办公室秘书岗位试题办公室秘书岗位题

  名词解释 

  决定棗决定是对重要事项、重大行动做出安排时使用的文种。是一种重要的领导性、规定性文书。决定按其用法可分为指挥性决定、表彰与处理决定、知照类决定、任免决定。 

  通报棗通报是表彰先进、批评错误，传达重要精神或者情况时使用的文书。按其用法有表彰性通报、批评性通报、情况通报三种。 

  简报棗简报是对工作情况的简要报道，它是以沟通情况、交流经验为主的常用文书。简报的特点是简、快、真。 

  会议纪要棗会议纪要是根据会议的主旨，用准确而精炼的语言综合记述其要点的书面材料。是在会议记录的基础上，分析、综合、提炼而成，用来概括反映会议精神和会议成果的文件。 

  对上关系协调棗对上关系协调是指组织对其上级领导人和领导部门的协调。这种协调往往通过正确贯彻上级的、指示，全面领会领导意图，局部利益与整体利益保持高度的一致性，不折不扣地完成上级下达的工作计划和工作布置，并及时汇报执行情况等组织行动来实现。 

  对下关系协调棗对下关系协调是指上级机关在实施的过程中，充分考虑到下级的实际情况，倾听下级的意见和要求，科学地制定决策，并有效地将组织决策意图贯彻到下级各执行单位，使之自觉地协调运转，积极地为实现组织目标而努力工作。 

  上下双方关系协调棗上下双方关系协调是指对本部门的上级与本部门的下级进行协调。目标是理顺上下关系，使得上下思想、行动保持一致。进行这项协调工作的秘书处于中间环节，作用大、责任重。 

  群众关系协调棗群众关系协调是协调好群众与单位的关系，使群众对单位有一种向心力、凝聚力和归属感。 

  信息反馈棗信息反馈是指施控系统将信息输出，输出的信息对受控系统作用的结果又返送回施控系统，并对施控系统的信息再输出发生影响的过程。一般表现形式为在决策过程中，决策部门的某项决策实施结果，通过信息工作部门返送回决策部门。决策部门根据反馈回来的信息，修改或补充原来的决策，再拿到实际中去实施，从而使决策取得预期效果。管理信息反馈的方式主要有三种：正反馈、负反馈和前馈。 

  档案工作棗档案工作就是用科学的原则和方法管理档案，为社会实践服务的活动。档案收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用是其具体内容，这又称为档案业务工作的六个环节。 

  选择填空题 

  优良的职业道德是当今秘书人员职业活动的______。 

  A.依据；B.要求；C.标准；D.指南。答案：（D）

  有意泄密、窃密是个人品质问题，无意泄密是______问题。 

  A.纪律观念不强；B.思想麻痹；C.不够重视；D.职业道德。答案：（D）

  遵纪守法、______是秘书职业活动能够正常进行的基本保证。 

  A.服从领导；B.严格要求自己；C.廉洁奉公；D.按办事。

  答案：（C）

  分辨下列带点的字，属于该读轻声的词语序号为______。 

  A.考虑考虑；B.代表们；C.算了吧；D.殷勤。答案：（A）

  不列儿化现象中,属于普通话成分的词语序号为______。 

  A.头儿；B.门儿；C.书本儿；D.事儿。答案：（A）

  在下列句子中有一个是联合词组作补语,请把它挑选出来______。 

  A.他感动得流下泪来。B.很多人惊喜得叫起来。

  C.这雨来得又突然又猛烈。D.一切都做得从容自如。

  答案：（C）

  股份有限公司的注册资本不能少于______万元。 

  A.6000；B.1000C.50； D.5000。答案：（B）

  合同的订立包括要约和______两个程序。 

  A.回函；B.发函；C.承诺；D.签约。答案：（C）

  企业的主要特征之一是______。 

  有组织的单位；B.以盈利为目的；C.管理科学；D.自主经营。 

答案：（B）

  ______是现代企业制度的主要形式之一。 

  A.承包制；B.股份合作制；C.工厂制；D.公司制。答案：（D）

  现代企业运行的四个过程要素是______。 

  A.投入、转换、产出和反馈；B.投入、转换、产出和效益；

  C.投入、产出、效益和反馈；D.投入、转换、效益和反馈。

  答案：（A）

  用速记记录长途电话，既详细又______。 

  A.节约时间；B.周全；C.完整；D.节约电话费。答案：（D）

  立3（立场、观点、方法）是______略写法。 

  A．熟知词；B.常用词；C.可推知；D.并列式结构。答案：（D）

  接待工作准备有环境准备、物质准备、______。 

  A.安全准备；B.室内准备；C.心理准备；D.车辆准备。答案：（C）

  接待室除准备好座位、茶水，还应有______。 

A.盆花；B.纸和笔；C.一面镜子；D.一部电话。答案：（D）

  会客室要清理、明亮、整齐、______。 

  A.绿化；B.得体；C.清新；D.美观。答案：（D）

  待人接物应该热情开朗、温存有礼、______、举止大方而灵活。 

  A.温文尔雅；B.微笑面孔；C.和蔼可亲；D.真情实意。答案：（C）

  风度是一个人性格、______、文化水平、道德修养的外化。 

  A.仪容；B.仪态；C.服饰；D.气质。答案：（D）

  接待工作要从心理上尊重别人、关心别人、理解别人、体贴别人、______。 

  A.帮助别人；B.启发别人；C.引导别人；D.善待别人。答案：（D）

  与客人谈话时，距离不要太近，也不能太远，大约______为好。 

  A.1米；B.半米；C.适当；D.1.5O米。答案：（B）

  档案收集工作就是按要求挑选文件资料______。 

  A.集中使用；B.集中保存；C.立卷归案；D.装订成册。答案：（B）

  档案的和类划分之一是______。 

  A.人事档案；B.教育档案；C.科技档案；D.会计档案。答案：（C）

  档案工作中编制检索工具是档案的______工作。 

  A.收集；B.保管；C.整理；D.鉴定。答案：（C）

  下级向上级请求指示、批准事项时使用______。 

  A.指示；B.报告；C.请示；D.通知。答案：（C）

  请示与报告的区别表现为______。 

  行文目的不同；B.书写格式不同；C.体例不同；D.主送单位不同。 

答案：（A）

  机关单位向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议用______。 

  A.请示；B.报告；C.总结；D.函。答案：（B）

  批转下级文书、转发上级和不相隶属单位的文书、发布规章、传达要求下和有关单位周知或者共同执行的事项，用______。 

  A.指示；B.决定；C.通知；D.通报。答案：（C）

  下列文种中，既可以作为上行文、又可作为平行文使用的文种是______。 

  A.报告；B.请示；C.指示；D.通知。答案：（D）

  平行或不相隶属的机关单位之间互相商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请示批准时，使用______。 

