日常业务流程
是
否
下个月……
以下具体操作:
总 账
一、系统初始化
增加科目:点击“设置――>基础档案――>财务――>会计科目”,出现“会计科目”界面,点击增加按钮出现“会计科目_新增”界面,填入“科目编码”及“科目名称”,按“确定”按钮则科目增加成功。
增加供应档案:点击“基础档案――>往来单位――>客户档案”,在工具条中用鼠标单击〖增加〗按钮,输入客户编码、客户简称(即客户名称)即可。
增加其它档案参照增加客户档案。
增加项目(基金): 点击基础档案――>财务――>项目目录――>选择项目大类(基金)――>项目目录――>维护――>增加――>输入项目编号――>项目名称――>所属分类
录入期初余额:点击“系统初始化――>录入期初余额”。
二、填制凭证(注:当月的凭证用当月的时间登陆进去)
1、用鼠标单击业务――>菜单下的财务会计――>总账――>【凭证】――>【填制凭证】,屏幕显示凭证画面。
2、用鼠标单击〖增加〗按钮或按[F5]键,增加一张新凭证,这时光标定位在凭证类别上。
制单日期:系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期,如果日期不对,可进行修改或按参照输入。
凭证内容:输入本张凭证的每一笔分录。每笔分录由摘要、科目、发生金额组成:
⑴ 摘要:输入本笔分录的业务说明, 摘要要求简洁明了,或按参照按钮选入常用摘要,常用摘要的选入不会清除原来输入的内容。
⑵ 科目:科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。如果输入的科目名称有重名现象时,系统会自动提示重名科目供选择。输入科目时可在科目区中用鼠标单击或按[F2]键参照录入。
⑶ 辅助信息:根据科目属性输入相应的辅助信息。如部门、个人、项目、客户、供应商、数量、自定义项等。
⑷ 金额: 即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字, 红字金额以负数形式输入(可按“—”号输入)。如果方向不符,可按空格键调整金额方向。
三、审核凭证(注:审核凭证和填制凭证不能为同一个人)
1、已经检查过没有错误的凭证可以成批审核。
成批审核操作:单击财务会计――>总账――>凭证――>审核凭证――>选择月份――>按确认――>再按确定――>屏幕显示一张凭证――>按审核(E)――>成批审核凭证――>审核好后按确认――>然后退出来。
2、如果凭证填好没有检查可以一张一张审核。(以便检查有错凭证)
(1)、进入【审核凭证】,屏幕审核凭证条件窗。
(2)、输入审核凭证的条件后,屏幕显示凭证一览表。
(3)、在凭证一览表中用鼠标双击某张凭证,则屏幕显示此张凭证, 如果此凭证不是你要审核的凭证,可用鼠标单击〖首页〗〖上页〗〖下页〗〖末页〗按钮翻页查找或按〖查询〗按钮查找输入条件查找。
(4)、当屏幕显示待审核凭证时,您可进行审核,通过菜单【查看】下的【科目转换】可切换显示科目编码和科目名称,用↑或↓键在分录中移动时,凭证下将显示当前分录的辅助信息。若想查看其他凭证信息,见填制凭证中的如何查看其他凭证信息。
(5)、审核人员在确认该张凭证正确后,用鼠标单击〖审核〗按钮将在审核处自动签上审核人名,即该张凭证审核完毕,系统自动显示下一张待审核凭证。
(6)、若审核人员发现该凭证有错误,可按〖标错〗按钮,对凭证进行标错,以便制单人可以对其进行修改。若想对已审核的凭证取消审核,可用鼠标单击〖取消〗取消审核。
四、删除凭证(删除凭证必须要在该凭证没有审核的状态下删除)
到填制凭证里――>找到要删除的凭证――>制单――>作废/恢复――>制单――>整理凭证――>选择月份――>确定――>全选――>确定――>是否整理凭证断号(点是)。
五、打印凭证
用鼠标单击系统主菜单财务会计――>总账――>【凭证】下的【打印凭证】,进入“打印凭证”功能。屏幕显示打印条件窗,选择要打印的月份,按〖确定〗按钮后,开始进行打印。
