领导关系，维护班子的领导权威。办公室人员是领导的近身助手，对领导班子人员之间的关系比较了解，应把营造和维护领导班子和谐工作关系的工作，作为规范自己工作行为的重要原则。在对领导的服务上，最主要的为领导实行正确领导和科学决策提供优质高效的服务。要强化补台意识，努力避免各种遗漏和失误，要站在领导的角度考虑问题、处理问题，要围绕领导班子的决策来搞好服务，既要谋好大事，更要干好小事，要围绕大事干小事，干好小事保大事。

其次，要发挥好综合协调作用，为确保日常工作的高效运转服务

办公室工作处在沟通上下、联系左右的枢纽位置，工作千头万绪，涉及方方面面。要搞好综合协调这一办公室的基本职能，一要周密。做每一项工作，要着眼全局，顾全大局，注意协调好方方面面的关系，善于调动各方面的积极性。要坚持原则，严格程序，环环相扣，搞好衔接，真正做到周全细致，不出纰漏。特别是对重要会议和重大活动，要提前介入，做好预案，周密安排，精心组织，明确责任，狠抓落实，保证各项议程、各项活动顺利进行。二要高效。在保证质量的前提下，要注重时效，尽量减少不必要的环节，做到及时、迅速、不误事，实现工作的高效运转。努力克服形式主义、力戒空谈，狠抓落实。三要懂科技。积极采用现代科技手段，熟悉计算机运用，不断提高工作效率。四要守纪律。在综合协调工作中要正确处理好原则性与灵活性的关系，要讲政治、讲正气、讲大局，在领导授权的范围内进行协调，注重请示报告，不得各行其是，更不能凌驾于组织和领导之上，搞无原则的协调，做违法乱纪的事。要增强保密意识，严格保密纪律，杜绝失、泄密现象的发生。

  第三，要以高度的政治责任感，认真做好文字材料工作

  办公室工作具有秘书的职能，搞好文字材料工作是办公室的一大职责和任务。文字材料质量的好坏，不仅影响到办公室的形象，还影响到单位领导的形象，影响到经侦工作的开展。近年来，上级要求各单位报送的各类文字材料越来越多，这就要求各单位的办公室要有高度负责、一丝不苟的精神，认真对待每一份文字材料、每一篇信息，决不能马虎草率、随意应付，更不能报送一些不真实的或者无任何内容的文字材料。

第四，强化服务意识，树立“窗口”形象，努力把办公室建成领导联系基层和群众的桥梁和纽带

服务是办公室的基本职责。办公室是一个单位的“窗口”。办公室人员的一言一行，都会直接影响到一个单位的形象。因此，办公室必须转变作风，增强服务意识，提高服务质量。从事办公室工作的同志加强职业道德修养非常重要，要做到五讲、三服从、三个正确对待，即：讲党性，讲大局，讲原则，讲程序，讲感情；服从领导，服从组织分配，服从工作安排；正确对待组织，正确对待他人，正确对待自己。作为办公室的同志在日常工作中，要急他们之所急，想他们之所想，帮他们之所需，和他们打成一片，做他们的知心朋友。对于前来办事、联系工作的外单位人员，要热情接待，不摆架子，不盛气凌人，坚决克服“门难进、脸难看、事难办”的现象。要在处理好日常工作的同时， 抽出一定的时间，开展调查研究，掌握情况，总结经验，反映问题，把对领导负责与对基层、民警和人民群众负责统一起来，增强工作的针对性。要从“热心办、马上办、办得好”上做文章，从摸实情、办实事、创实绩上花力气，从勤动脑、多思考、出好谋上下功夫，雷厉风行，提高办事效率和服务质量，树立良好的“窗口”形象。

（三）强化素质，努力建设一支高素质的办公室干伍

办公室工作是一个单位的“中枢”，其工作的好差，有时直接影响到一个单位工作成绩能否被上级机关、领导和人民群众认可，因此，各单位要高度重视办公室队伍建设，把德才兼备的干部配备到办公室工作岗位上来。作为从事办公室工作的同志们，要充分认识自己工作的重要性，加倍努力，做好工作。

一要认真抓好学习，提高做好工作的本领。同志指出：“创新是一个民族的灵魂，是一个国家兴旺发达的不竭动力，创新的关键在人才，人才的成长靠教育。”因此，办公室工作人员要自觉养成学习的习惯，树立终身学习的意识，创建“学习型”的办公室。要在学好政治理论和党的路线、方针、的同时，努力学习各种新知识，特别是法律知识、现代经济知识、现代科技知识、文秘知识等，更新知识结构，大力提高适应现代办公室工作的各项基本能力，使办公室工作人员成为既是“头脑型”、“智囊型”，又是实干型、操作型的复合人才。有的同志办文办会办事经常出现一些常识性的错误，或对领导布置的任务一筹莫展，感到不知道从何下手，重要的原因就是理底不扎实，“底子薄”，知识老化，能力弱。面对日新月异的经济社会发展和一往无前的新科学技术浪潮，我们只有勤奋学习，增加知识，才能夯实基础，练好“内功”，成为本职工作的行家里手，才能全面提高办公室工作的水平和质量，充分发挥“三个作用”，搞好“三个服务”。

   二要增强工作的主动性，提高工作效率。办公室的干部对周围发生的事，要能够见微知著，一叶知秋，善于在复杂的环境中把握住事物的本质特征，只有这样才能争取主动，提高效率。要做到这一点，必须下功夫做有心人，多思考问题，多接触各方面的情况，及时了解一线民警在想什么，上级机关在想什么，领导同志在想什么，做到心中有数，超前思维。同时也要善于运筹帷幄，增强工作的计划性，分清轻重缓急，科学安排，做到遇事不慌，忙而不乱，提高工作效率。