  A.请示；B.报告；C.通知；D.函。答案：（D）

  函的功能是______。 

  A.商洽工作；B.批转下级文书；C.转发不相隶属单位的文书；D.请示、批复重要事项。答案：（A）

  双方或多方就某一问题进行初步洽谈后形成的意向性文书是______。 

  A.合同；B.协议书；C.意向书；D.决定。答案：（C）

  围绕文书的发出、收进、运转和日常管理所进行的一系列衔接有序的工作，是______。 

  A.文书处理；B.文书管理；C.文书拟办；D.文书承办。答案：（A）

  单位领导人对应办的来文由谁或哪一部门办理及如何办理写出批示性意见，叫______。 

  A.批示；B.批办；C.拟办；D.签发。答案：（B）

  文秘人员对已签发的文稿进行誊抄或打印的工作叫______。 

  A.核稿；B.缮印；C.校对；D.拟稿。答案：（B）

  会议通知按形式分有口头通知和______。 

  A．电话通知；B.书面通知；C．电报通知；D.报纸通知。答案：（B）

  发会议书面通知要认真核对名单与信封，以防止______。 

  破损或残缺；B.误写或漏写；C.遗漏或重复；D不清或错写。 

答案：（C）

  决策性会议是研究决定______重大问题的会议。 

  A.外单位；B.本单位；C．上级部门；D.同级单位。答案：（B）

  定贷会属于会议种类中的______会议。 

  A.专业性；B.总结交流性；C.商品展销展示性；D.谈判性。答案：（C）

  中型会议一般指参加会议人数大约在______。 

  A.百人至千人以下；B.几十人至百人以下；C.百人至千人以上；D.几十人至百人以上。答案：（A）

  部门性会议也称为______会议。 

  A.单位性；B.企业性；C.局部性；D.地区性。答案：（C）

  会议管理性文件是指______一类文件。 

  A.统计报表；B.代表发言稿；C.会议时间表；D.会议通知。答案：（D）

  文件的校对要求切实保证文件正文______。 

  A.格式正确；B.文字准确C.排列美观；D.印刷清楚。答案：（B）

  办公室工作的职能之一是______。 

  A.教育管理；B.事务管理；C.生活管理；D.文化管理。答案：（B）

  事务管理的本质特征是______。 

  A.服务性；B.安全性；C.创造性；D.集中性。答案：（A）

  办公室管理工作涉及面较广，具有一定的______。 

  A.知识性；B.专业性；C.基础性；D.实践性。答案：（B）

  办公室事务管理工作繁杂，琐碎，具有______特点。 

  A.群众性；B.统一型；C.分散性；D.集中性。答案：（C）

  反映一般性问题来信，按分别归口原则应______办理。 

  A.转办；B.直送；C.函转；D.批转。答案：（A）

  对来访反映的问题，应根据规定______。 

  A.立案查办；B.记录在案；C.报告领导；D.立即处理。答案：（A）

  凡是收集的来信必按程序和要求进行______。 

  A.处理；B.登记；C.传送；D.查阅。答案：（B）

  有关领导的一些重要活动安排需要事前请有关单位来______。 

  A.开会；B.见面；C.协调；D.解决。答案：（C）

  兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，______。 

  A.实实在在；B.踏踏实实；C.任劳任怨；D.吃苦耐劳。答案：（C）

  秘书人员应具有的美德是______。 

  A.服从领导；B.谦虚谨慎；C.兢兢业业；D.工作出色。答案：（B）

  下面四个句子,只有一个是复句,请选出来。______ 

  A.无论在什么情况下,我们也要干下去。

  B.就是世界上最快的马也要落在背后。

  C.即使在青藏高原,也打出油来了。

  D.不管雄鸡叫不叫,天总会亮。

  答案：（D）

  下面有一个表示条件关系的复句,是______。 

  A.只有热爱工作的人,才能热爱生活。

  B.除非到了春天,你才能看到这满山的杜鹃花。

  C.班长有病,一吃药就好。

  答案：（B）

  哪个不是复句?请将序号填在括号内______。 

  A.外面太阳很好,也没有风。

  B.只要你还能工作,就应该工作。

  C.分析能力强是这个人的优点。

  D.每个人都把准备好的宝贝在身上,爬上山去。

  答案：（C）

  公司成立后,股东______抽回出资。 

  A.不得；B.可以；C.应当；D.3年后可以。答案：（A）

  劳动合同的客体是______。 

  A.劳动力；B.工资；C.生产资料；D.劳动对象。答案：（A）

  企业的组织形式不同,其内外关系的行为准则也______。 

  A.有同有异；B.大同小异；C.各不相同；D.完全不同。答案：（C）

  现代企业制度的核心内容是______。 

  A.产权制；B.公司制；C.股份制；D.责任制。答案：（B）

  公司制企业的公司以其全部资产对公司的债务承担______责任。 

  A.全部；B.有限；C.无限；D.法律。答案：（B）

  用速记记录讲话中穿插补充说明的方法是______。 

  完全记录法；B.精详记录法；C.精要记录法；D.补充记录法。 

答案：（D）

  速记是一种采集信息,争取时间,讲求速度,______的快速书写技术。 

  A.完整无缺；B.如实记录；C.即可传递；D.提高效率。答案：（D）

  制约会客室环境的因素很多，最主要的还是______。 

  A.人的素质修养因素；B.自然因素；C.经济因素；D.装修装饰。

  答案：（A）

  西方人极度厌恶______这个数字。 

  A.3；B.4；C.14；D.13。答案：（D）

  风度是一个人性格, ______,文化水平,道德修养的外化。 

  A.仪容；B.仪态；C.服饰；D.气质。答案：（D）

  待人接物应该热情开朗,彬彬有礼, ______,举止大方而灵活。 

  A.温文尔雅；B.微笑面孔；C.和蔼可亲；D.真情实意。答案：（C）

  我国是一个多民族的国家，在制定接待计划和接待工作时，一定要尊重少数民族的礼仪、习俗。例如，满族人忌吃______，朝鲜族人却喜欢，回族人最主要的饮食习惯就是忌食猪肉，也不吃马、驴、骡及各种野兽的肉，并忌食一切牲畜的血和自死之物，苗族、侗族人则历来有吃酸食的习惯。 

