规范公文拟发工作专业化流程 努力提升办公室文字服务水平

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办公室业务2010年第4期

公文处理

胡志刚

规范公文拟发工作专业化流程努力提升办公室文字服务水平

如何使党的机关公文正确表述得以最大限度地解决问题、指导工作，是办公室人员应着力总结和探索的一项重要工作。近年来，河南省直工委办公室认真查找了不符合、不适应新形势下办公室工作的问题，以改革创新精神对公文处理工作做了总结和探索，结合办公室工作实际，科学制定了《机关公文拟发工作规程》，推进了公文处理

工作的科学化、制度化和规范化，提升了办公室文字工作的服务水平。笔者认为，《机关公文拟发工作规程》重点规范了接受起草任务到公文正式归档，办公室人员应做好六个方面十六项工作。

第一步，接受任务

办公室人员接受领导或部门负责人有关公文写作任务时，要准确了解以下三个方面的内容。

（一）认真领会公文文稿起草的

意图。办公室人员接受起草任务时，要搞清楚文稿写作的主要内容和具体要求，弄明白要写的文稿是什么形式的文种，吃透领导交待文稿写

作的真正意图和要达到的主要目的。具体就是要做到：听其言、读其文、观其行。一是听其言。单位领导和

部门负责同志怎么说的，怎么讲的，内涵外延讲了哪些，提了哪些要求

等。二是读其文。深刻领会领导交办的深层意思和意图。办公室人员平时要多积累一些领导常用的语言和行文习惯，做到厚积而薄发；要多捉摸领导意图、多换位思考，通过直接交流或间接了解，合理延伸领导意图。有时领导只是指出大概的意思和基本的框架思路，没有完全表明要写的具体意思，也就是说领导也没有一个很清晰的思路。这时，办公室人员要做到形变而神不

变，从理论、观点、内容上进行延

伸，但最核心的内容是不能更改领导的意图，要认真领会其实质内容。三是观其行。办公室人员要及时掌握领导意图，有时领导交待后过几

天又有新想法，要随时把新想法加进去。（二）弄清公文主送机关和发文

机关。办公室人员要了解公文是以谁的名义起草，弄清发文机关是哪个部门等。了解公文是主送给上级部门还是主送给下属单位等。具体来说，就是明白“三个为了谁”：一是以谁的名义发，弄清发文机关是谁。搞清楚是以办公室名义或是以单位的名义发，也就是说要清楚发文机关是谁；二是公文发给谁，弄清主送、抄送单位是谁。是发给的或是发给领导的，还是下属单位的，也就是要搞清楚主送单位是谁。主送机关不同，写作的角

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度和站位就不同；三是以什么方式发，弄清是什么文种。是报告、请示，还是通知、批复等。领导交待任务不可能那么具体，这就要求办公室人员要搞清楚写作的具体内容，以及要达到什么目的。

（三）牢记文稿写作和公文发出时限。办公室人员要在规定时限内完成任务，绝不能出现拖延现象。确有原因不能完成的，要提前说明情况，主动请示处理办法。

第二步，起草公文

公文起草，要按照党的机关公文起草有关规定进行，并把握好四个具体环节。

（四）学习有关材料。起草文稿前，要认真学习有关法律、法规、，认真学习和有关文件精神，查阅学习以往同类公文。重要公文起草前，还应查阅学习上级文件以及外省的同类公文。具体就是做到“三学”：一是向上级机关借阅学。上级文件有很高的理论水平，有很强的性和指导性，学习好上级文件非常有必要。二是向网站搜索学。当今是信息时代，网上的信息量很大，不需去图书馆就能查阅很多资料。三是向前人借鉴学。最便捷的方式就是去机要室查找以往类似写作的范文，看看当初别人是如何写的，从别人的写作中寻找灵感和思路。

