工程资料编制、组卷与归档

一、质量要求

1、工程资料应真实反映工程的实际状况，具有永久和长期保存价值的材料必须完整、准确和系统。

2、工程资料应使用原件，因特殊原因不能使用原件的，应在复印件上加盖原件存放单位公章、注明原件存放处，并有经办人签字及时间。

3、工程资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字必须使用档案规定用笔。计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的方式。

4、工程档案的填写和编制应符合电子档案管理和计算机输入的要求。

二、载体形式

1、工程资料的两种载体形式：

纸质载体;光盘载体

三、组卷要求

A、组卷的质量要求

1、组卷前应保证建设开发资料齐全、完整。

2、编绘的竣工图应反差明显、图面整洁、线条清晰、字迹清除，能满足计算机扫描的要求。

B、组卷的基本原则

1、建设项目应按单位工程组卷

2、工程资料应按照不同的收集、整理单位及资料类别，按建设开发资料、监理资料、施工资料和竣工图分别进行组卷。

3、卷内资料排列顺序应依据卷内资料构成而定，一般顺序为封面、目录、资料部分、备考表和封底。

4、卷内若存在多类工程资料时，同类资料按自然形成的顺序和时间排序，不同资料之间的排列顺序需符合本标准资料分类原则。

5、案卷不宜过厚，一般不超过40厚。

C、组卷的具体要求

1、建设开发资料组卷

建设开发资料可根据类别和数量的多少组成一卷或多卷。

2、建设开发资料组卷具体内容和顺序可参考表4.2.2（建设开发资料分类、编号、提供单位与归档保存表）

3、监理资料组卷

监理资料可根据资料类别和数量多少组成一卷或多卷。

4、施工资料组卷

施工资料的组卷应按照单位(子单位)工程、分部工程、系统划分，每卷再按照资料类别从C1-Ｃ１０顺序排列，并根据资料数量多少组成一卷或多卷。

　对于专业化程度高，施工工艺复杂的工程，通常由专业分包施工单位对子分部（分项）工程资料分别组卷，如基坑工程、桩基、预应力、钢结构、木结构、网架(索膜)、幕墙、给排水与采暖、供热锅炉、电气工程变配电室和智能建筑工程的各系统，应单独组卷的子分部（分项）工程按照C2-C8顺序排列，并根据资料数量的多少组成一卷或多卷。

5、竣工图组卷

竣工图应按专业进行组卷。可分为工艺平面布置竣工图卷、建筑竣工图卷、结构竣工图卷、给排水及采暖竣工图卷、建筑电气竣工图卷、建筑智能竣工图卷、通风空调竣工图卷、电梯竣工图卷、室外工程竣工图卷等，每一专业可根据图纸数量多少组成一卷或多卷。

6、各类资料组卷内容需按本标准规定的各类资料分类、编号、提供单位与归档保存表进行。

7、文字资料和图纸资料原则上不能混装在一个装具内，如资料较少，需放在一个装具内时，文字资料和图纸资料必须混合装订，其中文字资料排前，图纸资料排后。

8、单位工程档案需编制总目录。

D、案卷页号的编写

1、编写页号应以卷为单位。在案卷内资料排列顺序确定后，均以有书写内容的页面编写页号。

2、每卷从阿拉伯数字1开始，用打号机打号，采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷内目录和卷内备考表不编写页号。

3、页号编写位置：单面书写的文字资料页号编写在右下角，双面书写的文字资料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角。

