公司ERP操作规范

1 目的：

通过规范公司各部门相关人员在ERP系统运行中应承担的职责，确保ERP系统的管理思想和方法在公司各部门得以使用，提升公司现代化管理水平和工作效率，降低成本、提高产品竞争力。

2 范围：

适用于涉及公司ERP系统运作的各部门。

3 操作要求规范：

3.1 技术部

3.1.1物料编码的编制

● 按照公司的“产品和物料的编码规则”编制成品、半成品、主料和辅料的代码，严格遵循唯一性、实用性、方便性、可用性原则。

● 针对新增或修改的物料编码列出清单，清单中必须包含原编码和新编码信息，发送给企管部IT管理人员进行ERP系统的物料编码的更新操作。

3.1.2 BOM的编制

● BOM表中的子件编码、单耗数量、领料仓库、生产部门必须指向正确。

● BOM的编制必须完全体现出设计要求的原辅材料选用之规格、单耗数量，确保设计技术规范作为BOM编制的唯一依据。

● BOM的编制和审核必须在该母件下达生产前完成。下达生产后，即使还没有领用材料，如果BOM有了修改，必须通知企管部IT人员及时更新ERP系统中BOM信息，同时应通知生产计划员删除已有的生产订单，重新下达该产品的生产订单。否则，材料的配比仍然是BOM修改以前的配比信息。

● 编制BOM时有个必填项目“版本代号”，建议填写BOM编制时的日期，便于将来确定该BOM的适用性等用途。

●涉及技术部的以上工作建议由专人责任操作。

●技术部提交物料、BOM等信息更新到企管部时，须填写“ERP信息系统数据更新表”，如：

3.2.1基础数据

● 物料基础数据维护

对于新增的物料（系统中没有完全适用于该车型的物料信息，为新增物料），新增时须注意新的编码要参照之前已有类似存货的编码，并确保ERP系统编码唯一性后，能够与类似存货排列在一起，以方便使用时查找；其次，新增物料时一定要用复制最相似的已有存货的方法新增，不得采用直接新增的方法。

因为直接在ERP系统中新增物料编码时，该物料对应的系统默认初始参数信息均需要手工逐项录入，且系统的默认初始参数较多，录入时容易出错或漏掉，导致后期进行MRP计算时报错。

● BOM数据维护

1）

2）

●客户、供应商维护

1）对于新增客户或供应商，正确完整录入客户信息。如果公司有客户分类，注意客户类别不能选错。客户编码同样要注意顺序、一致性等问题，避免客户列表排列杂乱无序。

2）对于客户或供应商信息变更

3）填写“ERP客户或供应商新增（或变更）申请表”

●ERP用户维护

一、用户的命名规则:

1.用户名即帐号命名: 

1）个人正式帐号: ERP系统中的用户个人操作帐号为员工入厂登记的中文名字，若有重复在则在姓名后加一位数字顺序号区分。

2）系统管理员帐号：ERP系统自动默认的操作帐号为administrator，该用户的密码由企管部IT管理人员进行保管。

2.初始密码:

在ERP系统新建用户时, 对用户对应的帐号需要员工本人使用自己的手机号码进行激活，激活后的初始登录密码由员工在登陆系统前必须设置。

3.用户密码规则：

1）密码长度为5-16个字符，由字母、数字、标点符号构成，不能以“？”、“！”及空格开头。

2）不能以三个相同的字母作为口号的起始字母，如密码：aaasd 为非法。

3）密码须区分大小写。

4）用户名密码需要每3个月修改一次，如果没有主动修改，系统将在用户登录时提醒。

二、用户管理策略:

1、人员调岗: 

1）该人员使用的是个人正式帐号和密码保持不变，在ERP系统中只进行部门或岗位信息进行调整，保持与人力资源系统一致；用户的ERP系统操作权限变更为新的岗位权限。

如: 张三的个人正式帐号, 现在由A部门A1岗位调岗到B部门B1岗位, 原来在A部门的权限是A1, 便调整为新部门B的权限是B1。

2）处理的操作是: 

由企管部IT管理人员在ERP系统中进行统一调整。

4.人员离职: 

1）该人员使用的是个人正式帐号在ERP系统中进行禁用用户名。用户信息在ERP系统中继续保留，但是该帐号的系统操作权限将全部取消。并确保该帐号无法登陆ERP系统或操作系统的任何功能。

