网络环境下中小企业财务管理模式的创新思考

财务管理模式的创新思考¹

梁彤缨陈广兵

(华南理工大学工商管理学院5100)

=摘要>本文分析了中小企业传统财务管理模式的典型特征及网络效应对它产生的影响,提出了网络环境下中小企业财务管理的创新模式,并讨论了该创新模式扩散的可能性。

=关键词>网络中小企业财务管理模式创新扩散

一、中小企业传统财务管理模式的典型特征

一种有效的企业财务管理模式,必须与环境相适应,并根据环境的变迁而不断发展和创新。随着信息技术的迅速发展以及互联网络的广泛应用,中小企业传统的财务管理模式已经不能适应环境的变化,面临着巨大的挑战和冲击。中小企业传统财务管理模式的典型特征可以从财务组织架构和财务管理制度两个方面加以认识。

1.财务组织架构。组织理论指出,企业的组织架构依其内部权责利关系结构的不同,可划分为H型、U型、W型等多种类型,企业在成长过程中,必须根据自身所处的成长阶段和环境选择合适的组织架构。由于受成本和资源等方面的,中小企业传统的组织架构是一种以职能为核心、纵向管理、逐级负责的结构或架构,财务组织架构当然也不例外。

与大型企业相比,中小企业财务管理活动涉及的时空范围狭窄,其资金流量和存量不大,因此,财务的组织规模相对较小,组织机构设置并不复杂,而且综合管理职能突出。另一方面,中小企业中不乏/家族式0企业,企业高层管理者为了保持对财务的严格控制,其控制幅度较宽,组织层次则较少。在这种组织架构下,中小企业财务管理人员的注意力主要集中在/上司、活动、任务0上面,而非/顾客、流程、结果0。

2.财务管理制度。财务管理制度主要包括计划性和控制性两类制度,前者侧重于如何进行决策,后者则强调如何监督保证决策的顺利实施。中小企业传统财务管理模式在财务管理制度上的特征主要表现为:(1)财务决策控制权高度集中。中小企业的财务决策控制权通常集中在少数高层管理者手中,在不少/家族式0中小企业和国有中小企业中,/财务一支笔0的现象比较普遍,资金拨付、项目投资及筹资计划甚至日常的财务收支都必须由企业主要领导亲自审批;(2)管理职责细分程度不高。管理职责细分的程度主要体现在部门与部门之间以及个人与个人之间为达到共同目标而进行的协调与合作。在中小企业财务管理活动中,管理职责的细分程度不高,例如一个投资项目从立项到实施往往难以确定责任归属;(3)财务活动的非正式化倾向显著。组织依靠规则和程序来引导员工行为是组织在管理制度方面的所谓正规化或正式化特征。中小企业的财务管理远未形成一套规范的程序,遇到问题需要决策时是采用程序化决策还是非程序化决策通常没有明确的标准;(4)财务的公开性和透明度较低。其内部表现是,财务信息主要提供给企业的高层管理者,财务信息系统和其它信息系统在企业内无法实现实时集成和共享。对外则由于担心泄漏企业的商业和财务秘密而实行封闭式的信息管理,财务信息披露的对象和范围十分有限。

¹国家自然科学基金资助项目(批准号79970100)。

二、网络效应对中小企业传统财务管理模式的影响

信息技术的发展使网络日益演化成为一种全新的商业模式,其触角已经触及到中小企业财务管理活动的各个领域,网络所具有的协同效应、互补效应、实时效应和杠杆效应对中小企业传统财务管理模式产生了重要而深远的影响。

1.网络协同效应及其影响。网络的最大功效是对物流、资金流和信息流加以整合,以产生协同效应。一方面,纵横交错的企业内联网的/共享0机制使企业所有员工或部门都可以同时获得最原始的信息,通过充分的信息沟通实现财务与业务的协同,使企业可以有效控制成本,甚至实现/零库存0管理。另一方面,根据社会交换理论,网络环境下企业与其他组织之间的交换关系都可概念化为几个典型参与者之间的关系(Anderson,1994)。这些典型参与者都是网络上由众多信息单元所组成的N维向量空间的一个个节点,通过这些节点之间的协同互动,能够提高企业利用内外部资源的能力和对外界的快速反应能力,使企业在一个更高的起点上确立竞争优势。

在传统模式下,中小企业财务管理采取的是封闭式管理。企业内部信息滞后,外部信息渠道不畅,财务决策和业务流程的各个环节缺乏计划和协调。因此,如何利用网络协同效应寻求企业内部财务与业务之间以及企业与其他组织之间财务活动的协同互动,是中小企业面临的一个新课题。

