邮件开发客户的技巧

谈谈邮件开发客户的技巧

有些做外贸的朋友总是会有这样的困惑，我给客户发了邮件，怎么石沉大海？或者客户给我发了询盘，我回复后没有下文了，发了几次还是没有回应。造成这种情况有很多种原因。

虽然一封写得比较有煽动性和有看点的邮件有助吸引客户眼球并最终勾引客户兴趣，但由于每个人阅读的习惯和兴趣不同，A认为不错的文字可能B看了不对胃口，所以说我们所能做的也就是根据回复率不断调整我们信函表达的方式和内容以争取提高广大客户的回复率，但有一点很清楚，我们并无法保证哪种方法是最好的，我们所做的只是提高概率，就象买彩票，单式和复式的中奖概率是不一样的，但你买复式就一定会中奖么？未必。因为发这种信函的时候很多非人为因素并非我们能控制得了的--好几道工序是需要老天保佑的：

首先是我们的邮件不要被他们的邮件服务器BLOCK为junk mail。（其实被列为junk mail也是我们很多邮件的最终下场，虽然避免群发邮件，尽量不要在第一封信时以HTML格式发送或是不要添加附件等小技巧可以避免被列为SPAM，但来自中国的邮件还是很容易被国外的服务器列为垃圾邮件）。

其次是客户不要看了邮件标题就直接删除邮件（简单直接的标题对有些客户来说他看了产生兴趣直接就打开了，但有些客户可能一看就是当垃圾邮件删除，这个标题的优劣以否不好说，客户的爱好也是萝卜青菜的，各有所好，也不好把握，只能靠运气由他们选了）。

再次就是看你这封信的人是否在公司里有决定权，如果他不关心的内容可能他就当垃圾随手删掉了，所以说在这个过程中运气也满重要的。因此，我个人觉得邮件式的开发客户模式用一句话归结起来就是要在RIGHT TIME IN A RIGHT WAY TO A RIGHT PERSON WITH A GOOD LUCK。  

RIGHT TIME：什么时候发信有关系么？答案是肯定的，而且关系很大。一般来说周一不适合发信，因为通常周一客户的邮箱会充满业务信件或是垃圾邮件，这时候他处理邮件就没那么认真了，也许随便扫一眼就拖进垃圾箱了；对时差相差较大的客户比如欧洲和中东印度的客户比较适合在下午发信，他们可以在工作时间内马上看到信，这对提高他们的回复率至关重要。一般来说发信的时间最好集中在周二周三周四会比较好，周五由于临近周末，客户需要处理的事情会比较多，可能比较忙，这时候客户可能也不会那么认真看你的业务推荐信了，所以发信一定要注意把握时间，这是有效提高回复率的有效手段。 

RIGHT WAY：首先保证第一封推荐函一定不要群发。在我们平时以纯EMAIL方式进行开发业务的电子商务过程中，搜寻客户的方式可能有N种，但如何让客户看了你的广告函后回你信，好象也没有人敢可以绝对保证他能做到----但事实上并没有一种方式可以保证你的目标客户一定会理你，我们只能尽量写一封比较对大众胃口的推荐信以提升客户去看信的欲望及打开信后耐心看完信的兴趣并让客户了解介绍的内容后产生某些想法---想法是客户回信的动力，回复才是硬道理。当然，一封写得再惊天地泣鬼神的信发过去如果被服务器列为SPAM那也等于零；如果通过了服务器但客户一看标题感觉有垃圾邮件的味道不看直接删除的也等于零；客户看了以后没什么感觉那基本上也宣布等于零；只有客户看了感觉有点价值，虽然没有马上回复但归档处理，理论上说这还有点搞头，因为等他有需要的时他脑海里想起你后还会翻出来联系联系；当然，唯一有意义的就是客户看了你大作之后直接回复你。所以适当地根据回复率调整信函的内容和方式也是满重要的，记得第一封信最好不要写得太长或是太官样文章，最好有点新意不要跟别人发的广告信一样没创意，那谁都不会有兴趣看下去的。