2）处理的操作是: 

由企管部IT管理人员在ERP系统中进行统一调整。

三 用户权限申请和变更：

1）用户权限申请或变更由ERP系统最终用户提出需求，并提交到申请部门经理出审批通过后，再提交给企管部IT管理人员处。

2）企管部IT管理人员接受用户权限的申请或变更，需要对用户权限进行审查，重点审查权限所涉及的业务范围。业务范围根据提出需求用户的所在部门进行确认。

3）企管部IT管理人员确认需求无异议后，根据需要为用户创建角色权限并赋予用户，然后将完成的需求结果反馈给申请人和部门。

四、用户部门信息填写

部门信息是员工个人数据,用户初始新建时要保持和人力资源系统中的部门信息保持一致。即人力资源系统中的部门是什么, 在用户的部门数据处就填什么即可。至于电话, 传真等信息帐号管理员可以不维护, 由用户本人进行维护。

3.3销售部

3.3.1 销售订单

● 将正确的物料编码录入《销售订单》，除了录入数量外，根据与客户商定的交期，必须录入预完工日期（如果不录该日期，系统会默认当天完工，显然不可能）。预完工日期是系统需求规划计算以及生产计划人员排程的重要依据。

●对于订单内容有变更的，（如型号、数量、交期），须立即书面通知相关人员，同时在《销售订单》中做变更处理。

3.1.3 销售发货

   ●产品完工入库后，根据客户交期，由《销售订单》生成《销售发货单》。

   ●打印《销售发货单》，并请有签字权限的人员签字批准，去仓库办理出库手续。

3.1.4 销售退货

●客户有退货事项发生时，由该客户《发货单》生成《退货单》，经有签字权限的人员签字批准后，且检验合格，去仓库办理退库手续。

●涉及销售部的以上工作建议由销售内勤操作。

3.2 采购部

3.2.1 基础数据

● 物料基础数据 

主、辅材料的计量单位以长度单位为主，如：米、厘米等，注意尽量避免使用“包、件、个”等难以可靠计量的单位，为以后的材料用量计算时尽量减少单位之间的换算，因为在单位换算过程中会出现数量偏差。

原辅材料物料编码完成后，还需在基础设置中正确做好《仓库存货对照表》和《供应商存货对照表》，对后续的操作使用会提供很大方便。

需要说明的是，很多情况下，新增原辅材料会第一次出现在BOM的编制过程中，这种情况下，新增物料的工作由工程部按照此规范来完成。

不管任何部门新增物料，新增前必须在系统中用关键字模糊查询，确认该物料是否确实为新增物料，不允许出现相同物料具有多个物料编码，即“一物多码”。使用中发现有“一物多码”的，可以通过形态转换、修改BOM以后，停用多余的编码，以保证物料的唯一性。

●供应商

         供应商编码，前缀须符合供应商类别的编码，正确录入为该供应商类别的下设供应商。正确录入供应商类别的编码，将大大提高编制现金流量表的效率和准确性。

3.2.2 采购订单

● 根据销售订单的预发货期，以及生产订单自制件的物料需求，结合库存数量，正确编制采购计划。

● 根据采购计划，编制《采购订单》，《采购订单》的供方、规格、数量、计划收货日期要准确。

● 根据生产（销售）订单的变化及时进行《采购订单》的变更、取消处理，并及时书面通知供应商。

3.2.3 采购入库

● 供应商到货后，采购员根据《采购订单》生成《采购入库单》，对照供应商随货带来的供方送货单，录入数量，能够确认单价的，还需录入单价。

● 打印《采购入库单》，交供应商去办理检验和入库手续。

●涉及采购部的以上工作建议由采购员操作。

3.4 生产

3.4.1 生产预测

● 产品预测单制作

1）手工制作步骤：计划管理→物料需求计划→产品预测→新增。根据月度生产计划量，录入选定车型的月生产数量，并且确定“产品预测单”的预测开始日期和预测截止日期，尽量保证产品预测单是以月度为周期。然后保存该产品预测单，并且审核通过后进行MRP运算。

2）在产品预测单新增或维护界面，“源单类型”选择销售明细计划或物料消耗运算，在“选单号”中输入源单编号（或 F7 调出销售明细计划界面，选择源单据信息确定返回），系统会自动将销售明细计划/物料消耗预算的信息导入到产品预测单。然后保存该产品预测单，并且审核通过后进行MRP运算。

