公司文件编号管理制度

1.目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。

2.适用范围

本制度适用于本公司经营管理过程中，所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。

3.总则

1.凡本公司需进行编号管理的文件、资料，在编号时均应按照本规定的要求接受管理；本规定不适用于党务文件。

2.由企业综合部负责制订公司文件分类的编号方法，并指导各部门专职人员执行。

3.根据文件类型和内容进行编号分类，便于科学管理和开发利用。

4. 文件类别

4.1 文件

1.管理制度

2.项目文件

3.合同(招投标)

4.外来文件

4.2记录

1.会议记录

2.检查记录

3.工作总结(周报、月报)

4.工作计划

5.文件编号规则

5.1编码元素使用规则

5.1.1公司名称/文件类别

   公司全称：皇爵汇商贸有限公司

   简称：HJH

管理：GL;表单：BD；流程：LC；记录：JL

5.1.2部门代号

5.1.3日期代号

统一采用“XXXX”的格式，例如“1410”代表该文件是2014年10月制定的。

5.1.4类别号

统一采用三位阿拉伯数字编码，例如 ：“001”代表第一份文件。

5.1.5顺序号

统一采用二位阿拉伯数字编码，例如 ：“01”代表第一份文件。

5.1.6版本号

    统一采用26个大写字母编码，例如：“A”代表第一个版本。

5.2文件编码结构  

5.3文件分类编码规则

5.3.1规章制度和管理文件

格式：HJH/JL-ZHXZ-14-001-01-A

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-年月-类别号-顺序号-版本号

  5.3.2合同(招投标)协议

格式：HJH/XI-SC-T-XX-YYY-NN

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-类别号-顺序号

T：合同类型（S-销售合同；P-采购合同；C-合作协议；H-劳动合同；T-技术开发合同；O-其他合同）

  5.3.3外来文件

格式：HJH/JL-XXXXXX-XQ-NN-xxx

格式说明：公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号

  5.3.4项目文件

格式：HJH/JL-SC-CG-XM-YY-xxx

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-（项目名称）工作过程名称-年月-流水号

相应工作过程名称的简称（例如 XM，NCP）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

  5.3.5会议记录

格式：HJH/JL-QF-HY-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号

  5.3.6工作总结或工作计划

格式：LYKJ/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn

格式说明：公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号

6.附则

1、本办法由皇爵汇综合部负责解释。

2、本办法自发布之日起实施。