行政综合管理制度

行政综合管理制度

第一节  总则

1、为规范公司行政管理，特制定本制度。

2、除在本公司任职的股东会成员外，均适用本制度相关条款。

3、本制度修改权为公司总经理，解释权为公司行政部。

第二节 档案管理制度

1、行政部档案员，为公司档案管理的归口人员。档案应统一存放于指定地点，并存放本管理预案中定义的档案的全部原件。其他相关部门、岗位可根据工作需要，存放复印件。

2、电子版档案，档案员至少分别存放两份，以便备案。

3、档案管理员应制定制式档案存放表格，作为目录，便于查询、检索。

4、经总经理批准后，工程资料员按照本制度规定，负责管理工程部、成本部档案。行政部档案员将相关档案移交工程资料员签收后后，不再负责工程部、成本部档案管理。

5、档案的定义：

（1）办公文件包括公司的各种请示和批复文件、各种申请文件、公司对外发文（公司发出的各类工作计划、方案、安排、总结、汇报、简报、通知等文件）、注册年检资料、验资文件、融资资料、法律事务、处理纠纷等具有保存价值的文件。

（2）证件性文书资料：包括法人营业执照、土地使用权证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、证明等。

（3）法规性文件：公司的各种标准、规章制度等。

（4）企业的重大决议：包括由股东会议、总经理办公会及其相关专题会议等形成的文件和会议材料会议记录等。

（5）计划性文件：包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

（6）总结性文件:包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单向性工作总结调查报告等。

（7）批示性文件：包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等以及企业各类任命工作指示等。

（8）凭证性文件：包括企业各部门上报的在日常活动中形成的原始记录和凭证、如财产状况房屋销售、合同书、协议书、意向书等原始记录和文本。

（9）汇报性文字资料：包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言，汇报或发布的各类文书资料。

（10）声像制品资料：包括企业及下属各部门在其经营活动或政治，文件娱乐活动中，以及在外学习，考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料录音资料，影片资料等。

（11）工程档案：立项文件，建设用地、征地、拆迁文件，勘察、测绘、设计文件，开工审批文件，招投标文件，工程质量监督手续，工程财务文件，工程竣工验收文件，竣工图等从立项到竣工的具有保存价值的全过程系统资料。

（12）会计档案：有关会计工作的方针、、制度、预算、计划、总结、报告、合同以及往来文书都应归档。会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料可由会计部门自行归档。

（13）人事档案：人事档案的立卷、归档、管理。

6、各部门都需建立健全日常归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专人统一集中后交档案管理员。各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制日常文件材料归卷使用的《案卷类目》。《案卷类目》的条款简明确切，并编上条款号。

7、 调阅管理

（1）档案主要供本公司使用，一概不得外借。如情况特殊，经公司总经理批准，方可外借。

（2）各部门工作人员可直接查阅本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门重要文件，须经原形成档案的部门批准，方可借阅。

（3）档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印，复制，翻印，不得擅自拆散，调整，抽取，污损，不得转借。

（4）档案一般不得借出，如有特殊情况，可以短期借阅，必须办理借阅手续，填写调阅单，如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告行政部经理及时处理。

8、 对已失效的档案，由档案管理员登记造册，经相关部门经理共同鉴定，报总经理批准后销毁。

第三节 会议管理制度

1、本公司的例会为周工作例会，原则定于每周周三、周四（工作日）召开，具体时间由行政部办公室通知并组织，由行政部经理指定专人负责记录。

2、每周一（工作日），各部门应将周工作计划交行政部，由行政部统一报经理室。周工作计划为当周工作例会的主要内容。

3、月度工作例会、年度总结会及其他专题性会议能够与周工作例会合并的，应当合并召开。

4、会议纪要原件经参会人员签字后，交行政部档案管理员统一保管。

第四节 车辆管理制度

1、公司车辆管理以“统分结合”、“专车专人”为原则。执行董事、经理室专用车辆，由相关专人管理。经总经理批准，分配给各部门专用的车辆，由该部门指定专人管理。其他车辆，由行政部统一管理。

2、公司车辆的年检、保险、保养、加油、维修和其他事宜的处理，均由行政部车队统一负责和管理，车队实行队长负责制。行政部经理和财务部经理有监管权。

3、行政部管理的车辆，应当停放于指定地点，每次派车均应按照公司OA流程审批。非由行政部管理的车辆，由车辆负责专人将当月行车记录报行政部办公室。行政部负责汇总公司全部车辆的记录，并计算相应油耗、核实违章和事故记录。

4、员工公务外出，除下列原因外，原则上不予派车：携带设备等不便携带的物品；恶劣天气、地形；公共交通不便；携带大额现金、公章证照、重要文件；需在多个地点频繁往来且业务较紧急的；其他应当派车的情形。

