关于2013年档案归档移交工作的通知 (1)

各部室、车间：

为做好2013年度档案移交归档工作，现就有关事项通知如下：

1、归档范围：

1.综合办公室负责整理公司在政治、经济、施工生产、文化等活动中形成的文件，上级领导机关下发的，具有工作参考利用价值的文字、图表、声像等材料以及公司各种工作会议、专题会议形成的文字材料及电子光盘,与有关单位签订的合同协议等以及人力资源管理、培训工作、技术人员评聘形成的文字材料；

    2.党群工作部负责整理移交公司党、团、工会等党群工作文字材料及电子光盘、重要书籍、简报、刊物、记录本单位主要活动和重要成果的照片、上级领导视察、重要会议等过程中形成的照片、录音、录像等以及年度评先评审意见表（放入个人档案）；

3.资产财务部负责整理移交公司的账簿、凭证、报表等会计档案，由财务部门年终立卷，保存一年后，移交综合档案室保管；

4.计划企管部负责整理移交公司与井下施工单位签订的单位承包合同、项目申报材料、项目竣工材料、井下招投标资料、施工单位资质材料、以及企业管理过程中产生的文字材料、电子光盘及重要书籍等。

5.续建工程部负责整理移交基建项目的依据性材料、基础性材料以及工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收结算过程中所形成的文件、资料及图纸以及与有关单位签订的合同协议等。

6.设备能源部负责设备开箱时的一套随机材料（包括开箱记录、说明书、保修单、合格证、图纸等）、设备管理过程中形成的各种文字材料以及与有关单位签订的合同协议等，设备投入使用后及时移交档案室保管。

7.生产技术部负责整理移交月度、季度、年度采掘计划和基建计划、工程结算书、重大工程设计书以及科协工作、井下招投标等工作过程中形成的文字材料。

8.地质资源部负责整理移交地质普查、勘探、勘查、测量工作中形成的各类材料（包括地质报告、记录、图纸、文件等）；

9.安全环保部负责整理移交公司安全生产工作、环境保护工作、消防工作等文件材料以及与有关单位签订的合同协议、以及公司安全、环保方面各项验收资料等；

10.后勤保卫部负责整理移交与本地签订的有关赔偿的合同协议、原始记录等；

11.供应销售部负责整理移交产品销售及采购计划、合同协议、来往函件、报表、台账等；

12.计量质检部负责整理计量管理工作文件材料；

13.调度室负责整理移交生产调度工作计划、总结、报告、调度日志、原始记录、台账等；

14.车间负责收集整理重要A类设备台账、记录等；

本次整理移交的归档材料为2013年度各单位产生的归档材料，以及往年应归档，但尚未归档的文件材料。

二、归档要求

1.各部门兼职档案员负责本部门归档材料的收集、整理、立卷工作，保证归档材料收集完整齐全，并按时移交档案室。

2.文书档案整理以件为单位归档，科研、基建、设备等以卷为单位整理，不要缺项、漏项，不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

3.归档文件整理参照《安徽太平矿业有限公司档案分类大纲（试行）》及《档案管理手册》执行。

各部门兼职档案员对归档过程的相关问题可随时与档案室联系咨询。

三、档案的移交

1.归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，按立卷要求进行验收，不符合要求的要退回归档部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

2.移交手续：归档部门移交档案材料时须经验收后填写档案移交清单，清单一式两份，经交接双方签字后各留一份备查。

3.归档移交时间：各类档案移交归档时间为2014年2—3月份，4月1日前完成归档移交工作。

4、各单位归档时间安排见附表。未按期移交的，纳入当月考核。

特此通知

附表：

                            综合办公室

                          2014年2月13日

附表：