地方志编修基本知识

一、依法修志

党的十一届三中全会后，各地先后开始“盛世修志”。2006年5月18日,正式颁布《地方志工作条例》（下称《条例》）。2008年9月,中国地方志指导小组印发《地方志书质量规定》（下称《规定》）。  

《条例》和《规定》是修志的主要法规。当然，还有《中华人民共和国国家通用语言文字法》、《云南省国家通用语言文字条例》、《中华人民共和国法定计量单位》等也是相关适用法规。

    什么是地方志？由于地方志的多源性和源远性，形成了对方志属性的多种说法。有的说是地理书，有的说是历史书，有的说是地理、历史兼备，至今没有统一的定论。有人解释为地方志是记述一定地域里的社会、自然的历史和现状的综合性著述。“一方之全书”、“地方百科全书”。《条例》第三条描述为：地方志书，是指全面系统地记述本行政区域自然、政治、经济、文化和社会的历史与现状的资料性文献。《条例》第十条规定，地方志书每20年左右编修一次。水富第一轮修志是1993年，20年过去了，现在是第二轮修志。如果说第一轮修志是摸索前行，那么，本轮修志则是有章可循。

    二、方志体例

方志有其自身的体例，《规定》第指出志体是“横排门类，纵述史实，述而不论。”第十一条要求“体裁运用得当，以志为主。”  

（一）体裁

体裁包括述、记、志、传、图、表、录、索引等，一部志稿几乎都要具备。

述：有的称总述，有的称概述。“述”也包含一些章节下的无题叙述，即综合性叙述，它简要说明本章节记述的主要内容。两者在写法上的区别是：《概述》要叙述志稿所记部门或地域事业发展的大势大略，胸怀全局，站在一定的高度，用一定的深度进行阐述。《概述》是全志中唯一可以适当议论的部类。既要展示现状，又要把握规律，揭示未来，展望前景。而章节下的无题叙述，只能综合内容，不能议论。无题叙述不是必有的，而要看需要，不必要的就直接进行入章节记述。

记：主要是《大事记》，也含《编后记》。《大事记》—般采用编年体辅以纪事本末体。所谓编年体，就是按事物、事件发生的时间(年份、月份)先后排列，安排秩序；纪事本末体，就是指一件事物，若有时间上的跨度与跨越，要写明其发生到结束的简要过程，就是说要把一件事情、一个事物写完整。比如某一工程，可能开工时间是某年12月，竣工时间是第二年11月，就只能作为一条来写，位置在开始年的12月，而不是像年鉴那样只写当年，即使事情不完整，也放到下一年去写。《大事记》的特点就是具有时间的顺序性，事物、事件的完整性。

    《大事记》要抓住“大、要、新、特”的特点，以大事、要事为主。如水富发展中突出的重大事件、国家省市主要领导检查调研等作为“大”“要”事记。有些事虽然不大，也不重要，如1991年12月27日水富县城首次积雪，1985年10月23日拖拉机驾驶员周××违章搭客22人，在楼坝至永安途中翻车，6死9伤……但它是新鲜事、特别事，也要记入大事记。

《大事记》是引导读者读志的线索或脉络，不能写得太细太详，因为其记述的内容，在后面的专章专节中要具体写，避免过多重复。      

志：“志即记也”，也就是分门别类地记述事物的意思。具体地说，志就是除了《概述》、《大事记》、《人物》、《附录》之外的专志部分。“志”是一部志书的最主要部分，与前面的述、记，后面的人物、附录等是并列关系。专志部分，章节体的志书分篇章排列，纲目体的志书与前述内容并列排列。

传：主要指人物传记。传是最能体现地方志教化功能的部类。包括正反面“大”人物，能工巧匠的“小”人物等。

图、照：正文前面的地图、示意图、题词、照片以及正文中的随文图片，如人物传主照片、为了图文并茂而插入的图片、以及作用类似于表的曲线图等。选用图片要考虑历史资料性和反映事物、事件的重要性，尤其重视工作场景等照片，最好不要“排排坐”，还要考虑图片的成像质量、使用图片的平衡等问题。