● 产品预测单通过MRP运算后，下发生成生产月度计划单和采购申请单。

● 产品预测单的制作由生产文员进行系统操作。

3.4.2 生产计划

● 生产计划分两类：月生产计划单和日生产任务单。

1、月生产计划单制作

1）手工导入月生产计划

月生产计划导入时，先按模板填写完数据后进行导入，导入数据时按已存在物料进行匹配，如果出现导入资料中的物料不存在当前月生产计划中情况，是否导入的标准为“是否存在合计的下达数量和合计的计划数量”，如果不存在合计的下达数量和合计的计划数量，在当前的月生产计划中新增一行。

2）通过产品预测生成月计划

当产品预测单的“预测开始日期和预测截止日期”以月为周期时，ERP系统将生成当月的整体“生产任务单”。

2、日生产任务单制作

● 不管哪类生产订单，都是生产部门通过BOM的计算，领取材料的数据来源，也是产成品入库的依据。

● 客户订单生成生产订单：作为以销售订单生产的企业，生产出的产品应该都有客户的计划。根据销售订单生成生产订单，保证了每一件成品都可以追溯到特定的销售订单。

● 根据销售订单生成生产订单的步骤：销售管理→销售订货→下达生产。在“下达生产”界面，根据客户的交期要求和公司产能，修改本次下达生产的数量，然后保存。下达生产完毕。

● 然后在生产制造→生产订单→生产订单输入，对刚刚销售订单传递过来的生产订单，修改开工日期和完工日期，保存，审核。未审核的生产订单无法进行后续的参照领料和入库等操作。

● 销售系统会自动减去已下达生产的数量，保证产品不会被过多生产。同时，在销售订单列表，可以直观看到未下达生产数量、已下达生产的数量、已入库数量、已发货数量等重要信息。

● 对于半成品的生产计划，需要生产计划员根据销售订单、半成品库存状况，编制生产计划，然后手工排程，编制每日生产订单，保证不缺料。保证各工序的正常生产。

● 编制半成品生产计划和采购计划时有个简便方法：将近期有可能发货的销售订单选中，一次性全部下达生产，生成一张大的生产订单，然后在生产制造模块，“生产订单缺料明细表”中查看，里面会根据库存状况，计算出所有缺料的半成品和原材料，以及所需的数量，可以参考这个表来编制半成品的生产计划，帮助采购人员编制采购计划。须注意的是这只是个模拟生产订单，作为下计划参考用的，并非要立即生产，所以导出所需数据后，应立即删除这些生产订单。

● 半成品的生产订单，在“生产订单输入”节点手工填写。

● 涉及生产计划和生产订单的工作，建议由生产计划调度员操作。

3.4.2 车间管理

● 根据已下达的生产订单，安排领料和组织生产、办理入库。

3.4.2.1 领料

● 对于已构建在BOM中的子件物料，必须根据生产订单生单，生成《材料出库单》，同时，根据当天的产能，在《材料出库单》上修改本次领料出库的数量，下次再领料时，对于未领数量，可以继续生成《材料出库单》。

● 对于未构建在BOM中的其他物料（通常是价值不高的辅助原材料），用《其他出库单》领料，在《材料出库单》无法开立出库单。注意出库类别勾选“生产领料出库”，便于存货核算时的成本归集。

● 以上，通过“库存管理→选项→专用设置→领料必有订单”实现。

3.4.2.2 产成品入库单

● 班组生产完工，由生产订单生成《产成品入库单》。

● 生成《产成品入库单》时，须正确勾选生产部门、入库仓库，数量按实填写，同一生产订单，可以根据实际情况开立多张《产成品入库单》，但累计入库数量不得大于生产订单数量（该数量也可以设置成允许一定比例的超量入库。

● 涉及领料单据、入库单据生单、录入、打印的工作，建议由车间或工段的统计员操作

3.5 仓库

库管员的工作主要是照单收货和发货，保证账实相符，无需配备打印机。

3.5.1 原辅材料和外购件入库

   ● 库管员只认可公司采购部打印的《采购入库单》，且《采购入库单》上已有检验员的签字，证明该批送货是检验合格的。

   ● 库管员对照《采购入库单》，逐项核对送货的名称、规格、数量等是否与实物一致，无误后，安排供应商将货物摆放到指定位置，并在《采购入库单》“库管”栏位签字，取一联给供应商，作为供方将来挂账的依据。其余由库管员妥善保管，月底整理后交财务应付会计，作为与供应商对账的依据。

