接待管理制度.

（试行）

一、目的

为进一步提高公司的接待管理水平，促进接待工作的规范化，更好地反映我公司精神面貌，增进各级领导和合作单位的支持与沟通，达到增进友谊、交流信息、有效改善企业外部环境，树立良好企业形象的目的，特制定本管理办法。

二、适用范围 

本规定适用于河南**公司有限公司全体员工。 

三、批准和解释

本规定由河南**公司有限公司综合事务部制订并负责解释、修订。

本规定自颁布之日起施行，未尽事项，在实践中补充完善。

四、接待工作的主要任务?

安排重要来宾、上级部门、合作单位等到来时的吃、住、行。安排重要来宾的检查、考察、调研等活动。协助办理公司大型会议的会务工作。协助开展公共关系工作，协调好公司的外部环境。

五、接待工作的基本原则?

坚持为提高企业发展和经济效益服务的原则，强化公关意识，增强接待工作深度，宣传企业形象，提高公司声誉，并广泛获取信息。接待工作要坚持规范化、标准化，符合礼仪要求，按制度和程序办事，克服随意性；既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定，同时也要完成领导交办的工作任务。接待安排应根据来宾的身份和任务，安排不同的接待，确定相应人员的陪同；既要热情周到、也要讲节约，量力而出，反对铺张浪费。

六、接待工作的的程序与规定

（一）坚持综合事务部负责接待工作统一管理的原则，对涉及较强业务性的接待事务，应由有关部门牵头对口接待，综合事务部配合。

（二）接待工作中应自尊自重，本着尊敬来宾的原则，搞好服务，不允许发生有损我公司形象的事。

七、日常接待工作的规范

（一）接打电话时，要使用文明语言如"您好"、"请问贵姓"您找哪位"、"请稍候"、"谢谢"等等之类的礼貌用语。

（二）在打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料，不能等电话接通后，去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。

（三）当客人来访时，应热情迎接，主动引客人到办公室或接待室交谈。忌让客人长久等候无人过问。如本人有事离开办公室时，应将办公桌上的文件、资料安放好，以免泄密或丢失。

（四）宴请客人时，应根据宴请的性质和规模不同，分为工作餐、聚餐、宴会；根据来宾的身份，确定不同的人坐陪。

八、一般性接待工作的程序

（一）接待前的准备工作：1、对来宾的基本情况做到心中有数。2、制定和落实接待计划。3、做好接待前的细节工作。

（二）接待中的服务工作：1、安排专人迎接来宾。2、妥善安排来宾的生活。3、商定活动日程。4、安排公司领导看望来宾。5、精心组织好活动。6、安排宴请和浏览。7、为客人订购返程车船或飞机票。

（三）接待后的工作：1、诚恳地向来宾征求接待工作的意见，并询问有什么需要接待人员办理的事情。2、把已经订好的返程车（船、飞机）票送到客人手中，并商量离开招待所或宾馆的具体时间。3、安排送客车辆，如有必要还应安排公司领导为客人送行。

九、接待人员的有关要求

（一）根据领导意图及客人的需求，掌握接待工作的规律，做到目标明确，思路清晰，计划周密，主次分明，机动灵活，以高度的事业心和责任感，发扬严细作风，扎实做好工作。严格执行规定和标准，坚持请示报告制度，在授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。未经同意私自安排的宴请等接待费用，一律不予签字报销。

（二）着装整洁大方，举止谈吐文明礼貌，服务热情、周到、耐心，保持良好的精神风貌，从各方面体现公司的良好形象。

（三）办公室接待人员要不断加强学习和培训，熟悉接待服务管理知识，掌握公共礼仪规范，了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的一般知识，并具备必需的应变能力和语言表达能力。

河南**公司有限公司

二〇一〇年八月十六日

附件1：业务招待费管理办法

附件2：招待标准

附件1：

业务招待费管理办法

第一条  总则 

为了加强并规范公司的业务招待费支出管理，特制定本办法。 

第二条  业务招待费适用范围 

业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。 

    招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等；在公司食堂招待时发生的就餐费；因招待领用的酒水、饮料及香烟等。 

第三条  业务招待费的使用原则 

业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待，不接待”，“可参与可

不参与接待人员，不参与”，“可发生可不发生费用，不发生”，“态

度热情，费用从简”原则。 

第四条业务招待费的管理原则 

1、按照公司年度指标，在限额内使用业务招待费，严禁超支现象发生。所有的招待实行事前审批制度。 

2、招待费由分管副总经理、总经理按照本办法第五条的权限审批。 

3、坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。业务接待应尽量

安排在公司食堂，全年招待费用总额中的食堂招待额度要占总额的50%以上。各部门因工作确实需要在公司外安排招待时，参照本条第二款执行。 

4、集团来人除领导视察外，一律在员工食堂自费就餐；集团内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司，原则上用工作餐接待。 

5、外协单位除合同标明提供安装食宿及接风、送行外，一律不安排免费伙食。确需接风、送行的，在公司招待费中开支。 

6、严格执行分档次接待原则，各档次选定1-2家酒家、宾馆，对应接待。禁止越档次接待。 

7、接待用餐时，严格控制陪客人数，实行对口接待。坚持执行中、高档接待司机不参与陪客就餐规定。同时，原则上陪客人数不得超过2人，若公司陪同用餐人员多于2人时，应事先经过总经理批准。