（五）加强沟通协商。凡涉及其

他部门职权范围内的事项，办公室

人员要主动与有关部门协商，取得

一致意见后方可行文。要主动和文

稿涉及的相关部门沟通、协商，注

意各项的稳定性、连续性，工

作中要与同级的相关规定，或本机

关已发文件涉及同类问题的规定相

一致。

（六）谋划写作思路。谋划思

路时要确定公文的大小标题以及开

头结尾部分，具体来说就是谋划文

稿的写作思路和框架结构。框架定

好了，才能够提纲挈领，观点和材

料的组织才会有中心，写起来才不

致“节外生枝”。框架立不住，观点

和材料的取舍就会没有依据，就不

会有逻辑和条理。具体讲，就是落

实“三定原则”：一是定大小标题。

大标题通常有两形式：完全型标题，

即由发文机关、事由和文种三部分

组成；由事由与文种构成的标题，

即由事由和文种两部分组成。小标

题通常有四种提炼法，即围绕“措

施”提炼，围绕“措施+目的”提

炼，围绕“措施+成效”提炼，围

绕“成效”提炼，围绕“问题”提

炼。二是定观点材料。确定一个观

点，不断充实材料的内容。三是定

开头结尾和逻辑结构（写作顺序和

艺术手法）。开头就是导言部分，一

般要概述目的、原因、背景等。结

尾就是对整篇文章的一个综合性归

纳。

（七）熟悉公文格式。文稿要按

规定的格式排版。送校时应做到内

容完整，不能有缺项、漏项。文稿

送校前，起草人员还应逐项认真填

写发文签填。平时校核工作中经常

会遇到这样的问题，其他部门起草

的初稿，校核人员要做很多工作，

要查是什么文种，版头、格式有什

么要求等等，浪费了大量的时间。

所以办公室人员在起草文稿时一定

要熟悉和掌握文种的基本格式。

第三步，公文校核

凡是以单位或以办公室名义发

出的公文，在文稿送领导审批前，

应经办公室校核。

（八）校核文稿。办公室人员校

核文稿前，要检查发文签、正文、

附件是否完整齐全，必要时还应查

找有关参考材料。校核要根据《中

国党机关公文处理条例》要求

和印发的《机关公文处

理工作规定》关于校核工作的要求

进行。具体做法就是坚持先排后校、

逢文必校、每字必核、校写分离、

急文稳校、发前校止原则。一是先

排后校。文稿起草后，首先按公文

的版式、体式的有关要求排版，等

排版后再做校核，避免出现校核时

没在同一个版本上校等现象。二是

逢文必校。校核公文和文稿时不能

因篇幅长短、字数多少，而忽视对

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公文处理

每篇公文的校核。三是每字必核。一篇公文或文稿文字表述是否准确、通顺、简练，人名、地名、时间、数字、引文等是否准确、规范、严谨等等，都必须坚持逐字逐句逐标点进行校核。四是校写分离。文稿起草人在起草过程中有着固有的思维模式和视觉模式，如再让其校核就很难发现问题，因此必须经过专职人员进行二次校核。五是急文稳校。校核过程中始终以心平气和的心态，不急不躁地校核每一篇发出的公文。六是发前校止。坚持印刷好的公文正式发出之前，再进行一次校核，发现错误后，及时退回重印，避免一旦发出在实际工作中产生歧义和误导的现象。

校核工作中如文稿需做较大修改，由办公室人员与起草部门商讨有关修改意见和办法。

（九）核对发文签。文稿校核后，校核人员要认真核对发文签，审核发文签的内容与校核后的文稿是否一致、是否需要修改补充。

第四步，公文签发

公文文稿经办公室校核后，送单位领导审批签发。

（十）遵循程序签发。1.以单位名义发出的公文由分管领导审批后，

送单位主要领导（或委托分管领导）签发。2.以办公室名义发出的公文由分管领导审批后，送单位主要领

导（或委托分管领导）签发。3.以部门名义发出的公文由分管领导签发。4.本单位和其他部门联合发出的公文，需经所有联署机关的领导会签。

单位领导如在审批公文时提出

较大修改意见，应按照公文起草、校核、签发程序重新办理。

第五步，发文办理

（十一）公文核发。领导签发后的文稿，文件承办人员要对其进行

复核。重点审核发文的手续、文种、格式是否正确，确定成立日期、印发日期和印制份数。

（十二）公文登记。公文文稿核发后，校核人员或起草人员送机要室统一编号、登记。编号、登记时以领导是否签发为准。如领导没有签发，又没有特殊说明则不能登记和编号。登记时要把公文标题、密级、发文字号、成文日期、份数等填写清楚。

（十三）公文印制。根据公文发送的范围和份数，确定由办公室或

印刷厂统一印制。印制要做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由印刷厂保密车间印制，并标注密级和份号。

（十四）加盖印章。除会议纪要

和印制有特定版头的普发式公文外，公文应加盖机关印章。

（十五）公文分发。公文发出前

应再次校核。1.公文分发视需要由办公室或相关部门按规定办理。2.向上级报送的公文和在单位内部送发的公文由办公室办理，同时做好签收登记工作。3.秘密公文由机要室登记后通过机要交换站分发。

4.没有交换站的单位通过邮局寄出。第六步，公文归档

公文印制分发后，应及时整理归档。

（十六）整理归档。文件印制

好当天，公文办理的责任人（以办公室名义起草的公文，归档工作由起草人牵头协同校核人办理；其他部门起草的公文，归档工作由校核人牵头协同起草人办理）要把发文签、原稿、领导签发的修改稿、正本（文件一式两份和电子文档）交档案室（机要室）立卷归档。由单位主办的联合公文，原件由办公室整理送档案室（机要室）归档，不是单位主办的应保存复制件或其他形式的公文副本。

(作者单位：河南省直机关工作委员会

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