招商会基本流程

一、准备参会企业事宜：

1、制作、派发邀请函，通知客户（参展商和经销商）。

2、确认人数、参展商企业PPT、企业产品及物料数量、所需摆放空间大小等。

3、确定跟进责任人和落实时间。

二、确定酒店事宜：

1、根据先前确定的企业合理分配住宿房间，整理好房卡。

2、了解主酒店布局，确定主会议室、分会议室、展房、大堂、餐厅、通道等位置

情况，收集设计布置所需信息。

3、主酒店附近其他酒店的预定。

4、确定用餐标准、方式、时间、卫生等情况。

5、本司工作人员的订餐、用餐地、用餐时间确定。

6、确定本司物料存放处、参展企业物料存放处。

7、相应表格准备：签到表、入住登记表、活动安排表、入场券、用餐券等。

三、相关物料筹备：

1、门票、用餐券的制作及数量统计。

    2、参展胸卡的数量统计及制作（打上公司LOGO）。

    3、奖品、抽奖券、抽奖设备的准备。

    4、宣传资料袋、派送资料的制作及数量统计。

    5、横幅、灯箱、易拉宝、指引水牌、座位牌、广告牌、道具等会场布置材料。

    6、确定参会所需的办公设备及办公用品。

    7、暂支费用的领取。

    8、确定跟进责任人和落实时间。

四、会议流程制定：

1、各个活动单元内容的设计编排、时间的估算。

    2、背景音乐、助兴表演等穿插节目的设计编排、时间估算。

    3、抽奖方式、领奖方式的确定。

    4、各个活动本司参与人员的任务分配。

五、人员的配备：

1、主持人的确定、行程安排、工作内容准备。

    2、嘉宾的确定、行程安排、工作内容准备。

    3、礼仪、保安、模特的确定，行程安排、工作内容准备。

    4、前期工作跟进责任人安排：

       ①会议邀约

②会场、餐厅预定

       ③会场资料、条幅等印制准备工作

       ④会场展示用产品以及展柜等

       ⑤会场布置

       ⑥排练会场节目

       ⑦准备视频、音乐、PPT等

       ⑧照相机、投影仪等设备

 5、本司参会人员的确定。

六、确定本司工作人员行程日期，做好订票工作。

七、调配车辆资源，安排货运车辆。

八、确定当地的喷绘公司、安装人员、搬运人员。落实工作内容、完成时间及工作质量。

九、确认本司和参展商物料到达的具体时间，安排物料存放地点。

十、确认来宾到达的具体时间，安排好摄影师等人员。

十一、会场布置：

1、将先前收集的场地信息反馈设计人员，设计会场布置方案。

    2、确定会场布置公司、人员及时间，需提前与酒店接洽安排。

    3、布置会场内容：

         ①酒店门口欢迎横幅、大厅背景牌、易拉宝、签到台（签到物品及人员）、地毯、排队护栏等。

         ②会场背景，演讲台、横幅、参展商展柜、音响灯光设备、麦克风广告牌、易拉宝、来宾座位牌、抽奖设备、奖品摆放处、领奖处、指引水牌、其他物品摆放处等。

         ③电梯、走廊、餐厅等处横幅、宣传画、易拉宝、指引牌等。

         ④会议室舞台、展台等处的用电。

十二、会议前一天的工作：

1、会议工作人员的分工安排：

①总协调

②接待签到处人员（负责签到，发放资料，安排房间）

③会场内部人员（调试音响灯光投影、物品展示摆放及看管）

④会场外部人员（引领客户的就餐及住宿，及时解决客户发生问题）

⑤后勤人员（会场布置、物料准备、会场内外衔接、订餐、订车、其他辅

助工作及解决突发事件）

2、确定本司工作人员每日集合时间、集合地点。

3、会场布置结果的核查。

4、门票、奖券、胸卡、派送资料、宣传带、签到表、名片收集盘等入会物品的整理。

5、接待事宜

①门口站立礼仪模特，在酒店悬挂横幅。

       ②在酒店大厅布置接待签到处。

       ③入住接待点至少安排两人负责接人，制作醒目的接待牌。

       ④安排来宾填写入住登记表，分发房卡，用餐券、会议流程简表。

       ⑤入住登记时，将参展商和经销商分别登记。

       ⑥由礼仪迎宾或本司人员带领客人进入房间，进行简单情况介绍，告知客人

具体时间在几楼餐厅用餐。

十三、会议第一天的工作：

1、入口签到台物料的摆放（签到笔、签到单、门票、胸卡、派送资料、名片盘等）。

2、会场内设施的开启。

      3、嘉宾、参展商、经销商分类签到。

      4、签到处、会场门口、电梯口工作人员、礼仪、保安的到位。

      5、迎接来宾入场，具体按会议流程实施。

      6、场外工作人员引导来宾到吸烟区吸烟或去洗手间。

      7、下午活动程结束时，主持人宣布就餐地点和晚上开始时间。

8、场外本司工作人员进行路线指示，餐厅门口站礼仪。

9、晚餐结束，准备晚上会议入场。

10、晚上会议的接待。

11、晚会结束，当日撤场工作、资料设备回收、座位整理、电源、大门关闭。

12、当晚房费的缴纳。

十四、会议第二天的工作：

1、会场入口签到台物料的摆放。

      2、会场内设施的开启。

      3、签到处、会场门口、电梯口工作人员、礼仪、保安的到位。

      4、迎接来宾入场，具体按会议流程实施。

      5、联系货运公司人员，安排参展物料返程事宜。

6、午餐的准备和就餐。

十五、收尾工作：

1、酒店、会场等处清场整理。

2、安排参展商物料暂存处，等待货运收货。

3、胸卡、奖品、礼品、派送资料、宣传袋、办公设备、办公用品、桁架、易拉宝等

物料按随车带走和短期存放分类收集、清点、整理、打包。

4、酒店房费、租车费、用工费等费用的缴纳。

5、安排本司工作人员分批返程。

十六、工作反馈

1、酒店的选择：位置、设施、人员、接洽、费用是否合理。

2、礼仪策划公司的工作是否合格。

3、喷绘、搭建、搬运、货运人员工作是否合格。

4、会议工作的配合是否流畅，各个环节流程是否简单、合理、高效。

5、会场的布置、灯光音响是否合理。

6、物料的准备是否充分合理。

7、行政费用的核算比较。