RIGHT PERSON：你的信谁看了最有效，这是你发信前要考虑的问题，最好直接找到这个人而不是泛泛地指TO WHOM WHO WILL CONCERN，当然如果找不到该家伙的实际姓名只好直接称呼MR+职务了；不过强烈建议联系的时候最好能够搜到他的名字和他的个人邮箱，这样会大大提高信的回复率。如果真的找不到这个家伙的邮箱和个人邮件那只好退而求其次发到该公司的INFO邮箱让他们公司负责处理邮件的人转了，比如你发到该公司INFO邮箱里给MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信，如果内容看起来不是那么SPAM的话一般人家也会根据你信上称呼的职务帮你转的。不过这时候能帮你忙的就是信的内容了，如果你能在信中提到几句他们公司的实际的东西往往会让你的信避免列为SPAM的下场，可以说RIGHT PERSON 是提高回复率这一环里最重要的一步，找到这个可以自己做决定的人才有办法以最直接的方式打开局面进行顺畅的业务沟通，最好你能在发信之前弄到这个人的名字还有其个人邮箱。

60% 原创,我根据实际情况加了怎么具体操作,还要经过实践的考验,才知道是否适用,大家踊跃发言,共同学习一下呀!!!!!!!!　

有些做外贸的朋友总是会有这样的困惑，我给客户发了邮件，怎么石沉大海？或者客户给我发了询盘，我回复后没有下文了，发了几次还是没有回应。

造成这种情况有很多种原因。

首先是我们的邮件不要被他们的邮件服务器BLOCK为junk mail。

1 避免群发邮件，

2 尽量不要在第一封信时以HTML格式发送

3 附件要小，照片不要过多

其次是客户不要看了邮件标题就直接删除邮件

1        主题要鲜明 不要让客户看了就以为是垃圾邮件

2        要看你的运气了，就是这个看信的人在公司里的决定权了什么的人了，比如那个看信的不懂英语 ，随手就把你的E-MAIL 删了。那你也没办法了！

主要说来包括以下方面

RIGHT TIME IN A RIGHT WAY TO A RIGHT PERSON WITH A GOOD LUCK。  

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gRIGHT TIME：什么时候发信有关系么？答案是肯定的，而且关系很大。一般来说周一不适合发信，因为通常周一客户的邮箱会充满业务信件或是垃圾邮件，这时候他处理邮件就没那么认真了，也许随便扫一眼就拖进垃圾箱了；对时差相差较大的客户比如欧洲和中东印度的客户比较适合在下午发信，他们可以在工作时间内马上看到信，这对提高他们的回复率至关重要。一般来说发信的时间最好集中在周二周三周四会比较好，周五由于临近周末，客户需要处理的事情会比较多，可能比较忙，这时候客户可能也不会那么认真看你的业务推荐信了，所以发信一定要注意把握时间，这是有效提高回复率的有效手段。 

