档案资料管理作业指导书

1.目的

为了规范公司的档案管理，充分、合理利用档案资料为公司服务，制订本管理制度。

2.适用范围

适合公司本部、分公司及各物业客户服务中心的档案资料管理。

3.职责

3.1综合管理部负责公司档案管理工作。

3.2各职能、业务部门负责本部门的档案管理工作。

3.3各分公司综合办公室负责管理在本部门存放的档案资料。

4.方法与过程控制

4.1综合管理部和各分公司综合办公室要指定专人负责档案管理工作，各部门负责人对档案管理最终结果负责。

4.2综合管理部将公司所有档案目录按科学的方法统一编制成册，建立详细的公司档案分类目录，便于查阅。

4.3为了保证各物业客户服务中心的工作顺利开展，原则上各类专业档案由各客户服务中心负责保管、存放。

4.3.1各类批文、证照、人事档案原件存放在责任部门。

4.3.2公司的各种财务资料、税务资料存放在财务管理部，由财务管理部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。

4.3.2有关工程的各类图纸、技术资料及前期介入的相关资料存放于工程管理部。

4.3.3业主入住的有关资料及有关特殊的物业服务的合同，由客户服务中心负责保管。

4.3.4除有关特殊的物业服务的合同外，所有对外签订的合同，必须按《合同管理作业指导书》，存放在综合管理部和财务管理部。

4.3.5公司声像档案统一由综合管理部负责保管。

4.4声像档案具体管理办法

4.4.1声像档案主要由照片（含底片）、摄像带、移动硬盘、光盘、数字文件资料等组成。

4.4.2声像档案收集范围包括公司对内、对外重大活动、参加的各项重要会议、外出学习、考察及其他有保存价值的声像资料。

4.4.3各部门归档的各类声像档案必须附有简单文字说明，以方便声像档案管理人员的归档和其他人员借阅，照片的自然张每张必须编写文字说明。

4.5公司各类批文、证照原件等借出时，须报请主管领导或总经理同意批准，出现丢失损坏承担相应责任。

殊者可加写说明、主管领导签字后续借。借用日期根据业务需求，以最终领导签批时间为准。

5.引用文件

TDWY7.2.2-Z01-01    《合同管理专业指导书》

6.相关质量记录

TDWY4.2.3-Z01-F5    《文件资料借阅登记表》