表：除人物表外，一般不使用，而是根据内容需要随文安排。后面另行讲述。

    录：有修志人员署名及人物部类的名录两类。修志人员署名有分前后两部分的，有的只署在志前，如领导机构人员、志稿编辑人员、审查验收人员等；有的在封底署出版社责任编辑、封面设计人员等。此外，还有附录一些具有重要存史价值的原始文献、补遗考订等资料。

引；即索引，以拉丁字母排序目录，放在“附录”后，便于检索。

    此外，还有序言，一般放在志前。有自序，编者自行撰写；有他序，因为地方志是官修，所以多数由修志地域的地方撰写。与序言类似的还有跋，多数为编者撰写，一般放在志末，但现在较少见。

   （二）篇目设置

    篇目设置是续修工作的基础工程，是搜集资料的线索，是编写志稿的提纲，是审定出书的目录。没有篇目设置志是修不出来的。篇目设置的过程，就是志稿酝酿构思的过程。因此，篇目设置是否合理，纵横交插是否得当，分类归属是否科学，是续修志书能否实施精品战略的关键所在。篇目设置包括如下内容：

    1.《凡例》

凡例是说明著作内容和编纂体例的文字。“其发凡以言例，皆经国之常制，周公之垂法，史书之旧章。”(杜预《春秋左氏传序》)志书凡例是一部志书的编写原则，有人形象地称其为志书的“小”，可见其重要性。在《凡例》中规定指导思想、断限、编写要求、使用体例、语言文风、文字规范、计量单位、人物入志标准等，说明资料来源及有关编写内容。有的书籍直称《编写说明》，亦称《例言》、《发凡》，而志书则多称《凡例》。

2.断限

水富第一轮修志的断限是1974~1994。2009年第二轮修志启动时，云南省的统一要求为1978~2005。鉴于水富实际，经省志办同意水富的断限定为1974~2008。2013年12月15日水富县委九届二十四次常委会议专题研究第二轮修志问题，要求把断限时间顺延5年，即由原来的1974~2008年改为1974~2013年。

3.体式结构

    志书的体式，可分为章节体、纲目体，平头设置、大编设置等。

(1)章节体。又称教科书体，是“五四”后引进的结构形式。其优点是领属关系严谨，逻辑性强，层次分明。但也有缺点，那就是结构呆板，处理交叉重复和均衡问题不便，编写实际从节开始，检索使用不十分方便。第一轮地方志大多是章节体式。章节体既可以是“篇—章—节一目”的形式，也可以省去“篇”这一层次，直接从“章”开始设置，成为“章—节—目”形式。

(2)纲目体。这是传统志书的结构形式，以前的地方志基本上都是纲目体。纲目体分“领属目”与“实写目”，领属目是指志书的不同层次，实写目是指志书的具体表现形式。其层次可分为纲目、类目、分目、条目四层，前三者就是所说的“领属目”，而条目就是实写目。第一轮修志中，昆明《五华区志》属纲目体式。

    纲目体的优点：结构简单，层次少，领属关系灵活，一事一条易于撰写和检索，尤其是适应现代电子书籍要求，便于网络查阅运用。缺点：由于条目编写内容，有过于细微的倾向，偏重于反映微观事物，容易产生“只见树木不见森林”的弊端。

    (3)章节纲目体。即采用章节体的结构，以条目为基本编写单元。这是将前述两者综合运用的新形式。

    4.结构体型

   结构体型可分为三类：

    (1)大编体。即将全志分为“五大块”式的结构，主要有自然、政治、经济、文化、社会五部分。其优点是：具有宽容性，利于反映综合情况，可以模糊处理归类问题。缺点是：有时归类失当，不易查找使用；结构不平衡等。第一轮修的《水富县志》就属大编体例。

    (2)小编体。为弥补大编体的不足，将五大编分解为若干小编，在一定程度上有所改进，但归类失当、检索不便、结构失衡，层次过多等问题仍没有完全解决。第一轮修的《镇雄县志》近似于小编体型。

(3)平头体。平头体即平头列志，将“志”这一部分按照事业或事物性质进行分解，不同性质的事业或事物分别作为一志，或设为“卷”，或设为篇、章，与概述、大事记、人物、附录并列排列。这样利于解决大、小编体的不足和弊端。平头体在上世纪90年代中后期已成为国内地(市)县级志书的主流形式。其优点是：增加了检索性，按照事业或事物性质划分门类，交叉重复现象较少，结构平衡，比较容易组织编写等。当然，平头体也不是万能的，特别是机构改革中出现关、停、并、转等，有时将会出现“横要缺项”的问题，应作研究。本轮将修的《水富县志》纲目即为平头体。

