财务单据管理规范

1.目的

为规范常用财务单据的接收、整理、填制、传递，加强财务单据的管理和财务监督，保障公司经济往来行为符合财务基础管理工作规范和税收征管法律法规的要求，制定本规范。

2.适用范围

各部门通常使用的财务类单据包括：1、法定格式单据。如税务监制票据（）、国家规定特殊行业票据（银行、邮电等）、财政监制收据（行政事业收据）、财政监制收据（资金往来收据）；2、非法定格式单据。是为适应不同单位的管理需要，单据格式可以自由设计选定，国家不作统一规范和约束的单据。如财务部门内部自制或从外部购买的费用报销单、差旅费报销单、付款通知书、借款单、清单、对账单、普通收款收据等。其它部门业务流转单据，财务部门专用表单、银行支票、汇票等不在本制度规范。

3.部门职责 

3.1.财务部：负责制定常用财务单据管理的流程及制度，按要求开具财务单据，并负责对各部门提交的财务单据进行审核；

3.2.业务部门：包括各职能部门，从外单位第一手接到的、收据时应进行初审，必要时在取得单据前和财务部门沟通，并按照规范向财务部门填报传递财务单据。

4.主要单据用途

4.1.外部来源财务单据

5.1.单据的内容

5.1.1.主要包括：单据名称；填制单据的日期；填制单据单位的名称或填制人的姓名；经办人的签名或盖单；接受单据的单位名称；经济业务的内容；数量、单价和金额。

5.1.2.必须符合《管理办法》和实施细则的规定。

5.2.单据的填制 

5.2.1.内容必须填写完整，字迹清晰、工整，手写不得连笔，无涂改、污染，印章清晰可辨。

5.2.2.阿拉伯数字

5.2.2.1.阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者货币名称简写。币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。如金额为952元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥952元。

5.2.2.2.所有以元为单位（其他货币种类为货币基本单位，下同）的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分；无角分的，角位和分位可写“00”，或者符号“—”；有角无分的，分位应当写“0”，不得用符号“—”代替。

5.2.3.汉字大写数字

5.2.3.1.大写数字标准写法为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万等，一律用正楷或者行书体书写，不得用0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等代替，不得使用异体字和简化字。

5.2.3.2.已印刷有大写填写栏：应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”并用圆圈圈住，在数字是0的位置填写汉字“零”。如金额为￥2034.50元，则大写数字栏内填写： X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分。

5.2.3.3.未印刷大写填写栏：大写金额数字前未标明货币名称的，应当加填货币名称，货币名称与金额数字之间不得留有空白。阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字；阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时，汉字大写金额中可以只写一个“零”字；阿拉伯金额数字元位是“0”，或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时，汉字大写金额可以只写一个“零”字，也可以不写“零”字。大写金额数字到元或者角为止的，在“元”或者“角”字之后应当写“整”字或者“正”字；大写金额数字有分的，分字后面不写“整”或者“正”字。

5.2.4.凡填有大写和小写金额的原始单据，大写与小写金额必须相符。

5.2.5.凡单据内容不全、字迹模糊不清、与经济业务本身内容不符者，应予退回或重新补正。

5.2.6.单据不得涂改、挖补。发现原始单据有错误的，除法定单据外，应当由开出单位重开或者更正，更正处应当加盖开出单位的公章和个人签章。

6.外部来源单据

6.1.1.从外单位取得的、收据必须有填制单位盖章；从个人取得的、收据，必须有填制人员的签名或盖单；

6.1.2.上未列清详细品名、数量、单价的（如办公用品一批XXX元）以及各种购买物品的定额，无论金额大小，均必须附有加盖印章的购货清单或小票。定额要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。

6.1.3.采购物料、固定资产的、收据、清单、对账单，须有齐全的内部表单为佐证方能结算，另在《采购付款管理制度》《固定资产管理制度》规范。

6.1.4.对外支付现金，必须有付款的合法依据，即取得收款单位或个人的收款证明以及签字。

6.1.5.预付性汇款，由经办人填制付款申请单，作为原始单据，不得以汇款回单代替。

6.1.6.从外单位取得的、收据如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来票据的号码、金额和内容等，由本单位财务部负责人和领导批准后，才能代作原始单据。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由本单位财务部负责人和领导批准后，代作原始单据，否则按业务发生日期网上查询价格金额的50%报销。