  A.狗肉；B.猪肉；C.羊肉；D.牛肉。答案：（A）

  常用档案分类法之一是______。 

  A.工作分类法；B.问题分类法；C.事件分类法；D.人事分类法。

  答案：（B）

  档案签定工作指的是______的签定工作。 

  A.档案价值；B.保管期限；C.档案内容；D.档案时间。答案：（A）

  案卷目录的编制是在案卷排列______进行。 

  A.之前；B.之后C.同时；D.当中。答案：（B）

  对重要事项或者重大行动做出安排用______。 

  A.决定；B.决议；C.指示；D.通知。答案：（A）

  通报用于______。 

  A.向上级反映重要情况；B.表彰先进；C.请示批准；D.联系事务。

  答案：（B）

  简报的特点是______。 

  A.统一；B.安全；C.真实；D.规范。答案：（C）

  表示慰藉,问候,关心时,用______。 

  A.感谢信；B.慰问信；C.函；D.通报。答案：（B）

  法定的作者在文书上表现为______。 

  A.文书的签发人；B.行文单位；C.文书的印制单位；D.文书的拟稿人。

  答案：（B）

  上行文最基本的行文方式是______。 

  A.逐级行文；B.多级行文；C.越级行文；D.直达基层和群众的行文。

  答案：（A）

  主题词表是由______组成的。 

  A.说明,字顺主表,附表；B.目次,说明,字顺主表；

  C.字顺主表,目次,附表；D.附表,前言,字顺主表。

  答案：（A）

  下列情况中不可采取越级行文的是______。 

  A.对直接上级检举和控告的问题；

  B.发生战争,严重的自然灾害等；

  C.于直接上级有争议而无法解决的问题；

  D.要求上级解决经费。

  答案：（D）

  表格式计划的栏目设计一般包括______等项。 

  A.序号、工作内容、时间要求、承办单位及负责人；

  B.工作内容、时间要求；

  C.时间要求、主办单位及负责人；

  D.承办单位及负责人。

  答案：（A）

  对一定时期的工作，于______作出的筹划和安排叫计划。 

  A.事后或事前；B.事中或事前；C.事前；D.事中或事后。答案：（C）

  主题词标引的首要程序是______。 

  A.审计文稿；B.标引；C.分析主题；D.查表选词。答案：（A）

  会议名称应当根据会议的来确定。 

  A.主题；B.类型；C.规模；D.规格。答案：（A）

  会见与会谈人数少时,多选择______座位布局形式。 

  A.椭圆型；B.回字型；C.马蹄型；D.T字型。答案：（C）

  会议大会发言是属于______一类的文书。 

  A.指导文书；B.主题文书；C.程序文书；D.管理文书。答案：（B）

  会议文件的分发需要注意______分发。 

  A.及时尽量；B.按时尽量；C.适时适量；D.随时少量。答案：（C）

  编写会议简报要达到四字要求______。 

  A.快新实短；B.快新好省；C.新短准省；D.短准新好。答案：（A）

  会议纪要有两种类型,即______。 

  A.例行会议纪要与经理会议纪要；

  B.例行会议纪要与厂长会议纪要；

  C.例行会议纪要与工作会议纪要；

  D.工作会议纪要与专门会议纪要。

  答案：（C）

  会议结束后秘书人员应根据领导的交办或会议的决定做好会后______工作。 

  A.结算；B.反馈；C.执行；D.处理。答案：（B）

  会议简报一般字数在______。 

  A.几百字直至过千字；B.至少过千字；

  C.不足上万字；D.几百字直至多不过千字。答案：（D）

  信息存贮首先就要求对信息资料进行______。 

  A.分门别类；B.价值的判断；C.审查真伪；D.区分来源。答案：（C）

  存贮信息要方便利用,方便利用的核心问题是要______ 

  A.编码科学；B.方便检索；C.登录准确；D.存放有序。答案：（B）

  信息收集的基本原则是______。 

  A.广泛性原则、真实性原则、客观性原则；

  B.深刻性原则、真实性原则、客观性原则；

  C.规范性原则、准备性原则、全面性原则；

  D.真实性原则、客观性原则、全面性原则。

  答案：（A）

  秘书部门最经常、最基本的保密工作是______工作。 

  A.涉外保密；B.会议保密；C.科技保密；D.文件保密。答案：（D）

  只有依据______才能使保密工作的行政管理具有法律郊力。 

  A.保密法规；B.保密措施；C.保密要求；D.保密制度。答案：（A）

  做好领导公务活动安排的重要工作方法是______。 

  A.活动具体计划；B.活动预安排；C.活动安排日程；D.活动工作细则。

  答案：（B）

  正式的宴请活动，主持者一般要发______以示郑重和礼貌。 

  A.书面通知；B.邀请函件；C.红色请柬；D.正式通知。答案：（C）

  领导参观学习活动出发前的准备应有______准备。 

  A.书藉；B.报纸；C.文具；D.资料。答案：（D）

  秘书协调有以下几个显著待征：______。 

  A.职责限定性、权利支配性、认同疏导性。

  B.权力支配性、非职责限定性、认同疏导性。

  C.权利支配性、非职责限定性、认同疏导性。

  D.权利限定性、非职责支配性、认同疏导性。

  答案：（B）

  秘书是领导的______。 

  A.一般助手；B.近身助手；C.近身助手和参谋；D.驯服工具。答案：（C）

  协调可以用来描述______某些关系失调后矛盾的措施和手段。 

A.化解；B.缓解；C.解决；D.缓解和化解。答案：（D）

  判断题 

  服从领导，这是秘书职业性质所决定的。（ ） 

  答案：（√）

  秘书要改变以往办事即称职的旧观念。（ ） 

  答案：（√）

  此词语的注音是否正确，一心一意“yi xin yi yi”。（ ） 

  答案：（×）

  应为：此词语的正确注意： yī xīn yī yì。

  此词语中有无错别字“和蔼可亲”。 （ ） 

  答案：（√）

  此说法是否正确“在句子里状语只能用在谓语前”。（ ） 

  答案：（×）

  应为：状语可用在句子的多种位置。

  股东会是有限责任公司的决策执行机构。（ ） 

  答案：（×）

  应为：股东会是有限责任公司的决策机构。

  以商业零售为主的有限责任公司的注册资本不能少于30万元人民币。（ ） 

  答案：（√）

  职工被追究刑事责任的，用人单位可单方解除劳动合同关系。（ ） 

  答案：（√）

  企业必须从事生产经营活动或劳务，否则，不能称作企业。（ ） 

  答案：（√）

  企业管理就是对企业所从事的生产经营活动进行有效地控制。（ ） 

  答案：（×）

  应为：企业管理就是对企业所从事的生产经营活动进行计划、组织、指挥、监督和调节，有效的利用人力、物力、资金、信息、时间和技术等现代企业资源，实现最大化的企业经营目标。（控制仅是管理中的一个重要方面。）