5.篇目具体设置

2013年12月16日志办安排专人，按照《规定》第十四条“地方志的篇目设置，应符合科学分类和社会分工实际，突出民族特点和地方特色，做到门类合理，归属得当，层次分明，排列有序，形式上不强求一律”的要求，对2009年6月设置的第二轮修志篇目大纲，在尽可能使用原有资料的前提下进行了必要的修订。

（1）删繁就简

“原篇目”设28篇，新篇目改20卷，即采用卷、章、节、目的平头体，使篇目更加简明清晰。

“原篇目”专设“改革”和“开放、开发”两个专篇。新篇目不设置篇目。理由是：

第一，改革、开放是时代进步的灵魂，是贯穿于整个历史进程的必然，而不是一时一事的体现，融于各行各业记述更符合让事实说话的志书编修原则。

第二，单篇，虽然醒目，但编纂时在相应部门的记述里必然出现重复，无法解决。从市内已完成编修的7县中将改革、开放单章的一家看，也验证了这一问题存在的必然性。

    删去不符合实际的内容。如“物价指数”、“三防建设”“119指挥部建设”等相关单位都无法提供资料，原因是县级未开展此项工作。又如“××目标”，“扶贫计划”等奋斗期望，并非是已经实现的历史，不属志书所记。“素质教育”到目前为止，定义尚无定论，更缺少相应的衡量标准，不便记述。

    删除概念模糊的内容

  “民族、宗教”篇的“民族”应当是广义的，如“第二节 民族状况”应当包括汉族，而非指少数民族；而“贯彻民族”、“培养民族干部”似乎又特指少数民族。这给行文带来了定义模糊的困难。其次，从民宗局提供的资料看，基本是2000年以后的内容，无法形成历史链。从水富少数民族看，人口最多的苗族也仅是3千余人，要记述出成篇的历史资料，本身就是一件难事。因此将其简化为“第一节民族事务”下列“管理机构、汉族、苗族、其他民族”目；“第二节宗教事务”，下列“宗教信仰、落实宗教、宗教管理”目。

（2）补充遗漏

“原篇目”没有劳务输出内容，11个单位遗记的“机构”，予以补充。教育新增“普及教育”，包括普及初等教育、普及六年义务教育、普及九年义务教育、普及实验教育。理由：这是教育发展进程中的里程碑，有必要专节记述。“农业”中补充“农业技术”，“习俗”中补充“忌讳”和“不良习俗”，军事中补充“重要战事”等等。

（3）注重地方特色

突出地方文化特色

    新增“水富水文化”章，内容包括：温泉水文化、向家坝电站景观文化、水富奇石文化、三江口水文化（北大门公园、三江口公园、关河号子、关河漂流、水上餐厅）

    设化工章，突出化工基地特色。下设云天化、其他化工（包括金明化工厂、炸药厂）

    设电力章，突出水富是能源基地特色。下设小水电、中滩溪电站、横江电站、向家坝电站等节。

    （4）《水富县志》篇目大纲（1974~2013）（略）

三、志书编纂的基本原则

志书编纂有十项基本原则。

    （一）秉笔直书。秉笔就是执笔，直书就是如实记载，直言不讳，不畏权势的威迫而隠其“恶”，不为利禄引诱而扬起“善”；不以恩怨论是非，不以成败论英雄；不拔高溢美，不苛求贬低；记事全凭历史；褒贬出于公心。这是“史德”。可受“突出政治”影响，水富志书也未能跳出“前一团漆黑，后一片光明，三中全会以后一帆风顺”的记述模式。比方水富在经济建设发展中出现的失误，如玻璃厂、高滩水厂等建设项目在志鉴中少见甚至不见踪影，有悖《规定》第六条“正确反映历史发展中的曲折和问题”之原则。

    （二）横排纵写。也称“横分纵述”。这是志书划分门类的原则。通常的提法是“横排门类，纵述史实”。横排的方法是事以类从，类为一志。一般按照事物或者事业的性质进行划分，归并同类项，性质相同的或者相近的归为一类，成为一卷或一章。纵写，就是指横排划分到一定层次后，从事物起始按时间顺序进行撰写，要求从上限到下限写完整。若事业、事物发展过程中有停顿，应作交代。

