备用钥匙管理制度

一、目的

规范备用钥匙管理工作，确保妥善保管托管的备用钥匙。

二、适用范围

适用于物业管理处在非正常状态下启用托管之备用钥匙的使用制度。

三、职责

1、大厦物业管理部负责管理已入驻单元的备用钥匙管理工作；

2、大厦物业管理处各部门员工须按本制度执行。

四、程序要点

1、管理处可以进行钥匙保管的范围

（1）发展商交楼后，业主未入住时由发展商托管的钥匙。

（2）特定情况下业主托管的钥匙。特定情况是指：业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙，又不至于给管理处工作带来额外端的情况。

2、发展商托管的钥匙

（1）物业接管验收工作结束后，管理处可以根据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙。

（2）接管过来的钥匙由服务中心管理员清楚标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。

（3）钥匙的发放工作详见《入住管理标准作业规程》。

3、业主在特定情况下托管的钥匙

（1）业主委托保管钥匙时，管理员应按《业主托管钥匙委托书》（一式两联）要求填写日期、单位编号、业主姓名、钥匙数量、托存原因及领取钥匙的要求等项目。

（2）管理员应特别向业主说明本管理处不承担为业主保管家庭财产的责任，业主同意后，请业主在《业主托管钥匙委托书》的“业主签名”栏签名确认。

（3）管理员将《业主托管钥匙委托书》第二联交业主保管。

（4）管理员将《业主托管钥匙委托书》上的有关内容登记在《业主托管钥匙登记表》内，并在托管的钥匙上贴上标有业主姓名的标识，然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。

４、托管钥匙的管理

（1）管理处有维修或空置房管理需要使用托管的钥匙时，由服务中心管理员在借用人办理钥匙借用手续后，将钥匙交给借用人。钥匙借用手续的输程序为：借用人在《借用钥匙登记表》中如实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙原因、借用人联系电话等内容，然后签名确认。

（2）办理钥匙退还手续时，管理员应在核对钥匙数量后，在《借用钥匙登记表》中标注钥匙退还日期，并在“接收人”一栏签名确认。

（3）服务中心主管应安排管理员根据各类登记表的记录检查钥匙的借还情况，发现借期超过三天不还钥匙者，应致电借钥匙部门或个人催还。

（4）当接到丢失或损坏钥匙报告时，管理员应按《钥匙管理备忘录》要求记录事件经过并报告服务中心主管；服务中心主管与房地产开发商／业主联系，征得同意后，采取补配钥匙或抵达锁措施确保遗失钥匙单位的安全，管理员将处理结果记录在《钥匙管理备忘录》中。

（5）业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时，管理员凭《业主证》／领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应在《业主托管钥匙登记表》中标注移交日期，请《业主／领钥匙人签名确认。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主／业主指定的领钥匙人时，管理员不得将钥匙转交。

５、所有与钥匙管理有关的记录应由部门归档保存两年。

６、本规程执行情况作为相关人员的绩效考评的依据之一。

五、记录

１、《业主托管钥匙委托书》

２、《业主托管钥匙登记表》

３、《借用钥匙登记表》

４、《钥匙管理备忘录》

六、相关支持文件

１、《物业接管验收标准作业规程》

２、《入住管理标准作业规程》