  拼音速记通过“记音”达到“记意”的目的。（ ） 

  答案：（√）

  很多国家的秘书工作是速记工作的同义语。（ ） 

  答案：（√）

  接待工作包括来访者及来访意图。（ ） 

  答案：（×）

  应为：外事接待要本着“内外有别，内紧外松”的原则把握，活动日程要慎重安排。

  接待工作是一种无形的公关工作。（ ） 

  答案：（√）

  接待工作有利于本单位改善外部环境。（ ） 

  答案：（√）

  接待工作包括环境准备与物质准备。（ ） 

  答案：（×）

  应为：接待工作包括环境准备、物质准备和心理准备。

  接待礼仪基本要素是“诚心”。 （ ） 

  答案：（√）

  迎客、待客、送客是接待工作的基本环节。（ ） 

  答案：（√）

  接待工作要遵循礼貌、负责、方便、有效的原则。（ ） 

  答案：（√）

  对来预约的来访者，也应热情友好接待。（ ） 

  答案：（√）

  通常采用按问题、作者、文种、地区、时间、通讯者六种待征立卷。（ ） 

  答案：（√）

  档案是由所有的文件资料直接转化来的。（ ） 

  答案：（×）

  应为：档案是由文件资料有条件转化来的。

  档案鉴定就是对库存档案进行鉴别、挑选，去粗取精。（ ） 

  答案：（√）

  档案管理工作的根本目的是确保档案齐全完整。（ ） 

  答案：（×）

  应为：档案管理工作的根本目的是便于各方面利用档案。

  意向书就其作用而言与合同、协议书是相同的。（ ） 

  答案：（×）

  应为：意向书不具有法定效力。

  意向书一经签定，是不可以随意更改的。（ ） 

  答案：（×）

  应为：意向书不具有法定效力。

  邀请信是邀请有关朋友或合作伙伴参加比较庄重、严肃的宴会、酒会、茶话会或其它活动时使用的文书。（ ） 

  答案：（√）

  请柬的发送时间越早越好。（ ） 

  答案：（×）

  应为：请柬的发送时间要适合选择，太早容易疏漏，太迟则容易造成不易安排。

  当应邀赴宴、收到礼品或得到对方的帮助后，为感谢对方的关怀、支持或帮助，应尽快给对方写感谢信。（ ） 

  答案：（√）

  文稿经领导人签发即成定稿，可以据此生效。（ ） 

  答案：（√）

  校对是将打印稿或誊抄稿与底稿核对检查，以发现并纠正各种错漏。（ ） 

  答案：（√）

  立卷就是将办理完毕的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷。（ ） 

  答案：（×）

  应为：立卷就是将办理完毕的文书，根据文件的不同特征，将具有某方面共同点和联系密切的文件综合在一起组成案卷。

  把立好的案卷定期向档案馆移交的工作叫归档。（ ） 

  答案：（×）

  应为：把立好的案卷定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存的工作叫归档。

  拟稿人应对文书内容、文字、格式的正误负完全责任。（ ） 

  答案：（×）

  应为：拟稿人应对文书内容负责。

  根据会议的性质划分会议，分决策性会议与非决策性会议两种基本类型。（ ） 

  答案：（√）

  会议邀请函、请柬不是会议通知的书面形式。（ ） 

  答案：（×）

  应为：会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

  文件编号通常印在文件首页的左上角处。（ ） 

  答案：（√）

  不同类型的会议，虽然内容要求不同，但对用品的要求和使用还是相同的。（ ） 

  答案：（×）

  应为：不同类型的会议，内容要求不同，对用品的要求和使用也不同。

  设有台的会场，台是装饰的重点。（ ） 

  答案：（√）

  会见会谈人数少时一般多选择马蹄型的布局形式。（ ） 

  答案：（√）

  会场的装饰主要是指色调的选择、色彩的搭配。（ ） 

  答案：（×）

  应为：会场的装饰主要是指选择适当的背景色调或摆放、悬挂突出会议主题的装点物等。

  秘书应能够协助完成会场各种设备的操作。（ ） 

  答案：（√）

  会议临时产生的讨论稿等文件不是应及时分发的文件。（ ） 

  答案：（×）

  应为：会议临时产生的讨论稿等文件如果来得及，也应该及时分发到与会人员。

  办公室事务管理的工作要素之一是它的主动性。（ ） 

  答案：（√）

  办公用品发放对工作性质重要部门要实行倾斜。 

  答案：（√）（ ）

  秘书完成任务的原则是保密、准备、主动。（ ） 

  答案：（√）

  秘书工作的性质就是领导的参谋和助手。（ ） 

  答案：（√）

  对来访人反映的重要问题应根据立案标准立案查处。（ ） 

  答案：（√）

  回访就是受理来访问题的部门去拜访来访者。（ ） 

  答案：（√）

  值班室要做好值班记录，指的是记好值班电话记录。（ ） 

  答案：（×）

  应为：值班室要做好值班记录，一要记好值班电话记录，二要记好接待记录，三要做好值班日记。

  秘书的职业道德是秘书职业活动的行为规范。（ ） 

  答案：（√）

  秘书忠于职守，主要原因是指忠于领导。（ ） 

  答案：（×）

  应为：秘书忠于职守，主要原因职业道德的一条主要规范。

  秘书的职极性，只能在服从领导的前提下更好地发挥。（ ） 

  答案：（√）

  关联词语指的是连词和能够起关联作用的副词等。是否可以这样认为：有关联词语的句子有的是复句，有的是单句。（ ） 

  答案：（√）

  “可以用关联词语，也可以不用关联词语。”是表示转折关系的复句。（ ） 

  答案：（×）

  应为：“可以用关联词语，也可以不用关联词语。”是并列关系复句。

  句子中使用的标点符号是否正确： 

  他家里人说：“自己家的事你从来不管，对公司的事却这样认真。”他说：“公司的事要一丝不苟。”（ ）

  答案：（×）

  应为：他家里人说：“自己家的事，你从来不管，对公司的事却这样认真。”他说：“公司的事，要一丝不苟。”

