会议筹备执行手册最终版

流程安排是纲领

前期准备是基础

合作执行是关键

控制应变是保障

细节的把控决定效果

后期跟踪是超越的所在

二零一六年一月

一、手册说明………………………………………………………2

二、筹备环节一：信息沟通………………………………………2

三、筹备环节二：会议通知的撰写………………………………3

四、筹备环节三：会议筹备………………………………………4

五、筹备环节四：现场执行………………………………………6

六、筹备环节五：会后跟进………………………………………8

七、工作人员礼仪 …………………………………………………9

一、手册说明

大型会议活动工作较为复杂，因此大型会议活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为XX公司总行大型会议活动的部分环节提供原则性指导，讨论对象主要为接待及现场布置等项目。

本手册将活动执行分为五个环节：信息沟通、会议通知的撰写、会议筹备、现场执行、会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的会议主题把握、完善的会议通知撰写、清晰的筹备流程、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的会议筹备执行过程。 

二、筹备环节一：信息沟通

信息沟通是会议筹备中的第一环节。充分的信息沟通能尽可能避免由于会议筹备人员对会议理解的偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此会议筹备执行负责人须在会议正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的围争取了解与会议有关的更多信息，填写下列会议信息沟通表，再筹划下一步工作。

容完善且信息准确的会议通知是会议举办成功的基础。在会议信息沟通完成之后，执行负责人填写会议信息沟通表，之后撰写会议通知（初稿），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见拟定会议通知（最终版）并下发相关部门及经营单位。其整体流程如下：

⏹会议通知的基本要素：

1、会议名称与目的；

2、会议时间与地点；

3、承办办/联办/协办部门；

4、与会领导、参会人员与规模；

5、会议议程。

6、报名与接站回执

7、请假申请表

8、注意事项与参会要求

9、联系人

四、筹备环节三：会议筹备

会议通知发出后，正式进入会议筹备环节，主要包括以下容：参会人员接待、会场确定与布置、会议材料印制与分发。

一、参会人员接待：

1、参会回执的整理        

包括会议报名回执、接站回执、会议请假单。尽快整理出五EXCEL表格：参会人员统计表、住宿人员统计表、接站人员及接站信息统计表、搭乘班车人员统计表、请假人员统计表。

2、住宿安排与用餐安排

沟通此次会议的住宿人数、用餐人数。考虑住宿人数与用餐人数时，需兼顾参会人员以及承办会议的部门工作人员。

3、接站安排与班车安排

上报此次参会人员的接站信息以及搭乘班车的人员，请他们安排车队接站以及班车接送事宜。此外，尽早确定班车的出发时间、地点以及班车司机的联系方式。确定一名押车人，请他在会议当天组织班车搭乘人员上下车，确保所有乘客按时到达班车发车地点，与班车司机协调发车时间。    

4、讨论会的分组安排

会议有可能安排一至两场讨论会，需要提前确定分组，明确召集人与记录人。

二、会场确定与布置

1、会议场地预定

会议场地一定要与参会人数、会议主题相符。

预定会场，其中包括主会场及讨论会会场。如果会议以视频和现场相结合的方式召开，需要联系办公室，下发通知开通相关部门及经营单位的视频设备。

2、会议场地布置

根据参会人员，制作会议座次表。并在会议召开的前一天，贴在会场门口。

准备席卡。 在会议召开之前，按照会议座次表摆放席卡。

制作会议背景PPT，收集整理会议现场需要展示的PPT及音频、影像资料。 准备好会议现场使用的电脑等电子设备。

三、会议材料印制与分发

1、编制会议手册（含会议议程、会议材料清单、会议讨论安排、参会人员、注意事项等容）

2、编写主持人串词

3、印制会议文件

4、准备及分发会议材料    

提前领取文件袋、笔记本及签字笔。将会议文件、笔记本及签字笔装入文件袋。运送会议材料至会场，并根据会议材料领取进行分发。

五、筹备环节四：现场执行

一、参会人员接待

1、参会领导接待：

联系参会领导秘书，确认会议时间、地址、交通路线图等信息，预先告诉迎接事宜；

参会领导即到时，注意来往车辆，到迎接处准备好，及时告知部门领导迎接参会领导    

2、参会人员签到与引导：

设置一位接待人员负责引导参会人员至会场指定座位入座。

3、班车接送

设置一名押车人，组织班车搭乘人员上下车。

提前通知所有报名搭乘班车的人员有关班车的发车地点及发车时间，确保所有报名搭乘班车的人员能够及时搭乘班车，准时抵达和离开会场。

班车抵达会场后，负责引导班车搭乘人员至会议现场。

二、会场布置排查

于会议正式召开之前，会议筹备人员提前就位，执行负责人须对现场工作进行全面排查。

1、物品摆放：现场桌椅、席卡、会议材料和笔是否摆放整齐；

2、房屋摆设：此次会议的座次表是否已贴在会场门口，会场部摆设是否美观、干净、整洁；

3、电子设备：电子设备是否运行正常，所有音频、PPT等电子资料是否已完全到位；

三、会议现场配合

会议执行负责人根据会议执行方案，列明会议现场需要执行的工作，并进行工作人员细致安排，以配合会议现场流程中的所有工作。包括：

会议现场录音、摄影、摄像

会议的新闻发布、领导讲话记录、参会人员发言记录等

六、筹备环节五：会后跟进

    会后跟进工作也是会议筹备的重要环节。于会议结束之后，需及时对活动进行跟进整理，具体包括如下几个方面：

1、会议/活动纪要

于会议结束后，工作人员及时整理会议现场录音、视频和会议记录，撰写会议/活动纪要，针对重要会议，需要形成会议记录，甚至形成会议/活动成果书籍。

2、会议新闻稿

会议结束的当天晚上，工作人员整理会议新闻稿，保证第二天及时进行新闻发布。

3、音像资料整理

会议结束后及时对会议图片、视频等音像资料进行整理、修饰和剪辑，重要会议的视频和图片还须进行刻盘，连同其它活动成果资料、洗印照片等

4、活动文件归档

在会后跟进的基本工作完成之后，对会议文件进行勘误、归档整理。

5、意见反馈

于会议结束后，对参会人员的意见进行整理并及时反馈。对与会领导的参会和支持表示感。

    七、工作人员礼仪

一、着装礼仪：

男士着装礼仪：

男士须穿正装（深色套装、领带、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；

女士着装礼仪：

女士宜穿正装（套装、丝袜、皮鞋），佩戴中工作证，于活动前检查衣着是否整齐；

二、仪态仪容：

在整个活动过程中，工作人员都要以最饱满的精神状态提供服务，注意自己的仪态仪容。

保持微笑，热情大方。