    （三）述而不作，叙而不议。这是地方志记述中的主要原则，指记述要客观真实，不能随意发挥，更不能加进编纂者的主观评价和议论。在记述方法上，要摒弃“形容、比喻、论述”等文学笔法。清代方志学家章学诚曾提出“文人不可与修志”的观点，就是这个道理。慎用有论断性的如“拨乱反正”、“错划右派的改正工作”等语句。

（四）依时叙事。这是与“纵写”相联系的原则，要严格按照事物或事业发生、发展的时间先后顺序进行记述，只能顺叙，不能运用插叙与倒叙等方式。

（五）生不立传。《规定》第二十条明确“生不立传”。这是历来史家和志家处理人物立传的原则。从《史记》到今天的地方志以及《辞海》等大型工具书都不为在世人物立传。生不立传，可—以避免志书出版后在世人物发生重大逆转而造成的被动。古人说的“盖棺论定”，就是说一个人只有走完人生历程，才能准确判定其功过是非。现在也有尝试设置《人物简介》来记载有突出贡献者的。第二轮修志中《绥江县志》设《人物简介》，第二轮的《水富县志》大纲没有设“人物简介”。

（六）以事系人。事物、事业都是人创造的，事和人分不开的。方志也要讲体现以人为本，不仅要设人物部类记述突出人物，还要在志述机构、科研、生产、销售等内容中记述，这就叫因事系人。

    （七）越境不书。主要指资料收录的地域范围。一般情况下，不超出水富地域或部门范围进行记述。

    （八）通典不录。通典指已有的、共性的典籍。指国、省、市共同或相同性的法规、文件等，在志稿正文中一般不照录，但可以联系事物、事件写其主要要求等。如果本县下发的重要文件，有存史价值或指导作用的，可以在附录中收录，但应考虑其重要性，像一年一度的工作总结或专题报告，就没有必要收录。

（九）详略得当。过去提“详今略古，详近略远”，而这“略”，应该是“简略”，而不是“省略”。本来过去资料就少，很难得，如果再略，岂不可惜？所以，鉴于教训，现在一般提“详今明古”、“详略得当”。就是说重点写现状，但要写清楚历史发展进程。不过，水富县志上限也就是1974年，即便有关内容允许无限上溯，也无法找到多少内容。所以，基本不存在“古”的问题。

    （十）专志在专。专志是指专业志、部门志，如水富的《教育志》、《审计志》、《烟草志》等，这里不再赘述。

 四、志体与其他文体的区别

《规定》第二十六条要求：“使用规范的现代语体文记述，不用总结报告、新闻报道、文学作品、教科书、论文等写法。”即注意与其他文体的区别。

 （一）区别于工作总结

工作总结是一种应用文，一般要介绍基本情况，简述工作过程，摆出成绩和问题，概括经验教训，提出努力方向。方志也要反映经验教训，但不象工作总结那样一、二、三直接列出，而是把经验教训寓于事实的记述之中，让读者去归纳。地方志不记未发生的事，一般不记规划和今后打算等。

（二）区别于论说文

论说文用概念、判断、推理等形式直接阐明真理，揭示事物的本质和规律，运用论证方法阐明作者的见解和主张，一般具有论点、论据和论证方法。其重点在论，以论取胜。方志以资料取胜，述而不论，寓观点于记述之中。

（三）区别于新闻报道

新闻报道包括消息、通讯、新闻特写等，都是新近发生事情的报道。多数以倒叙的方法先叙述其结果，然后叙事实。通讯比消息更详细、形象地报道生活中的典型。表现方法除叙述外，还可以描写、议论和抒情。方志要按时序叙述，且最忌使用描写、议论和抒情等手法。

（四）区别于教科书 

教科书要讲解定理、定义、公式、方法，理论性的东西多，技术性的东西多。地方志有知识性，但体现在资料之中，必要的名词解释、专题说明不入正文，只能作为脚注。技术是生产力，但方志只是记述运用什么技术，不介绍具体技术，并尽量不用多数人不懂的专业术语。方志从标题到内容、方法与教科书绝然不同。 