4、图纸折叠后，页号一律编写在右下角。

四、封面与目录

A、工程资料封面和目录（表8.4-1）

1、工程资料案卷总目录，为工程资料各案卷的总目录，内容包括案卷序号、案卷题名、页数、编制单位、编制日期和备注。

2、工程名称：填写工程建设项目竣工后使用名称（或曾用名）

3、案卷序号：各案卷编制的顺序号，即：第一卷、第二卷……。

4、案卷题名:填写各卷卷名。

5、页数：各卷总页数。

6、编制单位：各卷档案的编制单位。

7、编制日期：填写卷内资料形成的起（最早）、止（最晚）日期。

8、备注：填写需要说明的问题。

B、工程资料案卷封面（表8.4-2）

案卷封面包括名称、案卷题名、编制单位、技术主管、编制日期（以上由移交单位填写）、保管期限、密级、共—册第—册等（由档案接收部门填写）。

1、名称：填写工程建设项目竣工后使用名称（或曾用名）。若本工程分为几个（子）单位工程应在第二行填写（子）单位工程名称。

2、案卷题名：填写本卷卷名。第一行写单位、子单位工程名称：第二行填写案卷内主要资料内容提示。

3、编制单位：本卷档案的编制单位，并加盖公章。

4、技术主管：编制单位项目技术负责人签名或盖章。

5、编制日期：填写卷内资料形成的起（最早）、止（最晚）日期。

6、保管期限：由档案保管单位按照本标准保管期限规定填写。

7、蜜级：由档案保管单位按照密级划分规定填写。

C、工程资料卷内目录(表8.4-3)

工程资料卷内目录为每卷总的编目，目录内容包括序号、资料名称、编制单位、编制日期、页次和备注。卷内目录内容应与案卷内容相符，排列在封面之后。原资料目录及设计图纸目录不能代替卷内目录。

