办公类固定资产及办公用品管理制度

为加强对公司办公用品管理，使资产管理工作规范化，提高利用效率，降低办公经费，根据公司实际情况，特制定本制度。 

2  适用范围

本制度适用于宜都市华阳化工有限责任公司（以下简称“公司”）所有办公资产的管理。

3  职责

  办公室：

  公司办公室负责办公用品的采购；

  公司办公室负责办公用品领用、登记、发放，并建立相应的管理台帐；

  办公室后勤文员具体负责本制度的执行； 

  采购部：

  采购部负责办公类固定资产的采购；

  严格按照本制度规定执行。 

  各部门：

  加强对本部门非消耗类办公用品加强维护、消耗类办公用品节约使用；

  严格按照本制度规定执行。

4  内容

  公司办公用资产分为办公类固定资产及办公用品两大类。

  办公类固定资产：主要包括用于经营管理、行政办公的主要设备物品。包括电脑、复印机、打印机、传真机、扫描仪、移动硬盘、刻录机、考勤机、投影仪、相机、办公桌、会议桌、办公椅、文件柜等；

  办公用品：指为方便日常办公配备的各类价值较低或使用期限较短的、不作用具或用料的物品。包括计算器、订书机、文件筐、笔筒、打孔机、剪刀、装订机、直尺、验钞机、笔、笔芯、笔记本、档案盒、文件夹、回形针、复写纸、账册、报表、凭证、票据、复印纸、传真纸、电池等。

  申请

  办公类固定资产

  公司各部门如计划购置固定资产，须填写《生产类物资申购计划表》，经部门分管副总审批（资产金额超过1000元需由总经理批准）后报办公室；

  办公室根据配置标准及实际库存情况，进行资产调拨或安排购买。

  办公用品

  各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日提报部门次月办公用品申购计划，填写《生产类物资申购计划表》，经部门负责人审批后报办公室。

  后勤文员核对申购计划与办公用品台帐，库存后，提报《生产类物资申购计划表》，由办公室主任审核、分管副总审批后，安排人员进行采购。

 购置

  办公类固定资产

  本着“先调配，后购买”的原则，确因工作需要、公司内部无可调配资源不得不购置的，采购部根据审批的《生产类物资申购计划表》实施购买，于7个自然日内完成；

  采购部须调查办公类固定资产供应商及市场价格，保证最优性价比和使用质量。

  办公用品

  后勤文员根据签批的《生产类物资申购计划表》实施购买，于月底前完成；

  后勤文员须调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和使用质量；

  临时急需办公用品，由使用部门提出申请，办公室主任审批，由分管副总批准同意后购置；

  印刷品申购要有科学性和计划性，并力求使印制数与需用数基本相符。

  领用

  办公类固定资产

  资产购置后，按照购货协议进行验收并办理入库； 

  资产验收合格后，办公室应对固定资产进行分类编号，建立台账，录入固定资产的基本资料（包括编号、型号、规格、生产厂家、经销商、价格、购置人、验收人、使用部门、使用人、存放地点、保修情况等）；

  办公类固定资产的领用部门须指定责任人，资产到位后，由责任人在固定资产台账上签字确认后方可领用。

  办公用品

  在领用办公用品时，领用人应当在《办公用品领用明细表》上签名确认。涉及高值管理品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确保管责任；

  员工对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须以旧换新。

  交接和收回

  员工因离职或工作岗位变动时，需进行办公类固定资产及办公用品的交接或回收； 

  移交人需逐项列出物品清单，填写《办公用品移交登记表》，办公室后勤文员清点核对台账，确定办公用品损耗程度，移交接收人或回收。

  报废

  办公类固定资产在使用过程中，失去使用功能，须填写《办公用品报废单》，经部门负责人、办公室审批，分管副总批准后，可报废；

  资产金额超过1000元需由总经理批准后方可报废；

  对于要报废的办公类固定资产办公室须做好登记，在报废清单上注明资产名称、价格、数量、报废处理方式及其他事项。

  盘点

  办公室每半年对办公类固定资产及办公用品进行一次盘点，要求做到帐实相符； 

  各项资产分类盘点，编号登记，由办公室组织，各部门物品管理员配合。

  奖惩

  公司的办公用品应为办公所用，私用或带出公司者，公司将给予50元的罚款处理；

  公司办公用品应本着节约的原则，如有浪费者经发现，予以责任者50元罚款处理；

  因管理不善造成固定资产损坏、丢失的，维修费或因丢失而造成的经济损失由当事人承担；

  未按规定申报审批、擅自购置固定资产的，追究当事人责任。

5、本制度的实施 

本管理制度于2013年11月1日起实施。

6、附件

附件一：《生产类物资申购计划表》

附件二：《办公用品领用明细表》

附件三：《办公用品移交登记表》

附件四：《办公用品报废申请表》

宜都市华阳化工有限责任公司

生产类物资申购计划表

宜都市华阳化工有限责任公司

办公用品领用明细表

宜都市华阳化工有限责任公司

办公用品移交登记表

                                            年     月     日

附件四

宜都市华阳化工有限责任公司

办公用品报废申请表