现场团购会操作流程

现场团购会流程以建材团购会为例，十四天为一周期。

一．团购活动前期策划阶段

本阶段为第一至第五天，主要工作为整理上场团购会的反馈信息，确定本场团购会的热点和主题，活动方案和炒作方案。

第一天：

网资部：

团购会结束后，当天晚上马上更新网站。包括：网站首页，报名帖，内页资讯，及论坛顶部帖子以及图片信息。（如没有确定下一次活动主题亮点的，也要明确标明亮点迟些公布） 

当天活动的炒作：可以把当天拍的现场相片提前传入论坛做一些炒作！

第一天召开部门会议，对上次活动做一个具体的回顾，针对网络上的不足之处以及，在现场从网友中听取的一些意见，做一些适当调整！

活动后的第一、第二天这两天是新网友登陆网站最多的时候，原因是活动刚刚结束一些新的TX会登陆我们的网站查看一些我们在当天活动宣传的服务以及信息。网资工作要尽可能的利用这段时间抓住新网友！（通过对活动进行报道，基本上是在论坛里对上一场活动进行回顾和讨论，引导参加了活动的网友对当天的活动进行讨论闲聊，吸引新网友）

运营部：

1.整理上场团购会现场使用物品

2.收集到场签到户数、总订单数、新办U卡户数

3.修改网站翻屏、通栏广告(该部分工作根据各分站职能确定)

4.活动统计表，发总部分站管理人员

5.上周工作总结，本周工作计划

6.下届活动场地的确认

采购部：

1.  整理上届团购会的价格信息统计，缜密审核价格信息。

2.  审核客服部输入U卡系统的商家价格.

3.  与财务确定尚有欠款未结算的供应商名单。

4.  采购人员催款，现金或转账。     

5.  收款确认，签订规范化合同。

6.  统计客服部门处投诉问题，登记相关记录。

7.  协助客服人员及时联系供应商，解决投诉问题（持续工作）

客服部：

1.统计上届团购会总订单数、新办U卡数、网友签到数

2.将前一日申请的新的U卡用户资料输入系统内

3.将网友的U卡三联单上所订商品输入U卡系统

4.进入QBS专卖店，关闭过期的促销信息，并留意商家店铺中的评价和留言，回答网友在里面提出问题。

5.打电话跟商家联系，确认新的促销方案。

6.去QBS后台订单系统中看下今日的订单，并打电话给商家确认订单信息，并让商家在第二天早上跟客户联系。

各部门当天任务完成后，开会总结上届活动，及时修正工作问题，完成本场活动工作计划部署。

第二天至第四天

运营部：

1.配合采购部确定新一届团购活动的亮点和活动主题

2.修改网页报名贴

3.针对活动情况寻找商家做访谈（也可通过在线问答形式进行）

4.准备对新一届的团购活动进行媒体炒作热点的安排

采购部：

1.安排供应商回访，结合上届团购会订单情况，周四中午前做出供应商回访总结，分析回访信息。

2.在运营部配合下制定本届活动亮点，周四前确定活动方案。

3.活动方案确定后，于周四完成内容发布，更新报名帖及论坛信息。

4.采购经理根据采购人员回访总结，基本确定本届活动到场商家名单。

5.采购经理本届活动到场商家数量与质量，拟定招商计划,分配及指导采购人员招商工作。

网资部：

针对由运营部确定下来的新一届团购活动的亮点，讨论一下如何做宣传；

网资推广人员就新一届活动的亮点各大论坛网站做一个信息的轰炸。（包括QQ群）

　　15天的第一个星期，可以适当的开展一些网站线上活动！不须频繁，只要可以让网友们适当的活跃一下就可以！

客服部：

1.做U卡用户三联单回收情况的分析，若发现签到没有交三联单的用户，则将网友列出来，然后打电话跟网友联系，询问具体情况。

2.根据上届团购会情况，制定出相关的签到用户事后回访内容，开始回访。

3.打电话跟商家联系，确认新的促销方案。

4.将部分已确定的促销方案做出来上传至网上。

二、本场活动热点炒作和拉人阶段

本阶段为第五天至第八天，主要工作为线上和线下的本场活动的热点炒作，尽可能的拉拢人气。

第五天至第八天

运营部：

准备活动所需物品，看是否购置及招商网络广告。

采购部：

1．供应商确认，保证活动应到场的合作商家数量。

2．根据已确定到场商家，着手对一些品牌及特价进行网上炒作，为团购活动的顺利举办做宣传预热。

3．进行论坛互动，进一步搜集网友需求信息，指导招商工作的进行。

4．及时关注其他宣传渠道的工作跟进，在运营部配合下，利用报纸、短信、传单、小区广告等手法，加大团购会信息的宣传力度。

5．采购人员在给不同的新商家报价后，根据现场活动与QBS互动专卖店实际情况，进行商务谈判。

6．采购人员在商务谈判的过程中及时向采购经理通报情况，与原报价或商务条款发生偏离时需请示采购经理（重大合同需向公司领导请示）。

网资部：

由于这三天内有两天是休息时间（网友休息）固论坛气氛不是很活跃！第五日是放假前夕我们要赶在他们休息前，炒作一下，让他们不至于在周一来的时候忘记我们，所以周五一般会安排一次抢购活动，或是其它一些可以让网友积极加入的活动．周六周日，更要注意投诉帖的处理.要把投诉作为一个炒作手段的重点！第八天周一照常开一个部门会议对上周我们做的一些事情做一个总结，策划新的活动为下星期做准备！