5、车辆违章、事故处理。每位责任人每年度因公违章次数在四次以内的，可以由公司承担相应费用；因公违章超过四次的，原则由责任人自行承担。发生交通事故的，按保险程序理赔，超过保险额度和责任的，报总经理审核处理。

6、日常正常使用产生的费用，按财务部报销制度执行。需增添相关设备的，按行政部采购规定执行。车辆行车记录无法确认责任人的违章、损伤，相关责任人为车辆专管人员和专管部门的负责人。

7、特殊情况，由总经理另行处理。

第五节 行政采购和资产管理制度

1、管理部门：办公资产由公司行政部统一实施并管理，财务部及其他部门配合执行，凡办公物资的采购、验收、保管及发放，均应经行政部统一计划、订购、分配、调拨和管理。

2、物资范围：公司使用的办公家具、办公设备、办公车辆及消耗、办公文具和耗材等。

3、购置：行政部办公室提出下月度的物资购置计划并提交《月度采购预算表》，报总经理批准生效。在预算内的采购，由行政部经理签字后落实；预算外的采购，由总经理或经总经理授权的副总经理签字后落实。

4、登记：购入的办公物资由财务部根据账单做财务登记。行政部根据物品属性，配合财务部做物品登记。

5、保管：办公物资不得外借。行政部办公室应每月对帐一次，每季度会同财务部进行清仓盘点，做到帐、物、资金三相符。

6、报废：固定资产的报废由使用部门提出意见，行政部进行评估。按照OA流程审批。

7、维修：办公固定资产维修由各使用部门提出方案报行政部，行政部办公室、车队具体办理维修事宜。在保修期内的，按保修执行；超出保修期的，联络具备资质的单位维修或送修。维修成本和残值成本差异明显的，由行政部经理判断，决定是否直接报废，行政部经理决定报废的，按照OA审批流程通过后报废。

8、盘点：在固定资产清查盘点中如发现短缺、毁损现象，行政部查明原因，确定责任人，提出处理方案报总经理批准。财务部根据批示进行账务处理。

第七节  图书管理规定

1．本公司图书由行政部设专人编制统一目录，统一登记借阅信息。

2．由工程部和行政部分设专人管理。工程部负责管理工程、景观、成本、建筑等类别的图书；行政部负责管理行政、人事、营销及其他类别的图书。图书保管实行管理员负责制。

3．借书人以本公司员工为限。珍贵图书或被指定为公共参考图书（工具书）的，不得长时间外借，必须阅览者限于一天一借、当天归还。

4. 一般报刊杂志不纳入公司图书管理，阅览完毕后应归回原位，不得擅自携出公司或撕剪。

5. 员工所借图书，如遇清点或其他工作人员公务上需参考，图书管理人经部门经理批准后，有权收回，借书人不得拒绝。

6．根据工作需要申购图书的，按照本制度第六节相关规定流程，填写《采购审批单》完成图书申购程序。

7．借书期间最长为两个月。借书册数以三册为限。经总经理同意，可不受此规定。

8．员工借出图书不得批改、圈点、画线、涂写，如有破损或遗失等情况，照原图书原价赔偿。

9.员工借书期限届满，经通知仍不还书者，或遇特殊情况要求提前归还后而仍不还者，给予口头提醒，必要时图书管理人报部门经理停止其借书权。

第八节  公司保密制度

一、公司秘密包括下列事项： 

1、公司重大决策事项；

2、公司尚未付诸实施的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策；

3、公司内部掌握的合同、协议、意见书及可行性报告、主要会议记录；

4、公司财务预决算报告及各类财务报表、统计报表；

5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；

6、公司员工人事档案、隐私、工资性、劳务性收入及资料。

二、保密措施 

1、公司所有的业务交往、洽谈内容、文案、会议记录、工作计划均属保密范围，除确因工作需要外，均应对外保密，每位职员必须自觉遵守保密制度。

2、公司电脑中所储存的文件、资料，均属保密范围，应由专人妥善保管，不得随意对外泄露或不相关的相互传阅。个人离开岗位时，应将内部网络办公网页及时关闭。

3、公司业务上的有关文稿的舍弃，不得随意丢弃，重要文稿应及时销毁。公司职员下班前，均应将有关资料、文件锁存妥善。

4、公司员工还必须遵守以下保密守则：

（1）不询问、不了解与本职工作无关的公司秘密；

（2）不泄露、不传播自己掌握的公司秘密；

（3）不私自复制、摘抄、收藏公司秘密；

（4）妥善保管涉密文件、资料；

（5）不打探员工隐私。

5、在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的，应当事先经总经理批准。