  有限责任公司只能由发起人发起设立。（ ） 

  答案：（√）

  股东可以贷币、实物、工业产权、土地使用权等作价出资。（ ） 

  答案：（√）

  接受定金一方不履行合同时，应双倍返还定金。（ ） 

  答案：（√）

  对于一个组织来说，管理的要素有管理者、被管理对象和管理手段。（ ） 

  答案：（√）

  企业管理就是通过有效地配置企业拥有的各种资源，实现最大化的企业经营目标。（ ） 

  答案：（√）

  现代企业竞争就是企业争创名牌、争夺利润而进行的相互较量与争胜活动。（ ） 

  答案：（×）

  应为：现代企业竞争就是企业争夺更有利的生产经营条件、争夺利润而进行的相互较量与争胜活动。

  速记是文字的辅助工具。（ ） 

  答案：（√）

  录音机能代替速记。（ ） 

  答案：（×）

  应为：录音机不能代替速记。

  接待方针，即接待的指导思想。（ ） 

  答案：（√）

  接待规格有高规格和低规格接待。（ ） 

  答案：（×）

  应为：接待规格有高规格、低规格接待和对等接待。

  接待来访团体的第一项工作，是拟定接待计划。（ ） 

  答案：（√）

  在接待工作中，首先要了解清楚来宾的基本情况。（ ） 

  答案：（√）

  不论来访者提出什么问题，都应给予解决。（ ） 

  答案：（×）

  应为：来访者提出的问题，能够当场解决的要当场给予解决。

  接待咨询要诚恳热情，满足正当要求。（ ） 

  答案：（√）

  同来访者交谈，要坚持“一听、二问、三记、四分析”。（ ） 

  答案：（√）

  档案保管工作指的是档案的存放管理和维护档案完整与安全的活动。（ ） 

  答案：（√）

  案卷目录是以案卷为单位，按照档案的年限时间组织起来的档案检索工具。（ ） 

  答案：（×）

  应为：案卷目录是以案卷为单位，按照档案整理顺序组织起来的档案检索工具。

  全宗指南是以文章叙述形式介绍全宗档案的工具书。（ ） 

  答案：（×）

  应为：全宗指南是以文章叙述形式介绍和揭示档案室所存的某一个全宗档案内容和成分及利用价值的一种书本式检索工具。

  通报带有法规性，并具有很强的约束力。（ ） 

  答案：（×）

  应为：指示带有法规性，并具有很强的约束力。

  计划的内容是尚未完成而将要完成的工作。（ ） 

  答案：（√）

  简报是以沟通情况、交流经验为主的常用文书。（ ） 

  答案：（√）

  贺信的篇幅一般比较简短，内容充满温暖和关怀。（ ） 

  答案：（×）

  应为：贺信的篇幅一般比较简短，感情充沛，文字明快。

  表格式计划要求把计划的内容分解成若干项目，填写在相应的表格栏目中。（ ） 

  答案：（√）

  表格式计划适应于工作内容、工作方式、工作方法变化比较多的工作。（ ） 

  答案：（×）

  应为：表格式计划适应于工作比较固定，工作内容、工作方式、工作方法变化比较少的工作。

  下级单位遇到特殊紧急的问题必须越级行文时，除了对直接上级保密的问题外，应同时向直接上级抄报一份。（ ） 

  答案：（√）

  主题词是将自然语言中的名词术语经过规范化得出的词或词组。（ ） 

  答案：（√）

  除非确有必要，一般不能越级行文。（ ） 

  答案：（√）

  文秘人员在拟写文书时，应使用主题词表中的规范化的词。（ ） 

  答案：（√）

  会议名称要用精练的文字高度概括出会议的主题。（ ） 

  答案：（√）

  会议规模与规格的确定依据是会议的人数或性质。（ ） 

  答案：（×）

  应为：会议规模与规格的确定依据是会议的内容和议题。

  会期是指召开会议时间的长短，与会议内容紧密联系。（ ） 

  答案：（√）

  台座次排列一般按就座者相间排列的方法进行排列。（ ） 

  答案：（×）

  应为：台座次排列一般按照就座者职务的高低排列。

  并非所有会议都要产生全文纪要。（ ） 

  答案：（√）

  会议新闻报道由秘书组稿后直接向媒体发送。（ ） 

  答案：（×）

  应为：会议新闻报道由秘书组稿后经领导审定才可发稿。

  会议主要精神的阐发是会议纪要的主体部分。（ ） 

  答案：（√）

  秘书可以“换位思考”，但不能“越权工作”。（ ） 

  答案：（√）

  信息收集的渠道主要有国外渠道和国内渠道两个方面。（ ） 

  答案：（×）

  应为：信息收集的渠道主要有外部渠道和内部渠道两个方面

  信息资料形式的分类方法，即按时间细分，再按时间细分，形成一种按形式汇集的文档。（ ） 

  答案：（√）

  保密措施之一是发展保密技术促进保密现代化。（ ） 

  答案：（√）

  领导活动安排有变化，调整是难免的，不及时沟通也不会有多大影响。（ ） 

  答案：（×）

