订单管理程序

2.    适用范围：订单的受理、评审、确认、变更、执行、出货等作业。

3.    管理权责：

3.1   业务科负责所有订单及与订单有关指令与门市或业务人员沟通；

3.2   业务科负责除水钻颜色变更外其他变更的提出并交工程科；

3.3   工程科负责除水钻颜色变更外其他变更的量产可行性评估并2H反馈业务科，同

时负责需开订单评审会的产品清单交业务科；

3.2   市场部经理负责订单价格评审；

3.3   总经理批准特定产品价格；

3.4   生产部负责与订单有关产品评审以保证产品质量；

3.5   生管科负责物料计划评审与产品交期评审；

3.6   品管科负责需开订单评审会的产品清单交业务科；

4.  管理程序：

4.1   报价：市场部业务人员依据公司产品价格规定，提出报价，送交客户，作为以后与客户交易依据。

4.1.1报价实行统一集中管理，并由业务科负责制定报总经理批准。

4.1.2 业务主办人员在客户选定款式后，价格最终谈定后由业务主办人员执行，连同    

订单复印一份给业务科录入客户档案。

4.1.3 市场采样及其报价，至少应有2人以上在场；

4.1.4 订单报价须经业务科科长核准方可生效。

4.1.5 总金额在10万元订单或主要客户及重大事宜（或总经理指定）须提请总经理，  

甚至董事长批示。

4.2   信息反馈：市场部应及时将客户意见及新版、回单等方面的信息提供给开发科、     

生产部等相关部门。

4.2.1 样品的确认：客户需要样品时，依《样品制作管理程序》实施。

4.2.2 除水钻颜色变更外，其它变更如水钻规格变更，配色材质的变更，链条变更等等，客户（门市）特别强调内容的，均应开立《工程变更单》经工程科评审同意后下单生产。

4.3   若客户不下询问单而直接下正式订单则依下列程序执行：

4.3.1 为降低经营风险，客户于正式下单时，必须签订销售合同并应支付总价30％以上之订金供担保。

A、下列特殊客户订单确认前必须召开订单评审会确认以保证生产过程产品质量：

1工程科指定的产品（由工程科在市场部、生管科产品图纸上加盖“需评  

审0”红章）；

2以前出过问题的产品（以《品质异常单》为准）或品管指定的产品（由品  

管科在市场部、生管科产品图纸上加盖“需评审1”红章）；

3新的质量项目要求的产品（如客户要求电镀厚度、客户要求无镍电镀、客                

户要求电镀保色时间、客户要求新的电镀颜色、客户指定供应商处采购材料、客户提供材料、新的表面处理效果、电镀双色、电镀三色等）。

B、订单评审会参加人员由生产部经理决定，可以是开发科、工程科、采购、生管科、仓管、合金车间、装配车间等；订单评审会由生管记录，生产部经理签字后反馈业务科； 

C、上述情况须紧急下单的，由业务科取样品连同订单一同交副总经理评审同意

后即可下单生产；也可依《产品质量计划程序》执行质量计划后下单生产。

4.3.2 订单采取签发制，门市订单须由业务科科长签名后方可下单生产，客户订单需由市场部经理签字方可下单。

4.3.3 订单受理：客户以书面形式下单，内容须注明产品编号、数量、交期、质量要求、包装要求等事项，经市场部经理核准后列管并交生管下单。

4.3.4  生管按订单制成《生产流程单》，再按流程单编号及产能排定预定出货计划。

4.3.5 订单所需之材料管制：生管科依据开发部组织的材料清单进行订单所需材料统计交仓管科，仓管科依订单需求数量将材料进行备料，待生产时发给使用订单单位。使用单位若有材料不良或报废补领或补单领料依《仓库管理程序》实施

4.3.5.1水钻材料的管制：由市场部根据客户配色需求详列水钻材料之明细作出《水钻明细表》交生管科和仓库；

4.3.6 仓管科若发现无库存或库存不足时，应立即以《物料尚欠单》的形式通知采购；采购应立即以最快速度报出各欠料的进入日期并将《物料尚欠单》返还仓管(2小时内完成)；仓管收到返还的《物料尚欠单》必须考量材料能否及时上线，并通知生管。所有材料若仓管、采购未及时回复的，生管一律依2天的采购时间计划交期。

4.3.7 货款之结算，市场部可视客户往来之情况，决定是否将相关之税费、版费、样品费等纳入订单合同内。

4.3.8 国外订单必须评注：版费、保险费、运费、特殊包装费、包装方式、付款方式等内容。

4.3.9 具体客户订单评审过程由业务科填写《订单评审表》并依上述过程进行评审，全部通过后下单生产。

4.4   出货管制：

4.4.1 出货作业依照《成品仓管理程序》实施。

4.5   订单变更：

4.5.1 客户要求变更：市场部接到客户要求变更订单(含取消订单)的需求后, 立即书   

面记录并书面通知生管了解生产进度，确认能否配合客户要求。依进度不会对工厂造成损失的；由生管立即书面回复市场部，配合客户要求。若变更有可能对工厂造成损失的，由生管先通知生产线暂停生产，并由生产线提出《订单变更盘亏表》在2小时内报生管。生管在2小时将盘亏情况报市场部回复客户，市场部需向客户详细解释损失情况(以索赔为原则)，取消索赔须由市场部经理同意方可。

4.5.2 经向客户解释后，客户确认变更的，由市场部开出《订单变更通知单》经科长审核、经理核准后送交生管科，具体情况依《生产计划管理程序》实施。

4.5.3 内部变更：若为内部因素无法完全满足客户的订单要求时，生产单位或其单位以书面方式经部经理签核后送生管转交市场部与客户进行协调，若客户可接受，则由业务科开出《订单变更通知单》经科长复核、部经理核准后交生管发至相关单位；若客户不接受应立即呈报副总经理决定。

4.5.4 因内部变更给车间造成损失：由损失车间填写《订单变更月盘亏表》报生管(必要时可提出品质异常单)转市场部。

4.5.5 每月由生管统计并填写《订单变更盘亏月统计表》经部经理签字后报副总经理

4.6   补单作业程序:

4.6.1 各生产单位若发现因品质等因素，致使产品数量不符合流程单要求，且不合格品无法重整时，须立即开出《补单申请单》经车间科长复核、部经理核准后，交品管科判定责任单位，责任单位将《补单申请单》交生管科，由生管科交业务科进行补单作业。

4.6.2 业务科业务主办人员接获《补单申请单》后，须立即联系客户，以确定是否补单生产，若确定需补单生产，业务科业务主办人员须在二个工作小时内开出《生产流程单》交生产单位进行生产作业。

5.表单：

5.1《生产流程单》

5.2《订单变更通知单》

5.3《补单申请单》

5.4《订单变更盘亏表》

5.5《订单变更盘亏月统计表》