三要发扬“四种精神”，树立正确的世界观、人生观、价值观。办公室的工作普通、平凡，事务繁杂。办公室的干部尤其是从事文秘工作的干部是“四水”干部，即“耗脑水（髓）、喝墨水、流汗水、没油水”。应当说，这是对办公室工作辛苦和清苦的写照；也应当说，这是对办公室干部辛勤工作、清正廉洁的赞扬。从另一个方面说，要想把办公室的工作做好，必须要淡泊名利、精业敬业、甘于奉献，做到谋事不谋利，奉献不索取，思想上求真，作风上求正，工作上求严，素质上求高。要守得住清贫，耐得住寂寞，不图名利，清正廉洁。要勤奋努力，劳累不辞，做到“五勤”，即腿勤、手勤、嘴勤、眼勤、脑勤。要发扬四种精神：一是“钉子”精神，就是要锲而不舍，不达目的不罢休；二是“傻子”精神，就是要默默奉献，不计个人得失，做到口稳、身稳；三是“气坛子”精神，就是要沉得住气，受得了气，甘当别人的“出气筒”；四是“滑轮子”精神，就是要灵活，善于做承上启下，协调各方的工作，只有这样才能完成好办公室的工作任务，才能算得上是一个称职、合格的办公室工作人员。

四要切实加强思想政治工作，关心办公室工作人员。办公室的同志，工作节奏快，加班加点多，精神压力大，工作很辛苦。从某种意义上讲，办公室也最能锻炼人、考验人、培育人，是培养锻炼干部的一个重要环节。各单位领导对办公室的同志既要要求严格，又要热忱关心，注意及时解决他们思想和工作上的实际问题，要注意从政治上和工作上培养办公室的同志，在转岗和输出干部以及晋职晋级、表彰奖励等方面给予关心，照顾，使办公室成为拴心留人，风正心齐的部门，成为出成果、出人才的岗位。

总之，要按照以下五个方面目标和四种能力的标准，努力造就一支高素质的办公室队伍。一是政治坚定。坚定不移地与党保持高度一致；坚定不移地服从各级领导的指挥；坚定不移的维护改革、发展、稳定大局。二是头脑清醒。要有政治敏锐性，要有政治鉴别力，立场坚定跟党走。在大是大非面前，经得起考验，不迷失方向。三是作风扎实。要讲实话，想实招，干实事，出实效。四是品德高尚。不为权力所惑，不为金钱所动，不为私欲所迷，正正派派做人，踏踏实实做事。五是能力高强。面对新的形势和复杂艰巨的任务，要以过硬的业务技能创佳绩，以超常的工作效率办事情，敢干、会干、肯干，每个从事办公室工作的同志都能做到坐下来能写，站起来能讲，走出去会办事、会指导。要在实践中增强本领，提高四种能力：即思谋能力，写作能力，协调能力，办事能力，使办公室的干部在实干中成为一支忠诚坚定，经得起政治考验；甘于奉献，耐得住艰苦磨炼；廉洁自律，抗得住各种诱惑；业务精湛，担得起各项重任的队伍。

（四）办公室的工作要坚持发扬传统和开拓创新的统一，才能不断发展和前进。

1、要有主动性。办公室所处的地位和它的职能作用决定了其所有工作只能是服从性的。但是办公室工作的服从性不能与被动性划等号，很多工作我想可以提前预测，主动开展。只要坚决摒弃被动服务的观念，增强超前意识，放开手脚，凡事提前考虑，早作准备，办公室工作一定会由难到不难，由被动变主动，开创出新局面。

2、要有预见性。工作中，不仅要及早发现已经出现的问题，而且要善于发现苗头性的甚至潜伏着的问题；不仅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本质；不仅要把握事物的现状，而且要比较准确地预测到它的发展趋势。据此，搞好调查研究，获取和掌握丰富的材料，为领导决策提供具有前瞻性的预案。3、要有开放性。开放性是新时期办公室工作的一个突出的新特点。办公室要注意自身的开放，要虚心学习同行甚至外单位工作的先进手段和管理经验，对内要克服单位与单位之间、行业与行业之间“鸡犬之声相闻，老死不相往来”的自己做人方式，加强横向联系，传播信息，交流经验，取长补短，为信用社的占领市场份额工作打好人情基础。

4、要有创造性。在坚持和发扬好的传统的同时，还需要根据新的形势、新的任务，不断探索办公室工作的新思路、新办法和新经验。只有不断创新，才能更好地继承和发扬传统，才能使办公室工作永远保持活力，才能不断总结新经验，开创新局面。在这电子化时代，办公室的工作要充分利用电脑、互联网、办公室软件、e-mail等提高办事效率，做好将来无纸化办公的带头人；宣传方面除了刊物的发行外，还要利用internet打造自己的网站，利用多媒体生动多样的文字、声音、图片、动画等对外宣传信用社的工作，树立信用社的新形象。当然，在增强工作创造性的同时，办公室也要注意办事到位而不越位，帮忙而不添乱，真正成为领导的参谋助手。

办公室的工作光荣而繁重，正面临着新的机遇和挑战。办公室作为承上启下、综合协调、参谋咨询的核心机构，如何深入开展办公业务研究，提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进信用社员员工提高素质、更新知识、增强能力，必然成为信用社改革过程中一项重要而崭新的课题。