文书档案管理细则

第一条  为了进一步加强对文书档案的管理，特制定本细则。

第二条  本细则适用于公司在工作活动中形成的全部文书档案的管理。

第三条  职责

（一） 办公室负责公司文书档案的管理。

（二） 各职能部门、项目部负责本单位文书档案的立卷、归档、移交工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。

（三） 各项目部负责本项目部文书档案的管理工作，并指定专人（秘书）负责保管公司下发的文书档案。

第四条  文件材料的归档范围

（一） 外单位来的文件材料.：

       1、有关机构召开的重要会议的纪要、决议等。

       2、有关机构颁发的、针对本单位的或必须贯彻执行的决议、决定、通知、指示、命令等。

       3、有关机构对本公司及下属项目部检查工作形成的文件材料。

（二） 公司在工作中形成的文件、资料：

       1、公司重要会议的会议纪要、记录、决议、公告、年报、重要事件公告、重要的汇报材料、审计报告等。

       2、公司总经理办公会、各种专题会议的通知、报告、总结、总经理讲话、纪要、重要的简报及会议记录等。

       3、公司颁发的决定、决议、制度、规定、通报、通知等文件材料。

       4、公司及各部门、项目部的年度工作总结、计划及报告、简报。

       5、公司编制的各种计划、统计报表等。

       6、已经履行完成的公司对外签订的各种合同、协议书等。

       7、关于人事任免的文件材料。

       8、公司合作、考察、培训活动中形成的请示、批复、报告、计划、总结、重要简报等。

（三） 下属项目部报来的专题报告、典型材料、请示等文件材料。

第五条  文件材料的归档时间

公司各部门（除拆迁部外）形成的档案应在文件处理完七日内向公司办公室移交。

第六条  归档文件的系统性要求

（一） 应归档的文件材料一定要收集齐全，凡属于归档范围的各种形式的档案以及和档案有关的资料都要收集。

（二） 归档要遵循文件的自然形成规律，按照文件之间的历史联系、依据发文机关、问题、时间、名称等特征准确分类立卷，使案卷能正确反映企业活动的基本面貌。一个部门产生的文件应尽可能集中在一起组卷。上级和下级机关的文件除与本单位文件有密切联系的外，一般不和本单位文件一起组卷。需要长久保管的文件和短期保管的文件应分开立卷。

第七条  归档文件在技术加工方面的要求

（一） 案卷封面的各个项目均应填写清楚、准确，要根据“档案材料保管期限规定”注明案卷的保管期限。

（二） 卷内文件应按一定次序排列，重要的排在前面，一般的排在后面；正文在前定稿在后；批复在前请示在后。

（三） 归档文件一般应按年度立卷。请示、报告、规定按签发年；年度计划按开始年；多年总结按最后年；批转、批复按批转、批复时间立卷。

（四） 整理好的案卷要逐张编号，填写“卷内文件目录”和“卷内备考表”，以上需用打印机或钢笔字迹填写。

（五） 拟写案卷标题要做到正确反映卷内文件内容，标题的三要素（文件作者、内容、名称）要完整、准确。文字要简练通顺，概括准确，合乎文法，标点要正确，避免文不对题、词不达意，避免过于抽象笼统或单纯堆砌文件标题，一般标题不要超过二、三十字，特殊情况最多不能超过五十字。

（六） 案卷的装订要做到：装订前修整文件，对于破损文件材料要进行修补，装订线上有文字的要进行裱糊。修补文件用防虫浆糊，以防虫蛀。文件纸型大小不一时，要做必要的补贴或折叠。字迹不清楚的重要文件材料要设法复制清楚。文件分类要反复推敲，确保无疑时再装订，以避免因分类不准确造成返工。案卷装订要使用线绳或麻绳，去掉原有金属钉，严防装订中有损文件字迹现象，装订后的案卷应整齐美观。

（七） 向档案室归档的所有案卷，都要根据案卷重要程度，按照一定次序进行系统的排列，编写案卷顺序号，填写案卷目录一式两份，交接人双方清点无误后由有关人员在案卷目录上签字，双方各存一份。

第  文书档案的保管期限

       文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久为十年以上，长期为五年至十年，短期为五年以下。

（一） 凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌的，需要经常利用，具有长远查考利用价值的档案，应列为永久保管。

（二） 凡是反映公司工作活动的，在相当长时间内需要查考的档案，应列为长期保管。

（三） 凡是在较短时间内公司需要查考的各种文件材料均应列为短期保管。

       归档范围和保管期限详见下表：

文书档案归档范围和保管期限一览表

第十条  本细则与《档案管理办法》一并颁布施行。