  应为：领导活动安排有变化，调整是难免的，要及时沟通。

  领导外出活动的任务接受后，首先是考虑完成任务的措施。（ ） 

  答案：（√）

  秘书人员要维护领导成员的威信，主要是从工作角度出发，即使秘书本人因此受些误解和委屈，也要泰然处之。（ ） 

  答案：（√）

  找准问题、拟定方案、实施协调是秘书上下关系协调工作的全部内容。（ ） 

  答案：（×）

  应为：找准问题、拟定方案、实施协调是秘书上下关系协调工作的一般程序。

  内外有别是秘书协调的一项重要原则。（ ） 

答案：（√）

  简述题 

  如何运用对上关系协调的方法进行协调？ 

  答：（1）及时发现问题：发现问题是解决问题的关键。秘书人员是领导人的近身助手和参谋，在本部门和上级的关系中处于重要位置，一旦发生某些不够协调的现象，他应能敏锐地从文书往来和领导的言谈话语中及时发现问题。发现问题后，要及时向领导汇报，并积极采取相应的协调措施。

  （2）解决问题的方法：和上级领导部门的关系，与其他关系相比具有一定的特殊性，解决的方法也应与之相适应，它没有公式化的程序，而要根据情况不同、问题的性质和大小而采取相应的办法。大体上说，可采用以下几种方法：①自查：自查就是检查本部门自身是否全面领会了上级领导的意图，是否贯彻了上级部门的精神，是否局部利益服从了整体利益，是否在各方面与上级领导保持了一致，是否完成了上级布置的各项工作。②整改：一般而言，如果本部门的工作符合上级部门的要求，得到领导的肯定、认同，就不会产生不合谐现象。但如果在自查中发现有与上级要求不相一致的地方，那就应该加以整顿、改进。③积极请示：在贯彻执行上级的工作要求时，会遇到各种不同的情况。这些上级在布置工作时未必都能考虑得尽善尽美。遇此情况下级部门不宜擅自决定，而应多作请示，请领导对难以解决的问题予以定夺，以便把工作作好。④主动汇报：将本部门的工作安排和进展情况、所遇到的问题等主动向上级部门汇报。这一方面能使上级全面了解本部门的实际情况，便于作出正确的判断、作出适当的决策；另一方面也体现了下级对上级领导部门的充分尊重。

  为什么说秘书部门进行协调有着特殊的职能基础？ 

  答：（1）作为综合部门，工作涉及面关系到组织运转的方方面面，有着广阔的发挥协调作用的天地和调动各方面积极因素进行协调的潜力。（2）作为信息枢纽，秘书部门具有预测和发现失调现象并依据信息渠道和准确分析失调原因寻求选择协调途径的能力。（3）作为领导的办公机构，对组织目标、整体利益、工作计划、领导意图等能比较全面的了解，因而能比较准确地把握协调方向和有关方针，把握协调分寸。（4）作为领导人的近身助手，在领导信任和授权以及领导机关的权威性作用下，在具体的协调事务中，能发挥较大的影响力。（5）秘书部门在广泛的工作交往和全面服务中，能建立与多方面的合作基础和相互理解信任的感情基础，这是秘书协调的重要条件。（6）秘书在协助领导推动工作的实践中，便于学习领导的工作方法和工作艺术，学习全面管理知识，提高工作能力。由于具有以上职能优势，秘书协调具有良好的职能基础。

  如何运用对下关系协调的方法进行协调 

  答：（1）要在领导形成决策之前，深入基层调查研究，征求各方面的意见和建议，使决策建立在全面了解情况，充分代表群众的根本利益的基础上。

  （2）在决策执行中，若发现决策方案的疏漏或偏差；发现执行单位的实际困难，应及时传递给领导者，使领导者作及时必要的调整。当下级单位对领导决策意图尚未全面充分理解时，秘书有责任向其宣传领导意图，提高其执行决策的主动性和积极性。

  （3）在决策执行告一段落的考核评估和总结表彰工作中，秘书部门一方面要对下级单位的自我检查和总结给予必要的帮助，另一方面要协助领导以工作计划为依据，制订切实可行、具体明确的考核标准和评估办法。在对下关系的协调事务中，秘书既要参与决策全过程中的协调工作，又要在自身的工作事务中，全面深入地观察、分析和解决问题，避免失调现象，化解矛盾，保持与下级关系的协调。

  （4）正确应用对下关系协调的方法：

  ①面商协调法。对不涉及多方，或者虽涉及多方但不宜或不必以会议方式协调的问题，可以用面商的形式。面商方式比较灵活，可以是代表组织意见的正式谈话，也可以是个人之间的谈心和交流。可根据不同需要灵活处理。

  ②商榷式协调法。协调者以平等的身份、商量的态度、探讨的口气发表自己的意见，征求对方的看法，共同寻求解决问题的最佳办法，达到协调的目的。在重大问题未决策前，上下级之间、平行级之间、部门之间，为了达成某种协议共同磋商，可以采用协调。

  ③建议式协调法。指协调者以平等的身份、建议的态度、谦逊的语言，将自己的意见转告给对方，提请对方选择采用，以达到协调的目的。而不是要求对方去做什么，更不是指示别人做什么和怎么做。平行关系、无隶属关系的单位之间及上级机关某部门与下级单位之间，往往采用建议式协调。这种协调不具有强制性和约束力，但具有一定的影响力，有助于解决问题。