   ● 库管员收货时发现，供应商的送货有任何一项与《采购入库单》不符的，不得在单据上签字，退回供应商，安排去采购部重新打印正确的《采购入库单》，重走入库流程。

● 《采购入库单》的规格、物料名称、数量等不得做任何手工修改。

3.5.2 自制半成品和成品入库

● 库管员对照车间开立的《产成品入库单》，检查是否有检验签字以示合格，核对物料名称、规格、数量，无误后摆放到指定位置。

● 库管员、车间入库人员，双方须在《产成品入库单》上签字。

● 《产成品入库单》一式两联，车间统计、库管员各存一联。

3.5.3 原辅材料和自制半成品发料

    ●库管员按照车间开立的《材料出库单》，备好待出库的原材料或半成品，按照对应的名称和规格，与车间领料人员当面清点数量，完成物料的交接手续，由车间领料人员转运到生产线上。

● 库管员、车间领料人员，双方须在《材料出库单》上签字。

● 《材料出库单》一式两联，车间统计、库管员各存一联。

● 《材料出库单》上的物料，必须一次出库完成，不得分批出库。

● 对于材料代用的，按代用确认后的相关单据完成出库手续。

● 用《其他出库单》领用材料的，相同的操作程序。

● 对于多出库或没有材料代用手续胡乱出库，按违规处理。

3.5.4 成品发货出库

    ● 发给客户的产品，按销售部打印的《销售发货单》作为发货依据。

● 库管员须审视《销售发货单》上有无有签字权限人员的签字，未签字的单据退回销售内勤完善手续，不得发货。

● 库管员与销售内勤或业务员共同清点待发货物的名称、规格、数量，无误后交销售内勤，转运出库，由销售内勤完成监督装车和货物出厂手续。

● 《销售发货单》一式两联，销售内勤、库管员各存一联。

● 库管员每月底须对库存物资进行盘点，盘点后按月底最后一天的日期进入系统，填写《盘点单》，将《盘点单》盘点数量与实际不一致的修改为正确数量，保存并审核。确保账实相符。

3.5 应收会计

3.5.1 生成《销售》

     ● 业务员取回客户开立的挂账单后，复印一份交应收会计。

● 点击“销售管理→销售开票→销售普通”界面，增加→下拉→发货单，在跳出的界面中选择已经挂账的客户，进入“参照发货单表头”界面。

● 在该界面，对照客户的挂账单，勾选物料，须注意选中的物料数量之和要大于或等于客户挂账单上的数量，完成后点“确定” ，进入已填入内容的《销售普通》界面。

● 在该界面，修改上的数量与挂账单一致，按挂账单的单价填入单价。完成后检查数量与金额是否与挂账单一致，无误后保存。

● 检查未挂账数是否与客户挂账单一致：重新开立一张销售，注意选择发货截止日期要与客户挂账截止日期一致，在跳出的界面中，全选已发货数，还能够开具的数量，就是未挂账数。该操作仅用于检查送货未结账数是否与客户一致，该不保存。

● 应收会计对已经开立的销售进行复核。

● 进入应收系统，对该进行审核，系统会自动生成一张转账凭证，在应收系统中形成应收账款。

● 客户挂账单为该凭证的原始凭证。

3.5.2 其他应收款

 ● 对于客户收取保证金，或者三包扣款等与客户形成的应收往来项目，在应收处理中直接开立一张应收单，在备注中写明事由，保存后审核，会自动生成一张转账凭证，形成应收款。

● 客户的收据或普通为该凭证的原始凭证。

3.5.3 销售收款

● 业务人员或其他途径收回销售货款时，填写收款单交应收会计。

● 应收会计在应收款管理中，选定客户后，进行“收款单据录入” 的填写，保存，审核，生成收款凭证。

● 银行回单、承兑复印件等支付票据为该凭证的原始凭证。

3.6 应付会计

3.6.1 生成《采购》

给供应商挂账时，按照已经确定的用量为挂账依据。

● 点击“采购管理→采购→普通采购”界面，增加→下拉→入库单，在跳出的界面中选择要挂账的供应商，进入“拷贝入库单表头列表”界面。

● 在该界面，根据该供应商的用量表，勾选物料，须注意选中的物料数量之和要大于或等于《采购入库单》上的数量，完成后点“确定” ，进入已填入内容的《普通》界面。

● 在该界面，修改上的数量与用量单一致，按挂账单的单价填入单价。无误后保存。

● 检查该供应商未挂账数：重新开立一张采购，在跳出的界面中，全选《采购入库单》，还能够开具的数量，就是未挂账数。此操作仅用于检查该供应商还有哪些物料未挂账，该不保存。