6.1.7.单据报账：报账人第一手接到、收据时，首先应该按上述要求进行自审，所提供的报账票据必须符合单据的真实性、准确性、及时性。

6.1.8.所有经济业务均应提供实际的合法票据，原则上只报销符合实际的合法、收据（税法规定：除印有财政监制章的财政收据外，其余收据税前不得扣除）。无法取得实际合法票据，以其他合法票据充抵时，需要事先向财务部说明情况，报账时注明。

6.1.9.如果实际情况确实连其它合法票据充抵也无法取得。取得非正规收据、白条，必须加盖收款单位公章或收款人签字及电话号码。特殊情况下报账人无法取得任何单据（如在路摊上购买物品或坐三轮车或摩的等无法取得），需填写申请单，经直属主管或经理签字，总经理特批后办理。

6.1.10.不符合上述规定的单据，出纳一律拒以报账。

7.内部来源单据

7.1.1.对外开出的，必须加盖单位公章或专用章，其中办理收款业务的要加盖本单位财务专用章。

7.1.2.销售产品的、清单、对账单，须有相应的内部表单为佐证方能开具，另在《销售管理制度》规范。

7.1.3.自制表单应设计科学、格式规范、计算清楚。

7.1.4.外部印制的整本编号表单，填写作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得随意撕毁。

7.1.5.职工因公出差等借款借据，必须附在记账凭证之后。收回借款时，应当另开收据或者退还借据副本，不得退还原借款借据。

7.1.6.属于现金发放性质的原始单据，原则上应由本人领取签名。有委托他人代领的，由代领人签名；由一人代领多人的，须逐个签章，不得通栏划大括号签一个章。

7.1.7.经上级批准的经济业务，必要时，应当将取得的批准文件、合同作为财务单据附件。

8.费用报销单据操作指引

8.1.票据分类整理和粘贴

8.1.1.票据分类整理的基本原则：不同公司、不同部门、不同人员的单据必须分开填报，不得混淆在一张报销单上。

8.1.2.首先按照个人支付的不同费用类别进行分类整理。如办公用品、固定资产（金额大于等于500元）、电话费、差旅费、汽车使用费、资料费、招待费、物业费、运杂费，广告费、中介费、样品费等等。其次按时间顺序分类。最后按面额的大小分类。

8.1.3.到行政部领取原始单据粘贴单后。原始单据应由业务经办人按照要求粘贴在“原始单据粘贴单”上，粘贴应牢固、平整。并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。

8.1.4.法定、收据与非法定收据应分报销单粘贴报销。

8.1.5.将票据按下图样式整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴（如下图：此种粘贴方法称为“鱼鳞式”），且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄，使单据装订起来不整齐，达不到档案保存要求； 

 如图：靠装订线右侧，自左至右沿上边以鱼鳞式粘贴票据，要求每张票据均保证贴在粘贴单上，不得以票贴票，不得集中在中间粘贴，不得将票据贴到粘贴单外。

8.1.6.原始单据应保持原样粘贴，个别规格参差不齐的单据，可先裁边整理后再行粘贴，但必须保证原始单据内容的完整性。粘贴的原始单据不得超出整张粘贴单（可超出边框范围），对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。两排之间不得重叠、留空或大量累压粘贴。

8.1.7. 票据比较多时可使用多张粘贴单；票据比较少时可以不用粘贴单，直接粘贴在报销单的背面，并且原始和报销单粘贴要左对齐，上对齐，超出报销单大小部分折叠在报销单范围之内。所有原始单据必须在粘贴单上由上而下、自右至左、均匀排列粘贴，一般粘贴1-2排，每排4-5张。

8.1.8.不要将票据倒置粘贴；不要用订书机订票据；粘贴票据只能用适量的胶水，不能用固体胶棒粘贴（使用固体胶棒粘不牢，易脱落）；

8.1.9.如果同一类票据过多过厚时，可不用将报销单和原始票据粘贴，使用长尾票夹将报销单和票据夹在一起提交审批。

8.2.报销单填写

8.2.1.有关报销单据均由经办人填写，应使用黑色水笔或钢笔以规范汉字填写报销单，不得涂改，特别是大小写金额不得有任何涂改；

8.2.2.经办人、单据张数等信息应如实完整填写；报销单上的填写内容要和所分类粘贴的原始单据顺序一致，内容相符，金额小计对应；填写不规范的单据，不予报销；