（五）区别于历史著作

 “史纵志横”，“史是一条线，志是一大片”。史是史实在时间发展上纵的叙述，侧重于探索历史发展规律，作者可站出来评论，史论结合。党史研究、文史资料也都是既述历史，也兼议论。志则寓论于资料之中，不直接评过是非。 

（六）区别于文艺作品 

文艺作品反映生活要进行艺术概括，允许虚构，用形象语言进行细致的刻划和描写，还运用比喻、夸张、想象等修辞手法，力求文采生动，形象典型，从感情上打动读者，潜移默化去影响读者。志书也要求文字流畅，但首先要朴实，不允许用文学技巧，以大量的事实启发、教育读者。我认为志书就好比餐桌上的白水菜，无须油盐佐料，也不用葱花蒜苗，只要天然去雕饰。

（七）志与鉴的区别

    1.时间跨度不同。年鉴以年为周期，主要记上一年的事，它以上年度内所发生的事件、信息为其主要内容；而地方志的续修，周期长达十几年、二十年，有时甚至更久。

    2.在性质上，虽然它们都是大型综合性、资料性著述，但年鉴具有工具书所共有的特点，检索性强，而地方志虽有工具书性质，但不完全是工具书。

    3.从内容看，方志的内容比年鉴系统、全面，宏观材料较多；而年鉴更强调具体、“新”和实用性，一事一条，微观材料占相当比例。

    4.从体例看，年鉴主要部分为条目体。地方志多数为章节体，以综合记述为主。二者都坚持资料编纂的客观性原则,述而不论的记述方法。鉴在概况中可有适当评述，方志在“总述”、“概述”、“综述”允许少量的议论。

五、行文具体要求

《规定》第二十七条要求“行文严谨、朴实、简洁、流畅。除引文和特殊情况外，以第三人称记述，不用第一人称。”

（一）严谨。遣词用句须遵守语法，符合逻辑，务必概念准确、语义明确。包括：

时间概念准确，不用“很久”“最近”“以前”“以后”“今年”“去年”“明年”“前几年”“很早以前”等笼统的词语。时间记载要准确到年月日，日不清的记上中下旬；旬不清的记上半月下半月；月不清的记上半年下半年；年不清的就不记。

空间概念准确，不用“附近”、“周围”等模糊概念。

专用名词准确，不用“”、“全国会议”、“上级机关”等泛指词语；

指代明确，不用“多数人认为”、“专家认为”等抽象词语。不滥用简称。

表达准确，如表示“死”的说法有50多个，针对不同对象选择最适合的一个。表述中要避免歧义。常见的如下几种：

A.多义词造成多义句。如“×××在‘文化大’中表现很好”。“表现很好”是多义的，可以作不同理解。

B.主语界限不明。如“十五个生产队的干部”，可以理解为“十五个生产队”的“干部”，也可以理解为“十五个”“生产队的干部”。

C.修饰范围不明。如“这支队伍是由刚刚脱下军装的士兵和学校毕业的学生组成的。”这个“刚刚”可以理解为只修饰“脱下军装的士兵”，也可理解为同时修饰“从学校毕业的学生”。

D.补语范围不明。如“参加会议的有机关干部和居民代表80人。”这80人可以专指居民代表，也可以包括机关干部。

E.习惯语。如“一队借二队5000元”。到底是一队向二队借5000元，还是一队借给二队5000元？两种理解都对。

F.交待不清。“×村和×村农民械斗，双方被殴伤40多人。”是各伤40多人，还是共伤40多人，没有交待清楚。

    （二）朴实。不说空话、套话，不滥用“最”、“极”、“巨大”、“重大”等副词和形容词，不滥用“如果”等假设之词和“由此可见”等推理之词。用语规范，不加修饰。李白说：“清水出芙蓉，天然去雕饰。”这恰好就是志稿语言的要求。比如散文中“从门到窗子是七步，从窗子到门是七步”，如果在志稿中，就只能是“门窗之间距离是七步”。又如“院子里有两棵树，一棵是枣树，另一棵也是枣树”，用志体语言就是“院子里有两棵枣树”。再如作家柯原的《军人与祖国》一文中有一段话：“国旗升起来了，在平静下来的天安门广场上升起，在雄壮的军乐声中升起，在威严列队的战士们的注目礼中升起。此时，中国的大地，长城与长江，黄山与黄河，从东海渔场到帕米尔高原，从南沙群岛的高脚楼到黑龙江畔的哨楼，都在注视着这面飞动的五星红旗。”如果改用志体语言，只需要“国旗在天安门广场上升起，中华大地的人都注视着这面飞动的五星红旗”即可。