六、科目汇总
1、用鼠标单击系统主菜单【凭证】下的【科目汇总】。
2、屏幕显示汇总条件窗,选择月份按汇总即可。
3、如果需要打印汇总表, 您可用鼠标单击〖打印〗按钮即可。
七、记账
记账凭证经审核签字后,即可用来登记总账和明细账、日记账、部门账、往来账、项目账以及备查账等。本系统记账采用向导方式,使记账过程更加明确。
1、用鼠标单击财务会计――>总账――>【凭证】下【记账】,进入记账向导一。
2、屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单,并同时列出其中的空号与已审核凭证范围,若编号不连续,则用逗号分割,若显示宽度不够,可用鼠标拖动表头调整列宽查看。
3、选择完成后,用鼠标单击〖下一步〗,系统先对凭证进行合法性检查, 如果发现不合法凭证,系统将提示错误,如果未发现不合法凭证,屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数, 供您进行核对。
4、核对无误后,用鼠标单击〖下一步〗,进入记账界面。
5、当以上工作都确认无误后, 您可以用鼠标单击〖记账〗按钮,系统开始登录有关的总账和明细账,包括正式总账、明细账;数量总账与明细账;外币总账与明细账;项目总账与明细账,部门总账与明细账;个人往来总账与明细账,银行往来账等有关账簿。
六、结转
财务会计――>总账――>期末――>转账生成――>期间损益结转――>选择月份――>选择类型――>全选――>确定――>保存
(凭证结转出来后再把凭证审核掉,记账掉,然后再结账)
七、修改凭证
只能修改未结账、未记账凭证、未审核凭证。若已结账必须取消结账,已记账则必须恢复记账前状态,取消审核。
八、消结账:取消结账点击“财务会计――>期末――>结账”选择月份,同时按下[Ctrl+Shift+F6]。
九、恢复记账前状态
1、到财务会计――>期末――>对账按[Ctrl+H]激活“恢复记账前状态”功能,按确定,退出“对账”功能,在系统主菜单“凭证”下显示该功能。
1、用鼠标单击系统主菜单财务会计――>总账――>“凭证”下的“恢复记账前状态”,屏幕显示恢复记账前状态窗口。
2、进入本功能后,您根据需要选择是恢复最近一次还是恢复到本月月初状态。
最近一次: 即将最近一次记账的凭证恢复成未记账凭证, 以便重新修改, 再记账。
本月月初: 即将本月全部己记账的凭证恢复成未记账状态,以便重新修改, 再记账。
3、选择完成后,用鼠标点击〖确认〗按钮,系统开始进行恢复工作。
(已结账的月份,不能恢复记账前状态。只有财务主管才能恢复到月初的记账前状态。)
十、取消审核:(取消审核必须是未记账凭证)
单击财务会计――>总账――>凭证――>审核凭证――>选择月份――>按确认――>再按确定――>屏幕显示一张凭证――>按审核(E)――>成批取消审核凭证――>按确认――>然后退出来。
十一、修改凭证:到填制凭证进去,找到要修改的凭证直接修改即可。
十二、结账(注:总账结账时一定要把存货和固定资产先结账再结总账)
点击“财务会计――>总账――>期末――>结账”,“下一步”,“对账”,“下一步”,“结账”。
UFO 报 表
一、点击业务――>财务会计――>UFO报表――>文件――>打开――>“E盘”――>用友报表――>具体的哪份报表(资产负债表或损益表)
二、增加表页 点击“编辑――>追加――>表页”
三、计算报表: 点击“数据――>关键字――>录入”输入年月日(要计算哪月的报表就输哪月的时间)――>确定――>是否重算――>点是。
八、报表算好后点“保存”,如要打印可直接按“打印”按钮。
系统管理
一、清除异常任务(适用于系统非正常退出时,即一般小错误)
1.系统――>注册(用户名选择admin)――>确定
2.视图――>清除异常任务 ――>清除单据锁定
注:以上是最常用的日常操作,如操作过程中遇到问题可按F1寻求帮助。