周六和周日是客户休息的日子，那就更不用说了。

这里指的只是开发的客户，如果是老客户就没有那么对讲究了。你告诉他重要的事情不用担心他不回你的E-MAIL 。所以你周一，周五和周六可以花时间在和老客户沟通上。 

RIGHT WAY：首先保证第一封推荐函一定不要群发。

记得第一封信最好不要写得太长或是太官样文章，最好有点新意不要跟别人发的广告信一样没创意，那谁都不会有兴趣看下去的。 

一般说来我觉得第一份邮件内容可以分下面几块

1        告诉客户是在什么地方认识他的  

2       客套话 我们很想和他合作等等

3        简单介绍公司或工厂（不要超过六句话，以免老外没兴致看，主要是介绍出口情况和生产能力什么的）

4        介绍符合客户市场的产品（挑几个很有优势的就可以）

5        其他产品看网站

6        盼复，自己的联系方式等

7     u­ 1111我的

3    RIGHT PERSON：你的信谁看了最有效，这是你发信前要考虑的问题，最好直接找到这个人而不是泛泛地指TO WHOM WHO WILL CONCERN，当然如果找不到该家伙的实际姓名只好直接称呼MR+职务了；不过强烈建议联系的时候最好能够搜到他的名字和他的个人邮箱，这样会大大提高信的回复率。如果真的找不到这个家伙的邮箱和个人邮件那只好退而求其次发到该公司的INFO邮箱让他们公司负责处理邮件的人转了，比如你发到该公司INFO邮箱里给MR.MANAGING DIRECTOR or MR.GENERAL MANAGER的信，如果内容看起来不是那么SPAM的话\\]’g nh 一般人家也会根据你信上称呼的职务帮你转的。不过这时候能帮你忙的就是信的内容了，如果你能在信中提到几句他们公司的实际的东西往往会让你的信避免列为SPAM的下场，可以说RIGHT PERSON 是提高回复率这一环里最重要的一步，找到这个可以自己做决定的人才有办法以最直接的方式打开局面进行顺畅的业务沟通，最好你能在发信之前弄到这个人的名字还有其个人邮箱。

针对以上3个RIGHT YSE我的具体操作是：

第一封信 

1  如果有联系人的话 我会在主题里就注明 ATT：XXX

2      直接写明与某产品有关 如果客户是做这个产品的话，肯定是有兴趣打开的。 

3      第一封信的信头注明是TO ： XX 公司 地址 电话 传真 联系人等  这样做的好处是给客户的感觉就是你的E-MAIL不是群发的，显示你重视他这个客户 

EXAMPLE AS  FOLLOWING ：

SUBJECT ：ATT ： PETER 

COMPANY NAME ： ABC COMPANY 

ADDRESS：…….

TEL: ……FAX: …….MOBILE:……

                       如何写开发规范的开发信

外贸英语往来信件，包括传真，电邮，信函等，是当今国际贸易交流中的主要载体，其主要目的就是为了传递商务信息。因此合格的英语往来信件必须是以简洁的语言、明晰的结构来表述完整的内容，同时，最好还要可以体现出成熟的业务思维。 

   一笔定单的开始往往始于出口商主动向潜在客户发信建立业务关系，而这个建立关系的开发函的内容，个人认为可以包括如下内容：

第一：说明客户信息来源，即如何取得对方的资料。

作为贸易商，个人SOHO者，可以通过驻外使馆商务参赞处、商会、商务办事处、银行、第三家公司的介绍，或者在企业名录、各种传媒广告、网络上寻得客户资料；也可以在交易会、展览会上结识；甚至是在进行市场调查时获悉。

因此我们可以如下方式来表明客户信息的来源：

1） We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are interested in Chinese handicraft.

2） Mr.Bowins, Head of Arcolite Electric AG has recommended you to us as a leading importer in Korea of lightweight batteries for vehicles.

3） We have obtained your name and address from the Internet.

4） Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in Egypt.

当然还有很多的英文表达方式，我就不一一列出来了，反正大家只要知道就行。

第二： 言明去函目的

一般来说，我们给客户写信，总是以开发业务，建立市场，拓宽产品销路为目的。所以我们可以有如下的表达方式：

1） In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.

2） We are writing to you to establish long-term trade relations with you.

3） We wish to express our desire to enter into business relationship with you.

第三：本公司概述

我这里所说的本公司介绍，包括对公司性质、业务范围、宗旨等基本情况的介绍，以及对公司某些相对优势的介绍，比如：经验丰富、供货渠道稳定、有广泛的销售网等。我们可以用英文如下表达：

1） We are a leading company with many years' experience in machinery export business.

2） We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.

3） We have our principle as "Clients' needs come first".

4） A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over 100 countries and regions worldwide.

5） Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in coasted and inland areas.

第四：产品介绍

这一部分最重要，一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求，比如需要某某服装，那么我们会选取某某服装进行具体的推荐性介绍，反正就是针对客户需求的特定介绍；如果我们只拿到客户的名片，不太清楚客户的需求，那么我们就把公司经营产品的整体情况，如质量标准，价格水平，打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。

当然附上目录，CATALOGUE，报价单或者另寄样品供客户选择也是经常采取的做法。

1） Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and competitive price.

2） We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.

3） Our products are enjoying popularity in Asian markets

4） To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.

第五：激励性结尾

一般我们在开发信的末尾会写上一两句希望对方给与回应或者劝客户立刻采取行动的语句。

1） Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.

2） We are looking forward to your specific inquiries.