2.网络互补效应及其影响。按照资源基础论的观点,企业之所以能够盈利,是因为它们拥有特有的稀缺资源,可以生产出成本很低或质量很高的产品,这种资源依附于企业的内在组织中,具有无形性和知识性,且难以模仿,为企业专有;同时,这种内生的优势存在路径依赖(Wernerfelt,1984)。网络突破了空间上的,缩短了国家之间、地区之间和企业之间的距离,以网络为依托,各种类型的企业间在财务管理活动中可以实行高度的资源共享,互通有无,取长补短。

中小企业规模小、经营灵活多变,但由于资金有限、积累不足,其财务管理活动空间受到。若坚持一成不变的传统管理模式,则必将在财务资源的争夺和整合中处于相对劣势。

3.网络实时效应及其影响。相对于传统财务管理模式所使用的报表、凭证、合同等文件传输方式而言,网络传输的速度更快、效率更高。企业间信息传递、经济交易可以在更小的时间跨度上完成,节奏大大加快。在激烈的市场竞争中,融资信息和投资机会转瞬即逝,谁能够及时捕获信息并做出决策就能把握先机,在同业竞争中处于不败地位。另一方面,网络环境下,企业间业务往来实现了网上实时收付及动态结算。它不但对企业的会计分期假设产生影响,而且还将对传统财务会计实务的权责发生制、历史成本原则、财务报表的使用提出了挑战。

4.网络杠杆效应及其影响。网络是企业实现规模经济的一种理想形式。企业通过互联网络进行财务运作,可以克服由于单个企业规模扩张而产生的企业内部组织成本过大、对市场变化反应迟钝等规模不经济,又可以降低由不确定性大、交易频率小等纯市场缺陷而引起的市场交易费用。同时,网络的相互依存性放大了网络中所有个体的效率及其存在价值,网络环境下企业相互联系与相互作用的整体效能大于各个企业效能的简单相加,即网络对企业财务管理效能存在杠杆效应。中小企业由于规模有限,其资源优势往往无法得到充分发挥,利用网络进行企业间优势资源整合,充分发挥杠杆效应,对中小企业来说既是一个机遇也是一种挑战。

三、网络环境下中小企业财务管理模式的创新

权变管理学家罗伯特#克雷特勒(1999)认为,管理模式的有效性,取决于特定环境中的复杂因素及其相互关系。由于不同的环境给管理者提出的问题不同,因而管理者应采用不同的管理方法或手段去适应不同的环境。信息技术的迅速发展和网络的普及,改变了中小企业财务管理活动所处的环境,使环境的多变性和不确定性加剧。为了适应环境的变化,中小企业必须积极创新,构建与网络环境相适应的财务管理新模式。

1./水平总线型0财务组织架构的建立。信息型组织所需要的管理层次,将远远少于以往的组织,半个多世纪以来组织理论和实践中驰名的管理跨度原则正被新的信息沟通跨度原则所取代;指挥与其说是靠权限,不如说是靠信息;信息型组织排除了以复合企业的金融为基础的多边化,而依靠共同的市场和技术(德鲁克,1985)。而水平总线型网络拓扑结构由于其费用低、易扩展的特点较之其它拓扑结构更能适应中小企业的发展需要。内部信息网将使中小企业的财务组织架构由传统的/金字塔型0转变为/水平总线型0(见图1)。在水平总线型财务组织架构中,财务管理层次减少,控制幅度相应加宽,从而加快了对市场信息的动态反应。同时部门的边界日益模糊,代之以跨职能的任务团队,而每一个团队都是企业网络总线上的一个结点,并与企业财务控制中心的数据库相联。中小企业内部任一团队都可以利用完备的网络资源及时获得企业内部资金流转、原材料采购及存货的详细信息,对供、产、销等业务活动的每一个环节进行及时追踪,并相应做出决策,从而实现中小企业财务和业务的协同。

图1中小企业水平总线型财务组织架构

2.财务集权与财务分权的/权0度控制。中小企业财务管理模式的创新绝不是在集权或者分权的决策模式中进行简单取舍,而是要对/权0度进行有效的控制,做到调剂有度、协调有效。在中小企业的财务管理活动中,一定程度的集权可以使有限的财务资源在高层管理者的监管下得到最佳的和配置。但网络环境下企业必须向规范化、多元化发展,其业务拓展过程中的决策往往不是按部就班的。故应适当将管理重心下移,赋予基层财务人员一定的决策参与权。依据事先设定的财务管理标准和规范,财务人员或某一部门领导可以根据所掌握的信息及时做出相应的决策并承担一定的责任。这种做法不但能够克服中小企业财务决策权过于集中的弊端,而且可以提高决策效率,对瞬息万变的市场信息做出快速反应,抓住那些突如其来的商机。此外,这种模式还在某种程度上改变了传统中小企业的工作实质和决策方式。由于权力下放,财务人员由决策的被动执行者转变为决策的参与者和制订者。而信息的横向和纵向公开交流也使财务决策的制定不再局限于企业内部,客户、供应商、经销商等上下游企业都将协同参与决策。

