法务部工作职能及流程简介

    法务部三大基本职能

    一、合同文书审查职能

    1.所有对外签订的合同、协议、备忘录、意向书等文书的审查、修改、版本确定、重大文书的谈判、协商等工作；

    2.所有需要盖章的对外发文的审核、修改等工作；

    3.与方面协调有关重大合同的协同审查工作；

    4.与顾问律师协调合同的协同审查工作。

    二、定稿文件存管职能

    1.公司所有的文件、合同、公司资质等文件由各公司财务部保存原件，法务部保存PDF件（北京公司除外）；

    2.准备并跟进所有需要法定代表人及或董事、监事签署的所有文件；

    3.每月底与财务部等部门进行存管文件、合同等台账的核对；

    4.用章手续办理。

    三、公司设立存续职能

    1.准备土地招拍挂及成立公司的所有资料；

    2.安排公司成立事宜；

    3.办理公司工商变更、备案、年检等手续；

    4.安排公司在经营过程中需要高管签署的任何文件，包括董事会决议、银行印鉴卡等。

    第二部分 法务部的主要工作流程

    合同审查工作主要流程

    业务部门发起业务请示报告对方或业务部门起草合同（可询问法务部合同范本）业务部门将合同征询财务部、设计部、合约部相关专业意见将合同及专业意见发送给法务部门审核法务部综合专业意见并提出法律修改意见，反馈给业务部门业务部门再次反馈修改意见（如有）确定并发送定稿邮件，由法务部发出PDF合同版本业务部门持PDF合同版本走盖章流程履行合同

    合同发起部门注意事项

    1.是否为续签合同，若为续签，则核对是否与之前签订的合同有部分或版本的不同；

    2.若非续签合同，则可询问合同主管部门是否有类似合同版本可以使用；

    3.若该合同为从合同（如：补充协议、担保合同等），应将主合同一并发送给审核部门，为便于审查修改，应发送WORD清洁版本；

    4.与合同相对方为初次签订合同的，应当查看对方的营业执照，并留存复印件，以便合同审核部门核查；

    5.合同相对方的签字人一般应为企业的法定代表人，若非企业法定代表人签字的，应当查看是否取得相对方的书面授权。

    6.合同发起方应当在合同审查的发起邮件中明确：交易的基本背景情况、合同目的、交易的程序性要求、付款方式的要求、哪些条款是不可调整的哪些是必须调整的等，以便合同审查部门根据实际要求进行修改；

    7.发起部门要跟进并将各部门意见汇总后和法务部一起审核。

    项目公司成立过程中法务部的工作流程

    1.所有关于土地招牌挂、项目公司设立的文件由法务部和沟通、准备；

    2.设立项目公司的所有事宜在公司领导的指导下，由法务部与当地部门沟通、跟进；

    3.项目公司设立过程中的相关资料原件由法务部暂时保存，待公司成立后，根据需要将部分文件转移给项目公司财务部存管。

    用章审批流程

    一、合同类

    1.审批签呈表、报告、对方签字并盖章的定版合同、用章使用记录表

    2.交法务审核盖章

    3.盖章完毕，交接财务和申请部门

    4.请各部门自己留存扫描件和复印件

    二、文件类

    1.审批签呈表、定版的文件、用章使用记录表

    2.交法务审核盖章

    3.盖章完毕，交接申请部门

    4.请各部门自己留存扫描件和复印件

    用章审批流程注意事项

    一、递交合同的完整性

    在递交法务部之前，首先申请部门应进行初步审查。审查合同中的空白信息是否填写完整，如我方及对方的名称、地址、联系人、对方法定代表或授权人是否签字盖章等。合同中标明有附件的要提供附件并盖章。

    二、制式合同的处理

    对于垄断、银行等制式不能修改的合同，要在报告中有明确说明。

    三、相关部门意见

    如果合同中涉及到相关部门意见的，需要相关部门的主管领导签字确认。

    四、报告

    合同类的必须有报告，报告内容须详尽，写明合同背景、目的、货比三家的价格、付款方式等。文件类依照具体内容也需报告。

    五、文件审核

    对于对外的发函、文件，都需要经过法务审核，需要提交电子版文档以供法务修改。待定稿后，走盖章流程。

    六、审批签呈表的填写

    1、日期、申请部门、申请人如实填写完整。

    2、合同（文件）名称及内容。填写合同的名称、份数。如：天丰监理合同一式四份、办理房地产开发资质的申请表2份及申请资料（营业执照副本、组织机构代码证）。