| 序号 | 内容 | 负责人 | 参加人 | 备注 |
| 一、会议筹备 | ||||
| 会议通知 | 领导沟通 | XXX（领导） | XXX（领导） | 会前2个月完成，与领导确定会议日期及出席领导名单 |
| 演讲专家及议题 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前2个月：确定专家及演讲议题（初稿） 会前1个月：确定专家简介及确切演讲议题 会前20天：确定专家简介及演讲PPT | |
| 邀请函的编制 | XXX（执行） | XXX（领导） | 会前2个月：确定会议预邀请函 会前1个月：确定正式邀请函 | |
| 邀请函发放 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前2个月：汇总需要发放邀请函人员名单（客户名单） 根据需要发放人员人数，确定跟进邀请函发放工作的人员人数、名单及各自分工 通过电子邮件、纸质信函、传真等多种形式发放 | |
| 邀请函跟踪 | XXX（领导） | XXX（执行） | 对发出的邀请函进行跟踪，定期反馈客户参会情况，针对参会人数多少及时提出增加参会人数计划 | |
| 会议资料 | 杂志论文录用 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前半个月：确定杂志录用论文情况（发送会议预通知时，发出论文征集通知，对录用的论文及时反馈给投稿人） |
| 会议论文筛选、评审等 | XXX（执行） | XXX（领导） | 会前一周：确定会议优秀论文情况 | |
| 论文集编制 | XXX（执行） | XXX（协助） | 会前一周：编制并印刷论文集 | |
| 代表证、签到表制作 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前一周内（会前一个星期内）完成 | |
| 会议资料准备及装袋 （会议手册、代表证、日程表等） | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前一周内完成 | |
| 会议主持及领导发言安排 | 公司领导联络、接待及发言稿准备 | XXX1（领导） | XXX（执行） | 会前一周完成 |
| 领导、专家联络、接待及发言稿准备 | XXX2（领导） | XXX（执行） | 会前一周完成 | |
| 国外代表会议期间跟踪接待 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前及会中，落实会议安排接口，确保接待总负责人与单项工作负责人信息一致 | |
| 会后资料汇总 | 会议资料整理及会议报导 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会后2天内 |
| 二、会场安排 | ||||
| 会议室 | 会议室布置：台、鲜花、水牌、欢迎牌、茶歇 、（桌上水、纸、笔） | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前1天内 |
| 横幅、喷绘背景、水牌制作 | XXX（执行） | XXX（领导） | ||
| 会议室现场检查、调试电脑、投影仪、音响、会场拍照、录音 | XXX（执行） | |||
| 会议签到 | 领导及专家签到 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会议当天，提前准备好签到表，签到人员比较多时，建议准备几份签到表 准备好“请赐名片”处，签到表（空表）及签字笔 |
| 参会人员、资料发放 | XXX（执行） | 会议当天，根据参会人员级别，发放相应会议资料 | ||
| 现场收费 | XXX（执行） | 根据会议回执，收取会议费并提供给客户，如当时不能提供会议，可先提供会议收据，会后再将会议寄回给客户 | ||
| 会议翻译 | 会议现场我司翻译X名，国外代表自带翻译X名，共同参与翻译工作 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前15天：将专家简介及会议PPT发给相关议员翻译，做好翻译准备工作 |
| 会场答疑控制 | XXX（执行） | |||
| 会议用餐 | 会议期间用餐及酒水准备 | XXX（执行） | XXX（协助） | 会前3天 |
| 媒体 | 国外代表自带媒体 | XXX（联系） | 会前3天 | |
| 电视及平面媒体 | XXX（联系） | 会前3天 | ||
| 其他媒体 | XXX（联系） | 会前3天 | ||
| 三、其他 | ||||
| 用车安排 | 国外代表的车辆安排 | XXX（领导） | XXX（执行） | |
| 领导、专家的车辆安排 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前3天排好车单 | |
| 参加会议人员集中前往会场 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会议前一天告知大家出发时间及出发地点，并安排人跟车 | |
| 酒店安排 | 国外代表酒店安排 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前3天完成 |
| 领导、专家酒店安排 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前3天完成 | |
| 参会人员酒店代预订 | XXX（领导） | XXX（执行） | 会前3天完成 | |
| 汇总各领导、专家的住宿情况 | XXX（执行） | 会前2天完成 | ||
会议总负责人：XXX（领导） 电话：
会务工作负责人：XXX 电话：
媒体负责人： 电话：
国外代表接待负责人： 电话：
其他
大型会议会前2个月必须由公司领导带队召开工作协调会，讨论会议方案，对各项工作进行分工，确定各项工作具体负责人。如果有必要，会前1个月或者半个月，各部门领导及具体负责人还需要召开碰头会，对会议筹备工作进行协调，及早发现问题，解决问题。
大型会议的总负责人最好是公司高层领导，方便对人员及资源进行整合，发挥集体优势，将会议办的更好。
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