3.程序化管理和非程序化管理的有机结合。按管理制度的正式化程度,可以将管理分为程序化管理和非程序化管理。对于重复出现的例行财务活动,由于问题较为直观、容易判断且有一定规律,可以根据经验和习惯建立一定的程序和标准,在问题出现时进行程序化管理。而对于那些非例行的财务活动,即新出现的或不同寻常的问题,由于信息含糊或不完整,则只能根据具体情况个别解决,即进行非程序化管理。因此,在中小企业财务决策权适当下移的同时,还必须根据财务管理实务中的经验制订出一套规范的决策程序、规则和,使中低层财务人员可以据此在日常财务管理活动中进行程序化管理,提高财务管理效率。网络系统不仅为中小企业财务活动的程序化管理创造了条件,也施加了硬约束;另一方面,网络环境下中小企业各级财务管理人员所面临的问题更加复杂,不确定性更大,因此在出现非例行活动时,中低层财务人员还必须与高层财务决策者进行充分沟通,由其针对具体问题及时做出决断。

4.开放式柔性财务管理方式的引入。水平总线型结构不但优化了中小企业的财务组织架构,而且基于水平总线建立起来的Intranet把企业内部的所有信息岛联结起来,实现财务和业务的协同以及资金流程再造。正如未来电脑公司的CEO 所说:/内部网打破了公司内部的信息和行政壁垒0(文章代等,1999)。企业的Intranet使用的是互联网络的技术框架和标准,但通过数据加密与/防火墙0技术与公共互联网络隔开(见图1),企业员工可以利用安全口令随时登录网络共享信息和筛选数据,但未经授权的用户则没有访问权限,这样就降低了企业内部财务信息泄漏的风险。

在企业外部,中小企业的Intranet可以与Internet相连,进而形成企业外联网(Extranet),即作为整个互联网上的一个结点,与机关、金融机构或其它企业的内部网络联成一个互动的整体(见图2)。企业、和金融机构之间可以实现高度的信息共享和互动,开展网上税务、保险及咨询活动。企业间业务往来将更多地利用电子货币和网络银行实现网上划拨和网上结算,资金流转链条上的在途资金、应收账款、存货等环节都将大为缩减甚至消失,资金流程得以再造和加速。此外,企业通过网络银行进行融资可以/度身定制0,手续也将更为便利。

图2中小企业外部网络接入模式

5./虚拟财务组织0及其功能的构造。价值链理论认为,虚拟组织使彼此在各自的关键成功因素)))价值链的优势环节上开展合作,可达到共赢的协同效应和杠杆效应,求得整体收益最大化。虚拟财务组织突破了企业的有形界限,它主要依靠外部力量开放系统的动态网络平台寻找资金和技术,将分别属于不同企业的财务等资源加以整合利用,以实现企业间的分工合作、优势互补、资源互用和利益共享。也就是说,中小企业在进行财务管理活动时,通过网络信息系统寻找最佳的合作伙伴,利用信息技术将各企业的财务核心能力和优势资源集成为一体,构成一个临时性的/虚拟财务组织0来共同完成某一项目的资金筹集、财务结算、库存管理以及成本控制等各项活动,所获收益按各企业优势资源的有效投入比例进行网上分配,项目完成后该虚拟财务组织即告解散,待新项目来临再重新寻找合作对象组合成新的/虚拟财务组织0。或者在企业无力扩充规模时,将部分闲置的资源暂时投入其它企业,参与该企业的财务管理活动以获取部分收益。这种集成的财务管理模式,能够使中小企业的优势资源得到充分有效的利用,实现财务活动的高效管理。

6.财务资金管理活动的外包。由于企业自有资源和活动领域的局限,任何一个企业都不可能拥有企业管理活动所需要的一切专业技能和资源,而且无法进行实时更新。因此,将企业的部分业务交由专业机构进行管理是提高企业运营效率的有效途径。企业开展外包业务由来已久,如将审计业务和法律事务分别外包给会计师事务所和律师事务所等专业机构进行管理。美国著名的管理大师彼得#德鲁克(1999)曾经预言:/在10年到15年之内,任何企业中仅做后台支持而不创造营业额的工作都应该被外包,任何不提供向高层管理发展的机会和活动也应当外包出去。0随着网络的普及和信息技术的发展,银行业必然会将经营重心从传统的分支机构转移到网络上。以网络为依托,中小企业可以享受银行财务资金外包业务所带来的好处,将企业财务资金活动中的一部分特别是日常财务管理活动通过签订契约的方式外包给银行管理,并通过互联网络进行实时监控。这样中小企业不但精简了财务机构,利用银行的规模优势降低了企业的财务管理成本,而且通过与银行合作可以使银企利益关系趋于稳定,从而最大限度地克服银企之间信息不对称而引起的银行/惜贷0、中小企业融资难的痼疾。

