备品备件管理办法0

备品备件管理办法              

                                                  F0

                           Q/TH-G06.53-2008

1  目的

应用现代化的管理手段和科学的管理方法，做到有计划、有预测、经济合理地组织备件的供应。在保证生产正常运行的前提下，优化成本结构，降低备件库存及消耗，提高备件使用效率。

2  范围

备品备件采购及管理、收集备件图纸资料、进行备件测绘、编制备件目录、根据备件的总装机量和运转过程中的实际使用寿命逐步确定备件的消耗定额和储备定额；制定备件的月采购计划；对备件入库前的质量进行检验及备件出库管理，同时对备件使用情况进行跟踪。

3  管理机构

3.1备件管理在公司设备分管领导下进行。

3.2设备保全处为工艺线备件计划评审、采购、入库、组织验收、领用审核、结算、储备定额及消耗管理的职能部门。

3.3供应处为工矿备件计划、采购、入库、组织验收、领用审核、结算、储备定额、消耗管理及公司所有备品备件仓储管理的职能部门。

3.4使用单位协助管理部门对备件型号、外观尺寸验收。

4  职责划分

根据《安徽海螺水泥股份有限公司备件采购实施细则》、《安徽海螺水泥股份有限公司物资供应管理办法》、《关于铜陵海螺备品备件采购分级管理的实施方案》的职责划分，备品备件的采购分为安徽海螺水泥股份有限公司装备部、供应部、国际业务部统购和公司自购，具体如下：

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标准化委员会2008-  -  批准                          2008-  -  实施

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4.1进口备件

由国际业务部负责采购，国产化的进口备件由装备部负责采购或书面委托公司采购；

4.2事故备件

事故备件主要指生产线主机设备的关键部件；

事故备件中的进口备件由国际业务部负责采购，国产事故备件由装备部负责采购，事故备件修复由装备部负责或书面委托公司办理，范围如下：

4.2.1  回转窑主减速机、主电机、瓦、液压挡轮等关键部件；

4.2.2  立磨用关键部件；

4.2.3  汽轮发电机用关键部件；

4.2.4  矿山破碎机转子等关键部件；

4.2.5  圆形、长形、侧式堆、取料机、装船机传动用减速机等关键部件；

4.2.6  高温风机液偶、大型风机转子等关键部件；

4.2.7  进口斗提机、斜拉链用传动减速机；

4.2.8  粉磨系统大型斗提机、选粉机、磨机传动装置、磨支撑瓦等关键部件；

4.2.9  主机设备用高压电机。

4.3统购备件

由装备部、供应部负责采购，范围如下：

4.3.1  皮带机托辊备件；

4.3.2  耐磨件：破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板、齿滚、刮板；球磨机隔仓板、衬板、护板；立磨辊皮（胎）、磨盘衬板、空气导向锥、喷口环、选粉机叶片；篦冷机熟料破碎机锤头、衬板、篦子板；

4.3.3  耐热件：预热器内筒、翻板阀、分料档板、撒料板、三次风挡板；回转窑窑口护板、窑尾护板、窑尾舌形板；冷却机篦板等铸造件；

4.3.4  输送链：提升机、裙板机、拉链机、板喂机、堆取料机、熟料拉链机输送链条；

4.3.5  传动设备备件：15kw及以上减速机、电动滚筒总成件；

4.3.6  电气自动化设备备件：高压电机和90kw及以上低压电机总成件；15kw及以上变频器、软启动器总成件；压力变送器、电动执行器、DCS和PLC控制系统备件、热电偶（阻）；

4.3.8  矿车、进口钻机、进口油铲等工程机械备件

4.3.9 单价在2万元以上的备品备件。

4.4自购备件

由公司自行采购，范围如下：

4.4.1  非标铆焊件、非标加工件；

4.4.2  备件修复；

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4.4.3  收尘、风机、泵类、空压机、液压、气动备件；

4.4.4  堆取料机、输送设备备件；

4.4.5  起重设备备件；

4.4.6  装（卸）车（船）机备件；

4.4.7  制动器、联轴器、液力偶合器；

4.4.8  电机集电环、碳刷、风叶等备件；

4.4.9  200A及以上容量接触器、断路器合现场仪表；

4.4.10  矿山电铲备件；

4.4.11  部分工程机械、运输车辆及内燃机备件。

4.4.12  机械设备用非标准轴承座。

4.4.13  非国家标准的密封件、进口三角带、机械设备用滑动轴承、滑动轴承座、特殊紧固件、自制备件。

4.4.14  水泥生产用二类电气设备通用备件

4.4.15  进口电气设备中的二类机电产品。

4.4.16  计算机、PLC设备的备件。

4.4.17  化验、检验及后勤设备的备件。

4.4.18  吊车、叉车、ZL50装载机、推土机、WY160油铲、移动空压机等备件。

4.4.19  其它统一采购以外的备件或装备部书面委托采购的备品备件。

注：上述1至10项的范围均不含事故备件、统购备件。

4.5原配置没有，生产需增加或改进的部件由装备部负责采购或书面委托公司采购。

5  技术管理

5.１ 设备保全处根据公司的实际情况每三年监督、指导生产单位修订或完善备件目录。

5.２设备保全处备件采购人员根据备件消耗情况，摸清规律，确定备件的最高和最低储备定额及供应渠道。

5.3 备件的测绘。

5.3.1 备件的测绘是一项长期重要的技术管理工作，设备保全处要高度重视这项工作，各使用单位必须主动对简易、小型备件进行测绘，配合并参与大型、复杂的备件测绘工作。

