费用报销流程制度

1.总则

1.1根据“合理安排、严格控制、注重节约、兼顾效率”的原则，对费用管理办法进一步的清晰化，有利于费用责任部门、支出部门、申报部门、核销部门的实际工作，特制定本指引。

1.2本制度适用于公司各部门。

第二章 费用定义及报销所用凭证

第一条办公费用：包括各部门日常办公所必需的办公文具、办公设备配件（含维修用配件）、易耗材料（如纸张、色带、墨盒等）等的购置费用。一般可分为两类：一次性损耗类办公用品（如纸杯、笔记本等）及低值损耗类办公用品（如计算器、订书机、文件框等）。

    报销所需凭证：

1.人力资源部每月提供办公用品采购清单或各部门办公用品采购申请单，对于采购低值损耗类办公用品，则需要注明采购申请部门、人员、采购类型（新增或更换，新增由部门经理签字确认，更换则在领用新用品同时将旧物交至领用处）。

2.采购；

3.送货验收表。

注意：公用品及低值易耗品需经公司相关主管审批同意后，方可采购。否则，费用不予以报销。

第二条 市内交通费：包括各部门职员因业务需求所发生的车费、路费、过路过桥费等交通费用。根据“费用责任到部门”的原则，该项费用采用定额管理，即公司对各部门的市内交通费给与每月定额至部门，由部门经理统一支配的方式进行核定。

根据各部门业务性质的不同，对各部门定额如下：

 因特殊业务发生的交通费则根据实际情况特殊处理。如：

1、处理突发特殊紧急事件；

2、深夜盘点；

3、加班过程发生的交通费用。

第三条快讯活动费：公司在促销活动过程中所制作的海报横幅、吊牌、台卡、会员手册，会员信息等费用。

    报销所需凭证：

    1.审批通过的请示专用单，需要注明制作内容，单价，费用总额及各部门相关人员的审批意见；

    2.。

第四条固定资产：包括各部门因业务需求购入的办公座椅、保险柜、IT设备、电器等金额较大，使用时间超过一年以上的资产；

报销所需凭证：

1.审批完毕的请示专用单（申请人需注明申请固定资产用途、型号、预算费用金额，IT设备需信息部签字审核）；

2.或收据；

3.资产验收表。

第五条车辆使用费：包括配送中心配送车辆发生的费用，如汽油费、路桥费、维修费、保险等费用。

报销所需凭证：

1.及收据；

2.审批完成的专用清理单（维修费使用，需注明维修部件、维修金额）；

3.验收单；

第六条租赁费：包含打印机租赁费、员工宿舍租金、门店租金、总部租金及配送中心租赁费用。

报销所需凭证：

1.及收据；

2.审批完成的请示专用单或合同复印件。

第七条费：包括公司总部及门店理、变更及注销费用；

报销所需凭证：

1.或收据；

2.办理完成的证件复印件（变更需提供变更前后的复印件各一份）。

第水电、物业管理及卫生费：包括公司总部、门店、配送中心因业务需要发生的水电费、管理费、卫生费等费用。

     报销所需凭证：或收据；

第九条 工资、福利费及保险：包括公司登记在册的入职员工的薪酬福利，社会保险等费用。

     报销所需凭证：审批通过的工资（福利费、保险）明细表；

第一十条 其他费用核销：见《费用报销一览表》

第三章  费用报销责任及相关要求

第一十一条   费用报销责任界定

1.报销人的责任

报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性负责，单据及附件应合法、完整。各项报销、资料必须齐全并按要求粘贴，否则财务部有权拒绝报销。

2.直接领导的责任

（1）负责审查费用项目申请及批准手续。 

（2）对所报销项目的真实性、合理性、必要性负责，各项附件合法性、完整性负责。

（3）部门负责人对报账项目的真实性、必要性负责，并对部门费用支出是否控制在预算范围负责。

3.财务审核人员的责任

（1）负责审查单据的合法性、真实性、填报准确性、及时性，报销内容和开支标准是否符合有关标准。

（2）审查报销项目审批手续的完整性。

4.审批者的责任

审批者对报销项目的真实性、必要性、费用总体的合理性负责。

第一十二条    费用报销及时性、规范性要求

1.及时性：为确保每月费用发生情况在账面真实反映，保证各月费用预算与执行的匹配性，贯彻费用核算管理的权责发生制原则，各种费用必须及时报销。

特殊情况下，可由部门领导指定专人暂代经办人报销，并待经办人后续补确认。

2.规范性：费用报销单中应填写报销部门，日期，报销事由和用途，报销人签名，报销合计栏要正确写上大写金额（零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾）及小写金额等，并且大、小写金额要一致；对于不符合公司规定的报销单据，财务部统一退回本人予以更正，更正后仍不符合规定的财务部不予以报销，屡教不改或查实虚报等情况，财务部有权向总经理报告并予以处罚。

第四章  费用报销单据要求

第一十三条   费用报销单据类型：费用报销单大致分为：、收据、白条（收条）三类。

1、：是指上部盖有椭圆形税务机关统一监制章,且从税务局购入的,并盖有购入单位专用章.这些票据来源于电信、药检局、大型商场等单位。

2、 收据：一般是指带有收款单位公章的票据。这些票据一般来源于：小商店、小旅社、等不正规的单位。

3、白条（收条）：一般是指支付给个人的开支，收款人以个人的名义开具的收到条。这些票据一般来源于：无营业执照的个体商贩、车主、房东、员工、等个人

第一十四条   费用报销粘贴要求：

1、单据粘贴一般使用公司统一的粘贴单，根据单据的业务类别、或票面大小、形状、纸质等不同特点，按照整洁、有序、便于审查、易于清点的原则，由报销人自行粘贴。以免发生差错；

2、分类粘贴：在单据较多的情况下，应根据性质采取分类粘贴的方法。

第一十五条     其他费用报销说明：

     1、公司内部报销时间规定为每周星期五进行，财务部收单时间为周一至周三，周四为总经理审批时间；

     2、个人费用报销时间于每月28号截止；

     3、费用报销制度的最终解释权归公司财务部，未尽事宜后续补充。

第一十六条    附则

1、本制度由财务部负责修订和解释,经批准后生效，增删修改亦同。

2、本制度自下发之日起实施，原制度同时作废。