综上所述,网络环境下中小企业财务管理的创新模式是对传统模式的扬弃。该创新模式既保留了传统模式组织层次少、决策灵活的优点,又根据网络环境的特征和要求对其中的部分环节进行了改进和再造。具体来说,在财务组织结构方面,采取小规模、宽幅度、少层次的水平总线型组织架构,并按照权变管理原则,建立/虚拟财务组织0或开展财务资金管理活动的外包;而在财务管理制度方面,则实行财务集权和财务分权的/权0度控制,针对财务活动类型和问题性质分别进行程序化管理或非程序化管理,通过引入开放式柔性管理方式,实现财务决策的机动灵活性与计划规范性的最佳结合,以及财务信息的充分利用和财务资源的有效配置。

四、中小企业财务管理创新模式扩散的可能性

扩散是指创新经过一段时间和特定渠道,在某一类组织或社会团体成员中传播的过程。创新的目的是为了适应新的环境和条件的变化,而一种创新成功与否取决于其能否在相关组织或成员中获得广泛的传播、推广和采纳,即扩散。创新的采纳率,即一种创新的扩散程度是由五个可视的创新特性决定的,包括:相对优势(relative advantage)、相容性(compatibi-l ity)、复杂性(complexity)、可试验性(trialability)和可观察性(observabili ty)(Everett M.Rogers,2002)。

1.相对优势:是指与传统财务管理模式相比,网络环境下的中小企业财务管理创新模式具有的明显优势,具体表现在:它的水平总线型组织架构和开放式管理方式比传统模式反应更快,效率更高,获得的信息更多。通过组建/虚拟财务组织0和开展财务资金管理的外包可以在降低企业财务管理成本的同时,拓宽融资渠道,并通过财务资源集成获利。美国肯塔基木制品业通过网络联结了一些从业人员不超过50人的小企业,利用其企业群体的财务资源集成优势在竞争中脱颖而出,赢得了/迪斯尼世界0一份价值250万美元的合同(文章代等,1999)。

2.相容性:是指财务管理创新模式与网络环境下的采购、生产及销售模式的适应程度以及与传统财务管理模式某些要素的耦合程度。随着网络的发展,B2B、B2C等电子商务经营方式日益兴起,中小企业也开始借助网络平台从事采购、销售和生产活动。因此,基于网络技术和数据库平台构建的财务管理创新模式正好适应了网络采购、网络销售和网络生产的需要。另一方面,在传统的财务管理信息系统基础上,中小企业可以借助网络技术建立内部网络财务管理信息系统,并直接与Inter-net联接或与其它企业的In tranet相联形成企业外联网(Extranet),实现充分的信息资源共享以及财务和业务的协同。

3.复杂性:是指财务管理创新模式被中小企业理解和实施的难易程度。财务管理创新模式下的财务管理对象及内容与过去并没有实质性差别,随着网络的普及,中小企业大部分财务人员都能够熟练掌握网络的各项基本功能。而且网络环境下的财务管理创新模式主要实行自动化操作,程序简单而规范。对于一些例行性的财务活动,企业财务人员只须按照既定的标准和规范进行程序化管理,而基于网络的智能化财务软件也使中小企业的财务分析和管理更加简便易行。

4.可试验性:是指在某些特定条件下财务管理创新模式能够被试验的可能性。虽然中小企业财务管理创新模式是一个完整的整体,但其构成要素并不是不可分割的,中小企业可以根据自身的特点,选择创新模式若干构成要素进行局部试验。比如可先设立企业内部MIS,待时机成熟再将企业Intranet与国际互联网相连或组建企业外联网,进而视企业自身能力和实际需要进行资金流程再造和重组。

5.可观察性:是指潜在采纳者在多大程度上可以看到中小企业财务管理创新模式的实施效果。基于互联网络的电子商务模式在国外中小企业中已得到广泛应用(Jon D.Kendall et al,2001),同时,越来越多的中小企业在财务管理中采用了/虚拟财务组织0及资金外包的管理方式并取得良好效果。这些事实为中小企业网络财务管理创新模式的潜在采纳者特别是我国的广大中小企业提供了范例。

网络环境下中小企业财务管理模式的创新是为了适应信息技术的不断发展,使中小企业能够获得更大的利益和更快的成长。根据Rogers的创新扩散理论,我们认为,中小企业财务管理创新模式满足上述五个创新特性,因此该创新模式必将得到迅速推广和应用。

主要参考文献

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