（三）简洁。事无重复，章无虚设，段无冗句，句无余字，做到言简意赅。司马迁的《史记》，述及3000年历史，只用了52万字，司马光还认为“多有繁文”。一年，西南师范大学毕业生到附中实习，教导主任指导的10人小组被指定完成《为了六十一个阶级弟兄》一课的板书设计，要求越简练越好。一个星期过去了，交出的答卷是176字。教导主任说再给两天时间，字数不超出15个。最后在老师指导下完成的设计是将7千余字文章概况到7个字里，这就是简练，这就是画龙点睛，不得不让人佩服，应了潘长江的一句台词：浓缩的都是精华！难怪契科夫说“简练是才能的姊妹”。

（四）流畅。语句结构清晰，文理通顺，语言流利，标点准确，可读性强，做到文约事丰，信息量密集。事件的时间、地点、人物、经过、结果，要交代明白，使之具有“存史、资治、教化”价值。

（五）称谓

1．志书用第三人称进行记述。不用“我区”、“我市”、“我党”、“我单位”，也不用“该公司”、“该县”之类称谓。修志只有站在第三人称的角度，才可能客观叙述。

2．人物直呼其名，不加“同志”、“先生”、“老板”等称呼，不略称姓名。部分确需冠以职务的，在单位、职务后书其名，如“水富县委x x x”、“水富县 x x局X X X，”等，相邻位置再次出现其名，不再冠职务。

3．避免使用不确切的称谓和概念。如“新中国”、“前”、“后”、“建国前”、“建国后”、“党和”、“”等，应确切称谓“中华人民共和国建立后”、“X X市(县)委、  X X市(县、  区、乡镇)”等。清王朝，不称“满清”。政权的称“国民”，不称“伪”、“旧”等。“建国”一词最为不妥，新中国叫国家，哪之前叫什么？

4．省称要得当。除《辞海·常见组织机构名简称表》所列188个机构简称(1999年版为88个)外，志稿中凡涉及“文化大”、“十一届三中全会(已经是省称)”等，不能省作“”、“三中全会”；本地机构名称，使用频率高的，第一次使用全称，注明“下称X X”。如“中国党水富县教育局(下称教育)”等。

5．专业术语准确，未经审定和统一的，应用约定俗成称谓。

6．使用频率高的外来语或外语缩称，知名的可以使用，但第一次应注明汉语名称，如“WTO”(世界贸易组织)、“CCTV”(中国电视台)、CT(X射线电子计算机断层扫描)、DV(数字影像摄录机)、PC(个人计算机)、DNA(脱氧核糖核酸)、GDP(国内生产总值)等。不常用、知名度不高的如“SFTV”(水富电视台)，只在本县部分人中熟知，应用汉语称谓。

7．地名、行政机构名，属外省的须冠以省名，如四川省筠连县、贵州省毕节市等；本市外本省内的，不必冠以省名，但须冠以州市名，如“曲靖市会泽县”等；市内的，直称县区名及县区机构名，县区名称不再省略，如“永善、大关、彝良”不省称“永、大、彝”。但要注意叙述中与外省机构的连用不引起歧义。

    六、数据与表格

1．数据要真实准确

数据在志稿中非常重要，尤其是反映经济状况，往往通过数据来说明问题。但数据要真实准确，不能是“统计加估计”。用数据要符合逻辑和实际，如过去我们接触到的受灾面积数据，有时甚至有大于其耕地面积的，这不符合事实。数据列举总分要符合，不能出现分列数字大于总数的情况。凡是列举总数之后又提“其中”数的，若列举已完，总分要相等。若列举未完，则分列数应小于总数。另外，要注意文、表数字相符，同一数字，不能文中与表中相互矛盾；前后数字相符，某一数字在《大事记》或《概述》中用过，在后面专志中也可能用，要一致。如96版《水富县志》大事记记庙口电站1986年开工，而在“电力”节中记庙口电站1987年开工。读者不知该信谁？

