会计账簿—总账与明细账的关系及其平行登记

1.总账与明细账的关系

如前所述，所谓总账，是指按总账科目开设的账户，对总账科目的经济内容进行总括的核算，提供总括性指标；所谓明细账是指按照明细科目开设的账户，对总分类账的经济内容进行明细分类核算，提供具体而详细的核算资料。这就表明，总分类账和明细分类账是既有内在联系，又有区别的两类账户。

1）总分类账户与明细分类账户的内在联系

总分类账户与明细分类账户的内在联系主要表现在以下两个方面：

（1）二者所反映的经济业务内容相同，如“材料”总账账户与其所属的“原材料”、“辅助材料”等明细账户都是用以反映材料的收发及结存业务的；

（2）登记账簿的原始凭证相同，登记总分类账户与登记其所属明细账户的记账凭证和原始凭证是相同的。

2）总分类账户与明细分类账户的区别

总分类账户与明细分类账户的区别主要表现在以下两个方面：

（1）反映经济内容的详细程度不一样。总账反映资金增减变化的总括情况，提供总括资料；明细账反映资金运动的详细情况，提供某一方面的资料。有些明细账还可以提供实物数量指标和劳动量指标。

（2）作用不同。总账提供的经济指标，是明细账资料的综合，对所属明细账起着统驭作用；明细账是对有关总账的补充。起着详细说明的作用。由此可见，二者关系密切。在设置明细分类账时，一定要考虑二者这种既有联系又有区别的特征。

2.总分类账与明细分类账的平行登记

为了使总分类账与其所属的明细分类账之间能起到统驭与补充的作用，便于账户核对，并确保核算资料的正确、完整，必须采用平行登记的方法，在总分类账及其所属的明细分类账中进行记录。平行登记是指经济业务发生后，根据会计凭证，一方面要登记有关的总分类账户，另一方面要登记该总分类账所属的各有关明细分类账户。

采用平行登记规则，应注意以下要点：

1）对于需要提供其详细指标的每一项经济业务，应根据审核无误后的记账凭证，一方面记入有关的总分类账户，另一方面要记入同期总分类账所属的有关各明细分类账户。

这里所指的同期是在同一会计期间，而并非同一时点，因为明细账一般根据记账凭证及其所附的原始凭证于平时登记，而总分类账因会计核算组织程序不同，可能在平时登记，也可能定期登记，但登记总分类和明细分类账必须在同一会计期间内完成。

2）登记总分类账及其所属的明细分类账的方向应当相同。

这里所指的方向，是指所体现的变动方向，而并非相同记帐方向。一般情况下，总分类账及其所属的明细分类账都按借方、贷方和余额设专栏登记，如存货账户和债权、债务结算账户即属于这种情况。但有些明细分类账户按组成项目设多栏记录，采用多栏式明细账格式。这种情况下，对于某项需要冲减有关组成项目额的事项，只能用红字记入其相反的记账方向，而与总分类账中的记账方向不同。如“财务费用”账户按其组成项目设置借方多栏式明细账，发生需冲减利息费用的存款利息收入时，总分类账中记入贷方，而其明细账中则以红字记入“财务费用”账户利息费用项目的借方，以其净发生额来反映利息净支出。这时，在总分类账及其所属的明细分类账中，就不可能按相同的记账方向（指借贷方向）进行登记，而只能以相同的变动方向进行登记。

3）记入总分类账户的金额与记入其所属的各明细分类账户的金额相等。

总分类账户提供总括指标，明细分类账户提供总分类账户所记内容的具体指标，所以，记入总分类账的金额与记入其所属各明细分类账户的金额相等。但这种金额相等只表明其数量关系，而不一定都是借方发生额相等和贷方发生额相等的关系。如上举“财务费用”账户的明细账，采用多栏式时，本月既有存款利息收入，也有存款利息支出的情况下，“财务费用”总分类账户的贷方发生额与明细账的贷方发生额就不一致，但作为抵减利息支出的利息收入数额是相等的。

综上所述，总分类账户及其所属的明细分类账户，按平行登记规则进行登记，一般可以概括为：依据相同，方向相同，金额相等。但要注意对方向相同、金额相等的正确理解。

在会计核算工作中，可以利用上述关系检查账簿记录的正确性。检查时，根据总分类与明细分类账之间的数量关系，编制明细分类账的本期发生额和余额明细表，同其相应的总分类账户本期发生额和余额相互核对，以检查总分类账与其所属明细分类账记录的正确性。明细分类账户本期发生额和余额明细表根据不同的业务内容，可以分别采用不同的格式。

现以材料核算为例，对总分类账和明细分类账的平行登记加以说明。

[例7-1]某企业2003年5月份“原材料”总账及其明细分类账：甲、乙材料账的月初余额如表7-15、7-16、7-17所示。

表7-15                            总分类账会计科目：

原材料

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表7－16　　　　　               原材料明细分类账

材料名称：甲材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　              计量单位：公斤

材料名称：乙材料　　　　　　　　　　　　　　　　　　         　　计量单位：公斤

（1）本月购入甲材料50公斤，每公斤单价100元；购入乙材料20公斤，每公斤单价150元，货款已用银行存款支付，材料已验收入库。根据这一经济业务，其验收入库的会计分录为：

借：原材料——甲　　　　　　　　　                     5 000

——乙　　　　　　　　　                     3 000

贷：材料采购　　　　　　　　                        　　　8 000

（2）本月生产产品领用：甲材料40公斤，每公斤单价99元；乙材料10公斤，单价152元。发出材料的会计分录为：

借：生产成本　　　　　　　                                 5 480

贷：原材料——甲　　　　　　　　                              3 960

——乙　　　　　　　　                              1 520

根据上述资料及会计分录对“原材料”总账及甲、乙材料明细账进行平行登记如表7-15、7-16、7-17所示。

从表中可看出，明细账期初余额之和、本期发生额之和以及期末结存额之和与总账相应的指标是相等的，即：

期初余额：2 425+6 120=8 545（元）

本期购进：5 000+3 000=8 000（元）

本期发出：3 960+1 520=5 480（元）

期末结存：3 465+7 600=11 065(元)

由于总分类账和明细分类账是按平行登记的方法进行登记的，因此对总分类账和明细分类账登记的结果，应当进行相互核对，核对通常是通过编制“总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表”进行的。对照表的格式和内容见表7-18。

表7-18             总分类账户与明细分类账户发生额及余额对照表