烟酒管理制度

 

烟酒管理制度

 

一、目的

为规范公司烟酒管理，对业务招待需要发生烟、酒、茶、水果、点心等的采购、保管、领用、盘点的程序化，特制定本制度。

二、适用范围：

   用于公司及各部门对外工作的必要招待。

三、权责

   公司招待所用的烟酒等由财务部负责采购，行政部负责保管，采用内部回避管理，采购人不得兼任保管，保管人不得自己领用。如遇特殊情况需报总经理核准。

四、申购、入库、流程

1、由行政部根据上月烟酒领用和库存情况，于每月25日前提出下月的采购计划，并填写《烟酒采购申请表》（附表1），上报总经理审批。

2、烟酒每月的大致库存情况可参考如下（少于此量可申请采购）：

序号	香烟库存数量	白酒库存数量
1	软中华5条	茅台2箱
2	苏烟5条	五粮液2箱
3	硬中华5条	剑南春2箱
4	黄金叶5条（20元）	海之蓝3箱
5		红酒2箱
6		泸州头曲3箱

3、财务部采购人员对市场烟酒价格做出调查后，提供三个及以上烟酒供应商的信息，由行政部经理挑选其中一家作为公司烟酒供应商。

4、采购人根据《烟酒采购申请表》于2个工作日内采购公司招待烟酒。

5、采购回来的烟酒必须当天入库，并获得保管人开具的《烟酒入库单》（附表2）.如遇特殊情况，保管人不在或无法返回公司，采购人对已经采购但未入库的烟酒负保管责任，遗失或损坏都由采购人负责赔偿。

  6、采购的烟酒经核实无误后，行政部保管人办理入库手续登记台账由行政部经理复核签字。

  7、采购人持《烟酒采购申请表》、《烟酒入库单》、烟酒按财务报销程序报销。

五、保管

  1、行政部对烟酒负责保管工作，确保账实相符。

  2、烟酒保管人员必须建立烟酒台账，烟酒入库、出库应如数登记，注明领用人、领用用途、数量等，做到账物相符。

  3、保管人凭《烟酒采购申请表》入库，保管人认真清点数量、品类，开具《入库单》，一式三份，保管人一份，采购人一份，备存一份。（月底汇总交于财务部经理留存备查）。

 4、采购回的烟酒存放在公司的储藏室内，做好防霉防潮工作。

六、领取及使用

烟酒的领用由需要领烟酒的部门经办人提出申请，并完整填写《烟酒领用单》（附表3），由部门经理审核，主管副总审批后，方可在行政部办理领用手续。

1、烟酒的级别分类：

类别	品名	级别	类别	品名	级别
酒	茅台	A	烟	软中华	A
	五粮液	B		苏烟	B
	剑南春	C		硬中华	C
	海之蓝	D		黄金叶	D
	红酒	E
	泸州头曲	F

（注：1、由于啤酒不为常用酒，且保质期较短，一般不做库存和级别区分，有需要可申请临时采购，部门经理负责审核，主管副总审批。

  2、烟酒领用参考标准

招待对象	级别	备注
贵宾	A	招待贵宾时由使用部门经理审核，报总经理审批后按A/B/E级别领用烟酒。
贵宾	B
重点客户	C
员工活动、业务招待	D
贵宾	E
工程现场业务	F

  3、剩余烟、酒等的退还：对于领用的烟、酒等未使用或者剩余的，领用人必须在24小时内退还保管人，并办理《剩余烟酒退还单》（附表4）签字确认。

七、库存盘点

行政部每月1--3日，对上月烟、酒、礼品等管理情况（入库、领用、退还等）进行检查，并对库存烟、酒等进行盘点，汇总登记在《月度盘点登记表》上，报送主管副总、总经理检查。

八、检查标准及记录

1、《烟酒领用单》禁止涂改，对于登记错误进行涂改的，须有相关责任部门经理签字确认。

2、申购、领取及使用、退还必须严格按流程执行。

3、各项签字必须严格执行，禁止代签。

九、本制度经公司总经理审批后执行。

 

 

附表1：

烟酒采购申请表

   编 号：                                           年    月    日

申请部门				申请人		申请日期
序号	名称		品类	库存量	采购数量	预算单价	合计
预计总金额
主管副总 审核					总经理 审批

附表2：

烟酒入库单

  编 号：                                         年    月    日

序号	名称	品类	单价	数量	级别	采购编号	备注

  采购人：                    保管人：               复核人：

 

附表3：

烟酒领用单

  编 号：                                           年     月    日

领用部门

领用人

领用日期

招待对象

招待人数

领用标准

领  用  物  品  内  容

序号

名称

品类

数量

备注

部门经理审核

主管副总审批

总经理 审批

保管人：                                 领用人：

 

附表4：

剩余烟酒退还单 

   编  号：                                            年    月   日

退还部门			退还人		退还日期
退  还 物 品 内  容
序号	名称		品类	数量	备注

保管人：                                 退还人：