2．表格要素应齐全

表格在志稿中具有重要作用，运用得好，能一目了然地反映事物的发展脉络与兴衰起伏。一个表格应包含表题、表头、表文、表注等要素。其中表注不是必需的，要根据需要来安排。有的表注是放在表前的，如“单位：公顷、万元”，有的放在表末，即说明。在一页未排完的表格，续表需加上表头，而无需加表题，并注明“续表”。表文不缺项。年份、数据、项目，该有的不缺。当然，如果某数字事实上确没有，就不可能编造。

3．表文内容尽可能丰富。在一个表内，尽量多反映一些项目，多反映一些内容。如果只有一两项，又只有一两年的表格，最好不设，用文字叙述即可。

4．表中数据应准确

不仅填列的数字要准确，而且在合计栏上的数字要准确，在横纵都有合计的，其坐标点上的数字要无误。收集来的表格数字要一一核对。在电脑中录入，合计数尽量使用表格中的求和公式；而且尽量在word文档中录入，少用电子表格，以利排版、修改。

5．设表照顾版面实际

在设置表格时考虑排版实际，志书用多大开本，能排多少内容，在编写时心中要有数。尽量不用折表，若项目太多，可考虑分别设表。

6．表格概用直表   

为了照顾阅读习惯，表格尽可能设置成直表，不用横表。表头用宋体加粗与表文相区别。

7．表格的排列

表中数字若为整数，以个位对齐排版；若有小数，以小数点对齐排版。表中若为文字，表头各栏项目居中排，表文各栏左齐排。表中横线统一，要么都有，要么都没有，但应不影响视读。

七、数字与标点符号

     （一）数字

     1.凡数量与计量(包括正负数、整数、小数、分数、机器型号等)用阿拉伯数字。如32186人、—1.5、1/3、60.82％、1 3.25‰、7.1倍、28:2：7、17℃、北纬27°43'35”、USB2.0闪盘等。

2.计量中，按四舍五入规则保留小数点后两位。在行文中，若小数点后只有一位的，除人民币外(因人民币最小单位是分)，不必补“0”；若在表格中小数点后面只有一位，可补“0”以使排版整齐。

3.出版印刷时，4位数以上的数字，按国际通行的三位分节法分节(空1／2个阿拉伯数字位置)，初稿可以不考虑分节。

4.数值大的精确数字(万以上)尾数多为“0”的，可以“万、亿”为单位记数，但不用“百千米、千千克”等，如545000000元，可写作54500万元，亦可写作5.45亿元。

    5.数字作为语素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，用汉字。如“十一五”规划、“八．一O”地震、一律、不管三七二十一、五湖四海、四氧化三铁等。要注意汉字“〇”与大写字母“O”及“全角”状态下“０”的区别。

    6.相邻数字连用表示概数，用汉字，两个数字之间不能用顿号隔开。如七八米、五六天、四五十岁、五十五六岁、二三十种、一千五六百元、十二三个等。

    7.表示序数的，用汉字。如第三名、中国党水富县第一次代表大会。

    （二）标点符号

    1．按照1995年12月13日国家技术监督局发布的《标点符号用法》，准确使用。

    2．注意标点符号移行问题：标号(引号、括号、书名号)前半部分不能出现在行末，后半部分不能出现在行首；点号(句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号、冒号)不能出现在行首；破折号、省略号不能断开，即不能分在行末与行首。

    3．区分间隔号与小数点。间隔号占一个阿拉伯数字位置居中排列，小数点占半个阿拉伯数字位置，紧接数字右下角排。

    4．表示顺序的“第一、第二……，’后面用逗号不用顿号；“一、二、三”后面用顿号不用逗号；“1．2．3”后面用下脚圆点，不用顿号；“(一)(二)(三)与(1)(2)(3)①②③”等，后面不用标点符号。