● 平时要查看供应商已入库物料的挂账详细信息、未挂账数量等，可以在采购管理→报表→明细表→未完成业务明细表中查询。

● 进入应付系统，对采购进行审核，系统会自动生成一张转账凭证，在应付系统中形成应付账款。

● 供应商挂账单为该凭证的原始凭证。

3.6.2 其他应付款

● 对于收取供应商保证金，质量扣款等与客户形成的应付往来项目，在应付处理中直接开立一张应付单，在备注中写明事由，保存后审核，会自动生成一张转账凭证，形成应付款。

● 给供应商的收据、对供应商的处罚通知等为该凭证的原始凭证。

3.6.3 采购付款

● 按照批准的付款计划，支付供应商货款。

● 应付会计在应付款管理中，选定供应商后，进行“付款单据录入” 的填写，保存，审核，生成付款凭证。

● 银行回单、承兑复印件等支付票据为该凭证的原始凭证。

● 特别注意，每月在采购业务处理完毕，存货核算之前，须进行采购结算，截止日期选为当月最后一天。具体操作根据系统提示即可完成。未进行采购结算，会对某些查询带来意外的影响或造成错误。

3.6 成本会计

    成本会计采用实际成本计算方式，主要在存货核算模块完成。

3.6.1 核算前的准备：

   ● 检查库存管理采购入库单列表，查看当月是否有未填入单价的《采购入库单》，有明确单价的，填入正确的单价。须估价的，也填入估价的单价，并在采购入库单备注栏填写“估价入账”字样，方便以后查询。

  ● 进入采购结算，查看当月有无未结算的单据，如果有，完成结算。

  ● 检查固定资产模块有无计提的当月折旧，总账查看当月水电气等大额支出有无录入系统，避免大额制造费用没有及时入账，造成产品成本严重偏离实际成本。

   ● 检查月底的现场盘点数有没录入《假退料单》。

   ● 检查库存系统的《形态转换单》、《盘点单》、《拆卸单》、《调拨单》有无审核，审核日期是否在当月内。

      3.6.2 核算产成品成本

        ● 计算每个产成品的成本前，须先有构成该产品的所有子件的成本，因此，计算产成品成本的顺序是先算出外购原材料的出库成本，再计算最初级产品的出库成本，逐级计算，最后才能计算出终极产品的销售成本。

        ● 存货成本一般分仓库进行核算。

        ● 核算过程：存货核算→记账→正常单据计算（最先记账原材料库房）→期末处理。

        ● 期末处理后，就已经算出了所有处理过的存货的出库成本。

        ● 按照各工序领用的材料进行成本归集，从系统可以导出该工序的材料出库成本。

        ● 用设定好的excel成本计算表，合理分摊制造费用，填入到成本计算表中，填入该工段工人的工资总额，填入该工段产品的入库数量，填入该工段领用出库的材料成本总额，即可计算出该工段的所有产品实际成本。

        ● 进入存货核算系统，点击“产成品成本分配”，按生产部门查询出刚刚计算部门的产品，输入刚刚计算出的产成品成本。

        ● 完成后核对无误，点击分配按钮，将成本分配给各个产品。

        ● 如此继续操作，直至算出最终产品的实际成本。

3.6.2 生成凭证

 ● 在存货核算生成凭证界面，通过选单、选仓库等操作，分别过滤出《材料入库单》、《产成品入库单》、《发货单》、《销售》等单据，分别生成当月的材料出库耗用凭证、产成品入库凭证、销售出库成本等凭证。

● 回到总账检查，此时应看到总账余额表的生产成本和制造费用余额均为零，说明核算完整正确。如果不为零，说明计算有错误，须去逐项检查，查出问题并解决，直到余额为零。

3.6 总账会计

       总账会计、费用会计等的操作，UFO报表（财务报表）的生成，相对比较简单，金额、科目不要用错即可，在此不再赘诉。