客服部：

1.策划QBS的网上活动，确定活动方案并进行预热炒作。

2.将上届签到用户与后台报名用户进行筛选，对未参加团购的网友进行一个回访调查。

3.确认第九天至第十四天中的一天进行商家培训，打电话通知商家确认时间。

三、团购会现场准备阶段

本阶段为第九天至第十四天，主要工作为团购会现场的准备工作。

第九天至第十天

运营部：

1.  收集商家价格方案，制作本届团购会团购资料。（团购会资料分：上海团购网团购流程、本届热点、下届预告、商家服务、场地图、网站服务、U卡介绍、商家信息部分和广告部分）

2.联络场地物业审批活动当天所需横幅等户外设施。

采购部：

1. 新供应商明确合作意向后，立即签订规范化合同，商家在三天内付清合同金额（包含质保金）。

2. 合同需要有双方代表签字及印章，一式三份，存留于公司财务、供应商及采购部自身。

3. 采购经理统筹招商工作，明细合同内容。

4. 对已确定到场的供应商及时跟进，第二周周四前完成收集活动方案，确保本届团购活动前完成现场资料的印刷装订。

5. 采购人员监督供应商报价，协助供应商整理、修订活动方案。

网资部：

从网友那边获取一定的信息，知道这次网友购买的一个方向，返馈给采购部及运营部！更多的去宣传我们的特色服务及活动！

客服部：

1.开始进行新网友的事前调查，将我们活动现场相关的一些流程告诉给网友

2.更换商家的促销方案。

第十一天至第十二天

运营部：

1.设计制作第十三天所需刊登的报纸广告

2.团购资料发出印刷，并确认团购活动当天一早送至现场。

3.确定短信内容，给网友发短信。（短信里必须有上海团购网、时间、地址、活动热点）

采购部：

1.召开供应商会议，中午和下午各一场。对供应商进行团购意识及U卡后台使用进行培训，宣传QBS互动专卖店的效益以及对现场团购活动成单的促进作用。完成与供应商的合作交流，同时进行供应商之间的经验交流和团购心得分享活动。

2.采购人员监督供应商报价，协助供应商整理、修订活动方案。

3.完成现场团购资料、报纸广告位招商.

4.采购经理部署工作，明确采购人员工作范围及任务。

网资部：

宣传照旧，论坛活动在组织的时候要多体现本次团购会的一些特价及亮点！围绕本次团购多做宣传，U卡及其它方面也要加大力度，重点宣传包括对外！

客服部：

对商家进行一次QBS培训。

第十三天

1.制作团购会PPT、台牌

2.安排团购会工作人员和物品（数量可根据活动的举办进行适当的调整）

4.网上要是推活动在现场要公布或者要介绍必须今天要和砍价师（运营部）沟通好。（如：网上踩到的奖品或网上推广的活动现场要宣传）

5.开会说明团购会工作分配和注意事项。各部门根据工作安排准备团购物品。

6.保持对竞争对手的活动监控,配有专人前往竞争对手活动现场

第十四天

现场团购会开始

1.所有工作人员按时到场（8点全部到岗，并且检查是否有漏带，如果有及时弥补）

2.根据工作安排，将团购会开始前的准备工作一一准备完毕

如：签到处、办理U卡处、商家铺位桌椅、商家铺位台牌、宣传横幅、网站宣传易拉

宝、砍价区域桌椅、音响、投影仪、投影幕布。（9点前全部结束）

3.签到人员必须告诉业主今天的团购会的热点及大致的活动流程，并且咨询是否已经成了我们的会员如果不是请引导他们去U卡咨询处了解U卡。

4.商家出样必须按照图纸位置出样，不得随便占位。

5.在砍价开始前控制商家出样，商家须得在规定的区域内出样，不得跨越。商家商铺内不得摆放大型宣传广告品，如易拉宝等。11点前商家必须全部出样完毕（商家现场执行规范，须让每个商家签字确认。）

6.12点半，砍价开始，工作人员将商家出样区的商家和网友都请至砍价区砍价。

7.砍价开始主持人必须要将本届团购会的热点、本届团购会砍价商家流程、推荐U卡的好处、活动几点结束、几点抽奖、介绍团购大家为什么要踊跃举手等。

8.砍价中，维持现场秩序，发现商家私开单等情况要及时制止。（可以的话要处罚）

9.在砍价的过程中，商家不得离开砍价区域，商家出样区不得进行交易。

10.在砍价的过程中，播放商家价格PPT和记录商家最终成交价格并且签字确认。

11.在砍价的过程中，工作人员须掌握砍价时间，提醒砍价师，严格控制商家上台时间。砍价师要注意活动的氛围，要有高潮部分。

12.最好在15点前结束最迟不能超过15点半，商家网友开始自由交易。工作人员巡视全场，提供咨询服务。

13.商家最终价格的POP，要在砍价结束时发送至每个商家处张贴好。

14.17点，本次团购会抽奖活动开始，发放奖品。（在发奖品前将下届活动及近期活动作预告）

15.17点30本次团购会结束，商家撤样，团购网工作人员收拾物品和资料，离开活动场地。采购部须留一名工作人员，确认所有商家撤样后，对活动场地无任何损坏，方可离开。

16.前往竞争对手活动现场的同事，须随时报告对手活动动向。价格、服务、活动预告等。