1、序号：按卷内资料排列先后用阿拉伯数字从1开始依次标注。

2、资料名称：填写文字资料和图纸名称，无标题的资料应根据内容拟写标题。

3、编制单位：资料的形成单位或主要责任单位名称。

4、编制日期：资料的形成时间（文字资料为原资料形成日期，竣工图为编制日期）。

5、页次：填写每份资料在本案卷的页次或起止的页次。

6、备注：填写需要说明的问题。

D、施工物资资料目录（表8.4-4）

施工物资资料目录应按物资类别分别编目，目录内容包括物资类别、资料名称、型号规格、单位、数量、使用部位、页数等，有进场见证试验的应在备注栏中注明。

E、混凝土（砂浆）抗压强度报告目录（表8.4-5）

混凝土(砂浆)抗压强度报告目录应分单位、分部、子分部、分项工程，按不同龄期汇总、编目。有见证试验应在备注栏中注明。

F、工程资料卷内备考表（表8.4-7）

内容包括卷内文字资料张数、图样资料张数、照片张数等，立卷单位的立卷人、审核人及接收单位的审核人、接收人应签字。

1、案卷审核备考表分为上下两栏，上一栏由立卷单位填写，下一栏由接收单位填写。

2、上栏应标明本案卷已编号资料的总张数：指文字、图纸、照片等的张数；

审核说明填写立卷时资料的完整和质量情况，以及应归档而缺少的资料的名称和原因；立卷人由责任立卷人签名；审核人由案卷审查人签名：年月日按立卷、审核时间分别填写。

3、下栏由接收单位根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。

技术审核人由接收单位工程档案技术审核人签名：档案技术人由接收单位档案管理技术人签名；年月日按审核、接收时间分别填写。

G、工程档案封面和目录

1、工程档案案卷封面

使用城市建设档案封面（表8.4-8），注明工程名称、案卷题名、编制单位、技术主管、保存期限、档案密级等。

2、工程档案卷内目录

使用城建档案卷内目录（表8.4-9），内容包括顺序号、文件编号、责任者、文件题名、编制日期、页次、备注。填写具体要求见8.4.1的工程资料卷内目录。

3、工程档案卷内备考

使用城建档案卷内备考表(8.4-10),内容包括卷内文字资料张数，图样资料张数，照片张数等和立卷单位的立卷人、审核人签字。填写要求同8.4.1的工程资料备考表。

说明部分由城建档案馆根据案卷的完整及质量情况标明审核意见。

4、案卷脊背填写

案卷脊背项目有档号、案卷题名，由档案保管单位填写。城建档案的案卷脊背由城建档案馆填写。

5、工程资料档案封面与目录用表8.4-1~8.4-10

工程资料案卷总目录     8.4-1

工   程   资   料

名称：

     ---------------------------------------

案卷题名：

         -----------------------------------

编制单位：

         -----------------------------------

技术主管：

         -----------------------------------

编制日期;自   年   月   日起至   年   月 日止

         -----------------------------------

保管期限：                    密级：

         ----------------

保存档号；

         ---------------

共        册                 第        册

-----------------------------------------

工程资料卷内目录

8.4-3

8.4-4 

8.4-7

本案卷已编号的文件资料共------张，其中：文字资料----张，图样资料----张，照片----张。

立卷单位对本案卷完整准确情况的审核说明：

档案馆代号： 

城 市 建 设 档 案

名称：

     ----------------------------------------------------

案卷题名：

        -------------------------------------------------

--------------------------------------------------

编制单位：

         -------------------------------------------------

技术主管： 

         -------------------------------------------------

编制日期：自   年  月  日起至   年  月   日止

保管期限：                      密级：

         --------------------- 

保存档号：

        ----------------------

             共        卷          第              卷

----------------------------------------------------------

卷   内   目   录

8.4-9

8.4-10

本案卷共有文件资料      页。

其中：文字资料          页；

      图样资料          张；

      照   片           张。

说明：

 立卷人：

                                           年   月      日

                                          审核人： 

五、案卷规格与装订

A、案卷规格

卷内资料、封面、目录、备考表统一采用A4副（297×210mm）尺寸。图纸为A0（841×11mm）、A1（594×841mm）、A2（420×594mm）、A3（297×420mm）幅面，应折叠成A4（297×210mm）幅面：幅面小于A4幅面的资料要用Ａ４白纸（２97×210）衬托。

B、案卷装具

案卷采用黑龙江省建设厅统一监制的无酸纸卷盒。卷盒外表尺寸为310*220mm,厚度分别为20、30、40mm.

C、案卷装订

1、文字材料必须装订成册，图纸材料可装订成册，也可散装存放。

2、装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。

3、案卷用棉线在左侧三孔装订，棉线装订结打在背面。装订线距左侧20mm.上下两孔分别距中孔80mm.

4、装订时，需将封面、目录、备考表、封底与案卷一起装订。

六、验收与移交

1、工程竣工验收前，各参建单位的主管（技术）负责人应对本单位形成的工程资料进行竣工审查；建设单位应按照国家验收规范规定和城建档案管理的有关要求，对勘察、设计、监理、施工单位汇总的工程资料进行验收，使其完整、准确真实。

2、单位（子单位）工程完工后，施工单位应自行组织有关人员进行检查评定，合格后填写《单位工程竣工预验收报验表》，并附相应的竣工资料（包括分包单位的竣工资料）报项目监理部，申请工程竣工预验收。总监理工程师组织项目监理部人员与施工单位进行检查验收，合格后总监理工程师签署《单位工程竣工预验收报验表》。

3、单位工程竣工预验收通过后，应由建设单位（项目）负责人组织设计、监理、施工(含分包单位)等

单位（项目）负责人进行单位（子单位）工程验收，形成《单位（子单位）工程质量竣工验收记录表》。

4、国家、省市重点工程项目的预验收和验收会，应有城建档馆参加。

5、工程竣工验收前，应由城建档案馆对工程档案进行预验收，并出具《建设工程竣工档案预验收意见》。

6、工程竣工验收后，工程档案经城建档案馆验收，不合格的应由城建档案馆责成建设单位重新进行编制符合要求后重新报送。

7、施工监理等有关单位应将工程资料按合同或协议约定的时间、套数移交给建设单位，办理工程资料移交手续。

     工程资料移交书（表8.6-1）是工程资料进行移交的凭证，应有移交日期和移交单位、接收单位的签章。

8、凡列入城建档案接收范围的工程，竣工验收后3个月内，建设单位将符合规定的工程档案移交城建档案馆并办理移交手续。

城市建设档案移交书（表8.6-2），为竣工档案进行移交的凭证，应有移交日期和移交单位、接收单位的签章及工程资料移交目录（表8.6-3）。

9、工程资料、档案验收与移交用表8.6-1~8.6-3。

8.6-1

               工程资料移交书

-------------------按有关规定向

办理                        工程资料移交手续。共计      册。

 ------------------------

其中文字资料              册，图样资料      册，其他资料  张

（        ）。

附：工程资料移交目录

移交单位（公章）：                    接收单位（公章）：

单位负责人：                           单位负责人：

技术负责人：                           技术负责人：

移 交 人：                             接  收  人:

 移交日期：   年 月 日

8.6-2

                 城市建设档案移交书

          向城市建设档案馆移交

-----------------                       

---------档案共计                 卷。其中：文字资料

---------------卷，图样资料          卷，其它资料----张(  ).

附：城市建设档案移交目录一式三份，共      张。

移交单位:(公章)                  接收单位：（公章）

单位负责人：                     单位负责人：

移  交  人：                     接  收  人:

                      移交日期：            年   月  日  

施工内业资料编制、归档、组卷

工程部

2010、6、24