第五条  业务招待费的审批权限 

业务费：由董事长控制，其他部门和个人一律不得安排业务费。 

招待费：对于在公司食堂安排的招待，副总经理审批单次预算1000元（含酒水，下同）以内限额的招待费，总经理审批单次2000元以内限额的招待费，2000元以上标准报董事长同意后执行。 

第六条公司食堂招待费的审批程序与开支标准 

（一）公司食堂招待的审批程序 

    食堂招待分为工作餐和客餐两种（工作餐即指平时供应员工的饭菜，客餐即指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水）。 

    工作餐招待的审批程序：对口接待部门向综合部提出申请，并由综合部开具工作餐通知单，客人凭工作餐通知单到食堂窗口打饭、菜用餐。 

    客餐招待的审批程序：经公司分管领导同意，由对口接待部门填写客餐申请单送综合部确定用餐标准，并按本办法第五条权限核准后，交综合部准备膳食和酒水。 

（二）公司食堂招待开支标准 

    1、因工作关系外单位一般来人来客，一律用工作餐招待。工作餐计费标准按食堂当日公布的每份饭菜金额标准收取。 

    2、部门、上级机关、关联单位主办以上人员来公司办理公务，需在公司食堂用餐，原则上用客餐招待（操作程序按第六条第一款执行）。用餐后，接待单位需在食堂客餐结算表、酒水消耗领用表上签证。 

    3、招待一般来宾来客，每席餐费不超过500元（含酒水等），酒水标准白酒控制在200元/瓶以下。 

    4、招待部门正股级以上副局级（含副局级）以下干部、集团部门经理级别人员每席不超过1000元（含酒水等），酒水标准白酒控制在300元/瓶以下。 

    5、招待部门正局级及分局一把手每席不超过1200元（含酒水），酒水标准白酒控制在500元/瓶以下。 

    6、招待用白酒一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶（每席标准），并且白酒不得超过标准。 

    7、招待主要领导及部门关键领导、上级主管部门领导，费用标准由总经理同意后执行。 

第七条外部招待费的审批程序与开支标准 

（一）外部招待的审批程序 

    外部招待是指因工作需要而在公司食堂以外进行的招待。对外招待实行事前报总经理同意审批制度，按本办法第五条权限核准后方可执行。 

（二）外部招待开支标准 

    1、招待一般来宾来客，每席餐费不超过500元（含酒水等），酒水标准白酒控制在200元/瓶以下。 

    2、招待部门正股级以上副局级（含副局级）以下干部、集团部门经理级别人员每席不超过1200元（含酒水等），酒水标准白酒控制在300元/瓶以下。 

    3、招待部门正局级及分局一把手每席不超过18000元（含酒水），酒水标准白酒控制在400元/瓶以下。 

    4、招待用白酒一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶（每席标准），并且白酒不得超过标准。 

    5、招待主要领导及部门关键领导、上级主管部门领导，费用标准由总经理同意后执行。 

第财务控制与监督 

    1、财务部应严格审查业务招待费发生的业务是否真实、票据是否合法、单据是否齐全、审批是否完整。 

    2、财务部有权拒绝不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。 

    3、业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则，不得由他人代报业务招待费。业务招待同时有多个经办人参与招待，应由最高职务经办人报帐。 

    4、公司外来单位或人员（包括集团内兄弟单位、关联企业和个人）在公司食堂就餐收费标准，由综合部另行发文规定。 

    5、单餐消费50元/人以上的，需向酒家索取清单或清单复印件，提交给总经理、财务部审核人员作为报销依据。库存酒水核销单应与对应的餐费报销单一起提交总经理审批、财务部复核。餐费报销单上应注明公司参与接待的人员、接待的客人人数。 

    6、所有宴请、业务费用开支必须列明事由、招待对象。 

    7、业务招待费核算范围及要求 

     7.1招待费一律记入“管理费用-业务招待费”中，不允许在其他科目中列支。合同标明提供安排食宿支出的入账科目与合同标的入账科目相同。 

     7.2招待费包括因公接待相关单位人员发生的差旅费、住宿费等。 

     7.3招待费包括因公接待从综合部领用的烟、酒、饮料等，依据领用单，由综合部开具《烟酒出库单》记入招待费。 

     7.4公司食堂接待的菜金应合理标价，因公在食堂接待发生的招待费，点菜单上须按照菜金标价记录金额，并经负责接待人签字确认，月底凭点菜单从福利费中转出记入招待费。合同标明的提供食宿，在规定的标准内，依据实际发生额，从福利费中转出记入相关科目。 

     7.5公司发生的业务招待费用，如存在票据本身与业务实质不相符之费用，必须还原成“业务招待费用”列示，并说明原因。 

     7.6原则上无票据开支必须有证明人。 

第九条其他 

1、本办法自    年   月   日起开始执行。 

2、本办法解释权在公司财务部和综合事务部。