  如何运用上下双方关系协调的方法进行协调 

  答：（1）找准问题：

  这是协调工作的开始，强调一要找，即秘书人员要主动深入实际，深入群众，通过调查，发现需要协调解决的矛盾；二要准，即找准那些必须通过协调才能解决的问题，然后，报请领导同意，请领导直接出面协调，或受领导之托去行使协调之责。

  （2）拟定方案：

  通过对协调课题的分析论证，提出切实可行的协调工作方案，包括协调的时间、地点、参与人员、拟采用的协调工作方法、所要达到的目的，并尽可能设计出几套方案，陈述其利弊，请领导同志定夺。正确的工作方案可避免走弯路，但工作方案很难做到尽善尽美，只能在协调工作实施过程中不断修正。

  （3）实施协调：

  实施协调工作方案，既要有原则性，又要有灵活性，瞄准协调目标，随机应变。但对协调过程中出现的新情况、新问题要及时向领导反映汇报，以便得到领导的支持。实施协调中多采用的方法是：

  ①文字协调法：这是经常采用的协调形式，如通过拟订工作计划、活动部署、订立制度、集体审订修改文稿等形式统一认识，协调行动，使组织内部上下各相关方面的工作协调运转；用征求文稿意见、会签文件、会议备忘录、会谈协商记要等形式，协调组织与外部各方面的关系。这种形式具有规范性、稳定性，是较长时间内保持协调关系的依据。

  ②信息沟通法：现实生活中的很多矛盾，是由于不了解情况，凭主观臆测，加上偏听偏信造成的。医治此症的良药，就是沟通信息。将有关部门、单位和人员召集起来，如实介绍情况，就能解除误会，消除隔阂。心情一舒畅，事情也就好办了。

  ③对照法：对同一项工作，有的部门认为该办，有的认为不该办，不能办，往往众说纷纭，各持己见。在这种情况下，就要对照党和国家的方针、、法规，用统一思想，形成共识。

  如何运用群众关系协调的方法进行协调？ 

  答：（１）一般步骤：一是深入调查研究，发现不和谐的因素和失调趋势，应努力协调各方和及时向领导汇报，尽快解决；二是在草拟决策方案、法规制度时，要全面考虑，避免出现疏漏，在群众中造成矛盾和纠纷；三是当群众中发现某种利益冲突时，一方面要协助领导，帮助群众，让群众理解根本利益的一致性，另一方面，要及时向领导汇报，建议领导采取必要的措施；四是当一项改革措施出台，群众中的认识出现差异时，秘书人员更要加强宣传工作，避免认识上的差异造成群众中的矛盾和纠纷；五是对群众中存在的一些一时难以解决的矛盾，一方面要缓解矛盾，另一方面要请示领导，创造条件逐步解决。

  （2）常用的方法。①理论灌输法：协调工作不能以势压人，只能以理服人，晓之以理。要用大道理管小道理。通过宣传马列主义、思想、理论，用真理来统一思想和行动。

  ②权威利用法：这是当有关各方固执己见、互不让步，进而可能影响领导层决定事项的贯彻落实之时，不得已采取的。通过富有权威的领导同志出面干预，或由领导集体表态，而达到统一思想和步调的强制性办法。

  ③感情激励法：协调方法诸多，以攻心之法为上。最能感动人心的，莫过于一片人间真情和一颗赤诚之心，晓之以理，还要加上动之以情。人是有感情的，往往因一番肺腑之言或困境中的一次鼎力相助，就能起到联络感情、化解矛盾的作用。人与人之间如此，部门之间、单位之间也如此。

  简述如何维护软盘？ 

  答：（1）不在软盘进行读写操作时，将它从驱动器中拔出。

  （2）软盘片应保持清洁，不要用手触摸盘片的裸露部分，用完之后要装入盘盒中。

  （3）盘片要防折、防磁、防压。

  （4）存有重要内容的软盘最好及时备份，并加上写保护。

  如何操作使用传真机发传真？ 

  答：（1）首先将欲发送原稿放入传真机内，注意扫描面朝下。

  （2）拨通对方电话，听到回答信号后，表明对方已经开机准备接收。

  （3）按下启动键(START)开始发送，放下话筒。待发送结束后，传真机自动恢复到待机状态。

  档案工作的基本原则是什么？ 

  答：（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则。

  （2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求。维护档案完整，一方面从数量上，要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者零乱堆砌。

  维护档案安全，一方面从物质上保证档案不遭受人为的和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，保证档案政治上的安全，即保证档案不丢失、不被盗、不泄密。

  （3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。便于社会各方面利用，是整个档案工作的出发点和最终目的。

  简述信息分类原则。 

  答：信息分类工作应遵循一定的原则，主要的是：

  （1）适用性原则。也即分类要本着以用为重的原则来进行。

  （2）综合性原则。分类的目的不在于对公关信息资料进行详尽的区分，而是要进行分类综合化，即能使相应的公关信息资料得以集中。

  （3）渐进性原则。分类不能从细微之处开始，它应按照下列顺序进行：上位概念(大分类)→中位概念(中分类)→下位概念(小分类)。只有这样，才能保证分类工作的正常进行。

  （4）相斥性原则。即经过分类而形成的类别都应有着明确的定义，类别间不能有概念的重复和欠缺。若无法避免概念之间的重复和欠缺，还应以其他方法，如说明等加以限定和补充。

  （5）并置性原则，即经过分类而形成的类别是相似概念或有关联的概念，在分类体系中应排列在相近的位置，而关联性较小的应排列在较远的位置。这样便于对信息的查取和合理开发利用。

  简述请示与报告的区别。 

答：请示与报告是有严格区别的，表现在：

第一，行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复。

第二，行文时机不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许"先斩后奏"；而报告则是在工作完成以后或告一段落后发出的。

第三，内容宽窄不同。请示必须坚持"一文一事"的原则，而报告则一事(如专题性报告)数事(如工作报告)皆可。

第四，办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，请求上级答复办理的，是"办件"；而报告则多是汇报工作及有关情况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是"阅件"。

