企业有效处罚违纪员工简易流程

作者：邢国光

    企业人事负责人：当员工违纪时，你知道如何对员工做出罚款、除名等处罚才算合法有效，并且将来发生劳动争议时能被执法或司法机关支持吗？

    这一问题看起来简单，但真正处理好却并不容易。日前，我连续处理两起案件，用人单位都是高科技企业，HR都具有较高文化水平，其中一家还聘有律师，但都对劳动法律不够。一个案件员工窃取单位商业秘密，一个案件员工上班期间打架给同事造成轻伤，单位想依据企业规章制度对员工进行惩处，但都因处罚程序未做到位，而归于无效。我知道这样的结果给单位造成的伤害非同小可，不但放纵了违纪员工，也对其他员工起不到警示作用，损害公司威信。本人也是爱莫能助。

    处理这一问题有丰富的理论和技巧，但为了便于博友们操作，列出一个简易流程，请众HR们参考：

    第一步：与员工签定劳动合同，约定企业规章制度作为劳动合同附件；

    在订立合同时制订工资结构也有一些技巧，可参才本博客“人力资 源管理策略”栏中的其他文章。

    第二步：制订合法且严密的人事规章制度，明确列出违纪行为和相应处罚措施，并经全体员工签字确认每一页(或采取其他能够自证的有效措施）；

    这一步非常重要，就像执法，必须先有法可依才谈得到有法必依。由于劳动争议案件被告负举证责任，如果出现劳动争议用人单位必须举证证明规章制度已向员工公示，最好的证明手段就是让员工签字确认，只张贴或发《员工手册》有时证明力不充分。

   第三步：收集员工违纪的证据；

   这一点由于个案情况不同无法一概而论，总之越充分越使对方无可置疑越好。

   第四步：依据人事规章制度作出书面处罚决定；

   在做出此决定时注意，每月从工资扣除罚款的数额不得高于月工资标准的20%，且向员工实际发放的工资不得低于最低工资标准，但可每月连续扣除。

   第五步：向员工有效送达处罚或辞退决定(非常关键）:

   将处罚决定向员工送达，并要求员工签收。如果员工拒不签收，向员工的住所MSN邮寄处罚决定，并在MSN三联单上简要注明处罚文件名称和大概内容。另外，送达过程最好请公证处公证。

附：劳动部关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函（劳办发［１９９５］１７９号）

劳动部关于通过新闻媒介通知职工回单位

并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函

（劳办发［１９９５］１７９号）

吉林省劳动厅：

　　你厅《关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的请示》（吉劳仲字［１９９５］５号）收悉。经研究，答复如下：

　　按照《企业职工奖惩条例》（国发［１９８２］５９号）第十规定精神，企业对有旷工行为的职工做除名处理，必须符合规定的条件并履行相应的程序。因此，企业通知请假、放长假、长期病休职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，应遵循对职工负责的原则，以书面形式直接送达职工本人；本人不在的，交其同住成年亲属签收。直接送达有困难的可以邮寄送达，以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。只有在受送达职工下落不明，或者用上述送达方式无法送达的情况下，方可公告送达，即张贴公告或通过新闻媒介通知。自发出公告之日起，经过三十日，即视为送达。在此基础上，企业方可对旷工和违反规定的职工按上述法规做除名处理。能用直接送达或邮寄送达而未用，直接采用公告方式送达，视为无效。

　　企业因故通知停薪留职期限未满的职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续，也应按照上述规定的方式通知本人，在此基础上，企业方可按照有关规定及停薪留职协议对其做除名或自动离职处理。企业对停薪留职期满后逾期不归的职工，可按照劳动人事部、国家经济委员会《关于企业职工要求“停薪留职”问题的通知》（劳人计［１９８３］６１号）第六条和劳动部《关于自动离职与职工除名如何界定的复函》（劳办发［１９９４］４８号）的规定做自动离职处理。

                                                  一九九五年七月三十一日