最后：任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。

比如你在展览会上和客户拍的合照，可以随信而发，既可以提醒客户你是谁，让客户一下子就记住你，也可以更加表达你和客户的友好关系。

比如客户平常随意说出的某张一直在寻找的CD或者DVD，或者客户一直在找的一本书等等，你可以随着寄样品时一起寄出，让客户知道你一直关心着他们，你的SERVICE一直是最优秀的，你会在做生意的过程中关注任何需要注意的地方，会让客户更加放心你的做事态度。

                              如何开发客户

外贸的拓展方式就那么几种:1、被动（B2B、寻盘等）、主动（展会、买家名录、海关数据等）但每个都有不同的作用与价值。问题是怎么才可以增加效率，提高成功率。买家不在多，在于精。

   那么我主要说说利用海关提单数据开发客户。首先我能确定的是这些客户是真实有效的；再者我可以确定他是购买我们相关产品的（数据按产品英文名字检索的）；其次，因为这个数据里边有交易量，我能确定出来这个采购商的大小，是否和我们的生产能力相匹配。

   昨天搜索看见一个网站分享给出大家,在GOOGLE搜索 "Customs bill of lading" 第一个就是,可以免费搜索很多北美\印度\等海关提单数据买家..还有很多买家名录...都免费的,大家试试...在产品描述中输入英文产品关键词.点搜索,

1、首先您要确认是否采购你的商品，采购的型号、要求等和你的产品是否一致

2、分析判断采购商的大小、采购习惯、采购周期、

3、分析判断你的竞争对手情况，知己知彼

4、确定之后搜索买家的网站了解具体情况。查找联系方式

5、在详细数据中点击采购商链接GOOGLE查找。注意：如果你查不到，请你去掉几个字节，只要关键字。比如：STEMCOR USA, INC., 350 FIFTH AVENUE 这个采购商。STEMCOR USA, INC这个是采购商的名字。但由于我们数据处理中把地址的一部分350 FIFTH AVENUE也计算在内了。所以你搜索不到。 那我们搜索STEMCOR USA, INC 在GOOGLE第一个出现Stemcor - The Strength Behind Steel 这个就是这个采购商网站了，下面还有很多关于这个采购商的信息..或者把ＩＮＣ去掉，直接搜索关键词STEMCOR USA

6、在查找采购商的过程中有的采购商在网络上留的痕迹很少，那我们要仔细的查看后面的文章，有很多被文章收录、有的被其他B2B收录等等，只要仔细一定可以查到的。

7、如果搜索公司搜索不到，那么你可以搜索公司地址，也就是门牌号

以公司玩具（toys）为例子，通过美国提单数据查询WOODY TOYS公司经营此类产品，通过搜索，可立即获得它的网woodywoodtoys看其公司简介，了解到此公司的经营范围；观其产品部分，知道与我公司哪些产品吻合；再看其联系方式，列举非常详细

Location   Yrseke, The Netherlands

COC/KvK registration   No.18074804

Bank Account:     

RABO   12.81.43.304

BIC-code:     

IBAN- code:     

Contact:     

tel:     +31 (0)113-571533

e-mail:   info＠woodywoodtoys.nl

使用邮件我再google一下：

info＠woodywoodtoys.nl这个邮件google里边搜索出来4条记录， 分布广泛，既然这个是对外宣传很多的，那么这个也是要重视的。 我可以确认的是info＠woodywoodtoys.nl对我很有价值。接下来我又仔细看了一下他们一年的采购记录，了解到了他们的采购量和采购周期，根据这些我写了一封既简洁又有内容的开发信，具体情况今天暂不深化，当然结果肯定是比较好的。

   在获悉潜在客户资料时，要做充分的准备，不能蜻蜓点水，一看到客户的邮箱，不多想就噌得一封开发信发过去，因为你并不了解这个客户，这种情形下你的开发信内容一定也是千篇一律的，何以让对方心动呢？使用有效的工具确定真实有效的买家，同时大家多多利用搜索引擎，不同的关键词有不同的结果，当然，不同的关键词也有相同的结果，取其交集部分，定能让你的信息更准确。