5.所有标点符号及数字都在“半角”状态下录入。

    八、计量单位与引注

    （一）计量单位。现行计量单位名称、符号的使用，以《中华人民共和国法定计量单位》的规定为准。

    (二)引文与注释

    首届志书在《凡例》中交代资料出处，志稿中一般不注明出处。为提高志稿资料可信度，引文等宜注明出处。志书中必要时应作注释。

    1．引用原文，用引号标示。引用文件名时标题和文号任取其一，即引文件标题就无须再引文号。

    2．意引不用引号，但不能用错原意。

3．注释采用页下注方式(初稿时需注释处用圆括号标明，如作者、书名、页码、版本、需要说明的内容等)。

4．表注一律随表末排。   

九、格式与字号

（一）志稿一律横排。章、节标题各占一行居中，中空三行。节下的一级目标题独占一行，编写目(随文目、子目、或称二级目)与正文同行，空一字，以不同字体与正文区分。

（二）时间的书写一律使用阿拉伯数字。年份不能省写，如“1974年”不能省作“74年”。具体时间采用24小时制，如15：32。日期之间连接用“~”，不用“一”(一字线)和“——，’(二字线)，如“1985~2005年”。

(三)字体字号

提供资料和初稿打印时不作过细要求，可用三号黑体字排标题，四号宋体排正文。定稿排版时，一级标题(篇)使用宋体一号字，二级标题(章)使用黑体二号字，三级标题(节)可用标题宋三号字，四级标题(一级目)使用楷体四号字，五级标题(编写目)可用黑体五号字，与正文同行，中空一字。正文使用宋体五号字。

(四)使用规范语体文和规范简化汉字。按照1992年7月7日新闻出版署、国家语言文字工作委员会《关于出版物汉字使用管理规定》、2000年10月31日第九届全国常委会第十八次会议通过的《中华人民共和国国家通用语言文字法》和2004年12月云南省《云南省国家通用语言文字条例》规定行文。

（五）注意近年一些汉字的分工，如象—像（解释）、帐—账、惟—唯等。

（六）注意相同或相近读音词的运用。如品味一品位，启示一启事，截止—截至（解释），反映—反应，权力—权利，包含—包涵，暴发—爆发，雇佣—雇用，考察—考查，制订—制定等。

（七）“来”与“到”的用法。水富方志办统一规范境外人抵达水富用“来”，如“×××率组来水富检查”；从县城去部门或乡镇用“到”，如“主任率部分到×××视察”。

十、资料收集与编纂

（一）资料收集

1．文字资料的收集，关乎修志的成败，务必在意。主要从以下载体寻找：

档案资料。档案是历史活动的原始记录，是一件事情办理完毕后归档保存、以备查考的文件材料。

图书资料。水富县志、水富年鉴、水富县地名志、水富组织史资料、县委办公室大事记、办公室大事记、水富县纪委志、水富县志、水富县文史资料以其他部门志等。

报刊资料。《昭通日报》、《水富报》、《北大门》、《水富信息》、《水富》，部门所办工作简报等。

2．资料的范围

空间范围，即地域范围。一是本县（本部门）范围资料；一是本县向外辐射的情况等。

时间范围。以志书断限为范围收集资料。上限可视情况往前延伸。

3.编纂者怎样收集资料

    编纂者即县志编纂办公室人员的资料收集需要做好三件事：

一是读懂“《水富县志》篇目大纲（1974~2013）”，特别是自己承担编纂部分章节内容，熟悉相关单位的基本情况，查阅其他县志是怎样编纂的，为自己拟定详细提纲作准备。

二是拟定出详细的资料收集提纲。比如“管理”目在不同的单位有不同的子目，自己要根据实际情况设定，不能是下边交来什么就是什么。大纲中设有“管理”而没设“机构”目的，第一个子目就应当是“机构”。机构应该包含三段：

起始段：机构建立时间、内设机构、下属机构、办公地点（含迁变）、初始编制（如未确定编制也要有交待）、实有人员、首任领导。

中间段：机构变化（含分、合、转、撤）。

下限断：2013年机构名称、内设机构、下属机构、编制数、实有数、人员构成情况（领导职数、职称、党员、男女、职工类别）等。

三是对照自拟提纲，核对单位报来材料，进行鉴别、考证、核实，包括时间、地点、人物（单位）、事实、数据等的准确性。缺啥补啥，直到补齐为止。

（二）编纂

前边所讲内容，绝大部分是关于如何编纂志书的。总的把握两大原则：一是第三人称，二是述而不论。在实践中探索研究，在实践同提高，力求行文严谨、朴实、简洁、流畅，这里无须重复。