书面材料规范

除上级文件、制式文档（如pdf、caj格式文档）以及另有规定者（如学术稿件）外，校内书面材料一般要符合本规范。

一、总体要求

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定，特别是教育、民族、宗教、信息公开与保密方面的规定。

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

二、行文要求

3、简称缩写：文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4、数字应当使用阿拉伯数码。在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字，成文日期、部分结构层次序数仍然使用汉字。

5、人名、地名、数字、引文准确。引用各种公文应当先引标题，后引发文字号。文件形成年代适用六角符号，例如：“文院行发〔2011〕18号”。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

6、结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

7、计量单位。应当使用国家法定计量单位。没有国家法定计量单位的，采用传统行业标准。

三、排版印制要求

8、排版。使用Microsoft  word排版。使用wps的可转换为Word。文字从左至右横写、横排。涉及少数民族的内容，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。

9、纸型页边。采用国际标准A4型（210mm×297mm），默认边距（上2.54cm下2.54cm左3.17cm右3.17cm），左侧装订。版心不斜，双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。着墨均匀。

原有16开等纸型的材料图表，一般要转换为A4纸；不能转换或不宜转换的，应留出装订位置，并以能折叠为A4以内夹入为宜。

10、字体字号：大标题，创意简标宋体，小2号；一级标题，黑体，3号；二级标题，楷体，3号；三级标题，仿宋，3号，加粗；正文用3号仿宋体字。文中如还有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。

一般每面排22行，每行排28个字。单倍行距，影响到落款盖章时可适当调整行距。

11、标点符号：中文用全角，英文、阿拉伯数字用半角，其它语言从其习惯。

12、页码设置：系统插入后，置于页脚，居中，首页显示页码，数字格式为“1，2，3，”这种，显示页码的字号为小4号，仿宋字体。上级文件复印件扫描件、外来材料等特殊情况，维持原状不变。仅有一个单页者可不加页码。

四、目录、图表、注释

13、目录部分：字体字号按正文格式排版。目录中第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

14、图片部分：图片标题按照一级标题排版。图片附随注解使用仿宋、小4号。

15、表格部分：表格标题按照一级标题排版（主从表格中，从表标题按照二级标题排版）。表格内文字仿宋，原则上用4号（内容复杂等情况下用小4号或5号字。同一表格内字体字号应相同）。表格与注解之间空一行（行高12磅）。表格附随注解使用仿宋、小4号。

首行、首列、合计类行列必要时可加粗。表格版面要合理设计，一般应居中，宽度占一半或更多。

表格前、后与表格内容相关的文字，如编制单位、统计时间、统计人、责任人等内容，左右顶格（与表格最左、右边同一竖向）。如要签字，签字部分注意留足位置。

16、注释部分：中短篇、简单文稿用夹注或尾注，中长篇、复杂文稿用脚注或尾注。注释字体与正文一致，字号比正文小一号。注释中的图表字体字号与注释文字保持一致。

五、其他

17、完整落款。落款日期中的“零”写为汉字“〇”。落款位置在排版页面右半幅。

18、盖章。骑年跨月，均匀用力，一次性用印，印章全部在页面内。如盖多枚公章，按照“在前、行政在后”排列，两个横排，三个横排或呈∵排布。印章之间不交叉、不相切。

19、认真校对，前后一致，图文、图表一致。