第五，报送制度不同。报告可以有"月报"、"季报"、"年报"等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。

  实际操作题 

  下文中有多处不妥，请找出错误并修改。 

  批复

  XX公司：

  对你公司的两次请示，作如下答复：

  1、原则批准你公司建立XXXX分公司，负责你公司的XX工作。

  2、你公司提出的“关于开发新产品的计划”，最好不要执行，因为这个计划与总公司的计划精神不符。

  XX总公司

  1998．2．3

  答：错误有三处：

  （1）标题有错。改为“（XXX总公司）关于XX问题的批复”。

  （2）正文有三处错误：

  ①批复应遵循“一事一批”的原则。此文为“二事一批”，应删去一事。

  ②用语有误。“原则”批准，“最好”不执行等不确定用词不能用。

  ③批复依据的表述有误。

  可改为：

  你公司X年X月X日请示收到，批复如下：

  批准你公司建立XXXX分公司，负责你公司的XX工作。

  （或：不同意你公司提出的“关于开发新产品的计划”，该计划与总公司的计划精神不符。）

  （3）日期有错。日期标注用年、月、日，且用汉字表识。

  改为： “一九九八年二月三日”

  下文中有多处不妥，请找出错误并修改。 

  关于提请有关部门解决我单位粮油供应的请示报告

  XXXX粮食局：

  我单位是新建大厂。近几年来发展较快，最近又新盖了楼房约10座，搬进新居的干部工人有三百二十户左右。由于厂子离市区很远很远，附近又没有粮店，干部吃粮困难，直接影响了生产和工作，为此群众意见很大。为解决我们单位粮油短缺的困难，经研究决定：撤销我厂的百货商店，腾出房子建粮店。望XX单位给于明示和支持。

  此致

  敬礼

  XX厂

  1998.1.20.敬上

  参：

  （1）标题有误。文种混用，请示部门不清。

  改为：（XX厂）关于解决粮油供应问题的请示

  （2）正文叙述有误。

  ①语气。“很远很远”等需要修改。

  ②用词。“约10座、干部吃粮困难”等。汉字数字应该为阿拉伯数字等。

  ③请示事项不清。根据“经研究决定：撤销我厂的百货商店，腾出房子建粮店。望XX单位给于明示和支持。”无法作出批复。

  ④结尾有误。请示件不能用“此致、敬礼”。

  可改为：

  我单位是新建大厂，发展较快，近年新盖楼房10余座，约有320户干部职工搬进新居。由于我厂离市区较远，附近没有粮店，粮油供应困难，直接影响了生产和工作，群众意见很大。经研究，拟关闭我厂百货商店，腾出空房，希望贵单位能在此建一粮店，共同努力解决好职工的生活问题。

  当否，请予批示。

  （3）日期错误。日期标注用年、月、日，且用汉字表识。且“敬上”应删除。

  X市政建设三公司按期保质完成了立交桥的修建改造工程，请你待总公司向三公司全体员工拟写一封慰问信。 

  答：格式正确，结构完整，语句通顺，文字标点规范。

  我厂将举行一次DCS经验交流会，邀请兄弟单位参加，规模在50人左右，会期3天。请写出会议准备和会议组织的具体意见。 

  答：内容应包括：草拟会议通知，准备会议文件，准备会议室及会议用品，确定会议类型和会议预算，注意事项（如座次安排、会议指南、参观项目）等。

  请写出如何进行我厂庆祝建党80周年大会的会场布置。 

  答：（1）会标。党旗。

  （2）台布置。座次牌摆放。

  （3）鲜花、绿色植物的点缀。

  （4）灯光、音响调试。相关音乐。

  （5）各部门就座位置。

  （6）根据大会议程需要的其他准备事项。

  X电力公司修建的一座大型火力发电厂如期竣工，公司经理要求你草拟一份工程竣工仪式的活动方案，你该如何做这个方案。 

  答：内容应包括：草拟会议通知，准备会议文件，准备会议室及会议用品，确定会议类型和会议预算，注意事项（如座次安排、会议指南、参观项目）、会议议程、准备发言稿等。

  结合我厂的情况和有关保密工作要求，草拟一份保密措施。 

  答：（1）制定切实可行的保密制度。

  （2）确定保密对象与范围，确定密级，制定措施。

  （3）建立健全保密机构，人与组成，职责分工，工作制度。

  某公司召开重要会议，你作为筹备并列席会议的秘书，如何做好会议保密工作。 

  答：（1）会前就要布置保密工作，作必要的保密安排。会议期间和会后，对会议是否公开，何时公开，都应由领导机关和领导人做出决定；在未正式公开之前，秘书人员不得泄露。

  （2）对会议上领导的重要讲话和重要内容不得随意扩散。对会议上的不同意见不得随意扩散。

  （3）做好文件保密工作。会后，秘书工作人员应在会场和与会者住地进行检查，看有无会议重要文件遗失。会上发放的文件，需要清退的，应办理退还手续，规定让与会者带回的文件，也要求回去后交保密部门妥为保管，私人不应留存。

  企业召开了年中工作会，会上总结了上半年工作，分析了下半年面临的形势和困难，安排了下半年工作任务。作为秘书，你应如何做好会后的反馈工作。 

  答：（1）根据领导的交办或会议上的决定，将会议所做出的决策或决议在实际贯彻执行中的所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况，用口头或书面催询的方式，必要时还可以直接深入到有关单位或部门进行实地检查与催询。

  （2）汇报给主办会议的领导机关。

  （3）反馈工作要注意形式多样化，多方面掌握反馈信息

  某企业新近下发了《关于调整员工津贴补助的方案》（讨论稿），讨论中引起了部分员工的不满，若领导让你协调这一问题，你该如何处理。（要求回答：问题的性质、解决的步骤） 

答：属纵向关系协调中的群众关系协调。

步骤：

（1）深入调查研究，发现问题的发展趋势。

（2）向领导汇报，拟定协调工作方案，请领导定夺。

（3）查《津贴补助方案》中有无不够合理之处，如果有，请示领导作适当调整。

  （4）协助领导向群众做好宣传、解释工作。