工程档案管理作业指引

加强公司工程技术档案归档管理工作，统一工程技术档案资料的归档要求及标准，遵照国家相关技术档案管理的规定，确保其有效性和保密性。

2.适用范围

适用于公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。

3.术语定义

无。

4.职责权限

4.1.项目部

4.1.1.负责本部门的工程技术档案管理；

4.2.行政人事中心

4.2.1.负责组织工程技术档案管理工作的开展并管理保存。

4.2.2.按相关规定存档并移交。

5.关键活动

1

2

3

4

5

5.1.总则

5.1.1.公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档，每个项目的档案内容包括三部分：

a)各相关部门移交给项目部的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸。

b)项目部移交城建档案馆的竣工资料。

c)项目部移交物业的竣工资料。

5.1.2.为了便于统一管理，上述各相关部门负责办理的有关工程的证件及批文原件，办理好后统一归项目部档案管理人员备案登记，如有需要，办理相关借阅手续。

5.1.3.各单体工程竣工后，所有需要移交物业备案的资料，应统一交给行政人事中心登记，由项目部负责组织移交物业，并做好移交登记手续。移交登记手续应包括移交内容的目录及交接人员签字，在移交物业同时将移交手续的登记备份交由行政人事中心存档。

5.2.归档范围及归档要求

5.2.1.管理范围

a)对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

b)竣工图分为三类，第一类为单体竣工图（包括建筑、结构、水电、暖通等个相关专业），一式两套，分别由项目部提交档案馆及物业；第二类为零星的竣工图（如：装修、幕墙等），由成本管理部会同竣工结算资料一同报行政人事中心存档；第三类为室外管网竣工图，一式四套，由项目部提交物业及行政人事中心各一份。

5.2.2.管理要求

a)归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处，并加盖部门红图章。

b)工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

c)归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

d)工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。

e)所有竣工图均应加盖新的竣工图章（50mm×80mm），示例如下：

g)利用施工图改绘的竣工图，要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围，并标明变更修改依据；凡有重大改变，或变更部分超过图面的1/3的，应当重新绘制竣工图。

5.3.立卷、归档要求

5.3.1.组卷

a)各相关部门名称及代码，统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合而成。例如：项目部为XM，以此类推。

b)各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷（以卷、册、盒为主要形式），可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录及备考表。卷内所有文件需要装订成册。

c)待工程阶段性竣工完成后，或达到一定时间后由各部门填写好本部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给行政人事中心。案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称统一编写。

d)行政人事中心需对案卷总目录进行汇总整理，形成系统完整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由行政人事中心统一编制。

5.3.2.编目

a)编制卷内文件页号应符合下列规定：

⏹卷内文件均按有书写内容的页面编号，每卷按年度单独编号，页号从“1”开始；

⏹页号编写位置：单面书写的文件在右下角，双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角；

⏹成套图纸自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

b)卷内目录的编制应符合下列规定：

⏹序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

⏹文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。

⏹文件题名：填写文件主体全称。

⏹日期：填写文件形成的日期，包括年月日。如：2011.5.4。

⏹页数：每份文件有几页（背面有文字的也算一页）。

⏹页号：卷内每份文件第1页所在之页的编号。

⏹卷内目录排列在卷内文件首页之前。

c)卷内备考表的编制应符合下列规定：

⏹本卷情况说明：填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名，标注时间。没有需要说明的事项可不必填写说明。

⏹另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数）。

⏹卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

⏹卷内文件备考表包括卷内文件情况说明（如文件数量、份数、页数；质量－完整性、准确性以及卷内文件的变化情况）立卷人、立卷时间等。

d)案卷总目录中的编制应符合下列规定：

⏹案卷号：以一本案卷为单位，内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素，如“XM-世豪广场-2011 -1”。

⏹案卷名称：包括案卷主要内容，分卷序号等，如“工程联系单*建筑*第一分册”。

⏹责任人：提供档案人员。

⏹编制人：行政人事中心档案管理人员。

5.4.归档时间和手续

5.4.1.归档时间

a)每一工程项目的立卷归档，一般应在该阶段性项目全部竣工结束（移交物业）后两个月内完成。

b)具体的文件移交、归档要求参照《工程档案归档表》。

5.4.2.归档手续

a)各相关部门在办理档案移交时，均需登记并签收。

6.流程接口

6.1.SHXR-OP-GC01《项目工程管理程序》

7.记录文件

7.1.SHXR-WI-GC05-F01《工程档案归档表》