5.3.2 测绘的图纸应符合制图标准，做到图面合理，尺寸准确，技术要求规范。委托测绘或自测备件图纸需经使用单位技术人员审核并签字认可，由备件职能管理部门技术人员进行复核，最后由公司分管审定后归档。

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5.3.3 图纸修改必须在图面做出修改标记，同时原图要盖上“作废”字样或销毁。 

5.3.4 在做好备件测绘工作的基础上，逐步实现进口备件国产化。

5.4 备件的国产化。

备件国产化是一项重要的技术管理工作，由设备保全处负责实施，并会同使用单位对国产化备件的型号、规格、性能、安装、使用要求进行充分论证，提出国产化备件计划，报公司设备分管领导审批后执行。

5.5 备件管理部门要根据生产中备件使用情况，会同使用单位对备件替代的可行性进行论证。

5.6　备件的报废及处理。

5.6.1 因储存时效要求,对超过储存期限已老化失效,失去备件的功能可办理报废。 

5.6.2 因技术安全等问题，已被国家淘汰的备件，可办理报废。

5.6.3 因设备外调、改造、报废而使备件不再具有使用价值且无法外调的，可办理报废。

5.7 对于报废的备件，在年终盘点时要逐项查明原因，提出处理措施,经公司领导审核后报装备部审批。

5.8 凡外单位求援配件，必须经公司设备分管领导审核，价值在2万元以上的备件由总经理批准后方可办理外借或价拨。

6  计划管理  

6.1  为保证备件的及时供应和合理储备，备件实行全面的计划管理。

6.2  使用单位根据设备运行状况及备件库存情况，于每月15日前上报下月度备件计划，计划内容包括备件名称、规格型号、装机量、库存量、采购量及用途，各使用单位对所申报备件的技术参数、规格型号、采购数量、库存量等准确性负责，保全处负责对申报的计划进行审核。

6.3  每月25日前，设备保全处组织各使用单位召开下个月度备品备件计划评审会，公司分管领导参会，会上对上月备品备件计划执行情况进行通报，并对下个月度备件计划进行评审。月度采购计划经评审后，由设备保全处汇总编制公司月度备品备件计划，经公司审核后执行。

6.4  自行采购或属装备部书面委托采购部分，由设备保全处组织实施，

6.5  由装备部、供应部负责采购的备件计划，每月3日前经公司领导审批后报装备部、供应部，装备部、供应部审核后，每月15日前书面回复。

6.6  生产紧急备品备件采购，使用单位需书面专题报告报公司审批，按公司《合同管理办法》由设备保全处、供应处负责采购；其中统购件、进口件需上报装备部、国际业务部，由装备部、国际业务部采购，或书面委托公司自行采购。

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6.7  进口备件计划按装备部、供应部和国际业务部的要求,由设备保全处、供应处组织编制

上报。

6.8  审核依据：

6.8.1 下月实际需用量。

6.8.2 各类备品备件的合理储备量（生产消耗情况、采购周期）。

6.8.3 根据备件采购人员提供的当前实际库存情况及前期备件采购执行状况。

6.8.4 根据备件采购人员提供的公司内、外部可供调剂的库存资源。

6.8.5 市场因素（市场价格变动、资源情况）。

6.8.6 供应商的批量价格优惠情况。

6.8.7 公司资金状况。

6.8.8 全年备品备件储备及消耗定额。

6.9  备件计划申报时使用部门一定要做到精、细、合理（申报前需要核查库存，避免重复申报。），同时保持合理的库存量和库存周期。  

7  备件采购 

自购备件和装备部已书面提供采购渠道合同，其备件采购价格不得高于渠道价，如高于渠道价，则责令相关责任人进行赔偿；其它委购备件，公司自行组织招议标或比质比价采购后选择供应商。

书面委托的统购备件，在申报下月备件计划时将实际执行情况一并上报装备部或供应部；

公司自购备件计划由设备保全处和供应处执行，设备保全处和供应处应遵循经济合理的原则进行比质比价和选择供应商，确定的供应商应相对固定。

7.1  招、议标采购

凡属批量采购和合同价超过5万元以上的，且有多家供货商能同时满足供应的备品备件，原则上都必须实行招标采购。

7.1.1  招、议标程序

a.设备保全处、供应处会同相关部门拟定投标资格厂商，并根据情况报相关部门进行资格或质量认可，投标资格厂商原则上不得少于3个，特殊情况下也可以为2家（比如只有2个合格的备选渠道情况下）。

b.备品备件招标工作必须公开、公平、公正、透明，遵循竞争、择优的原则。招标采购，在财务审计部门及公司领导的监督下进行。相关生产单位专业人员参与招、议标全过程管理，协助审核招、议标方案、合同文本。

c.招标方案、招标结果报公司领导审批后方可执行。

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7.1.2  比质比价采购

对不能实行招标采购的备品备件，尽可能做到货比三家，同时与合同审计部门及相关部门一起做好与供货厂商的谈判工作，以争取到最有利于我方的合同条款及合同价格。对于确实无法做到两家以上相比的备品备件，也应与装备部、供应部同期采购的同类备品备件进行

比较，或与集团内其它子公司同期采购同类备品备件进行比较。比质比价结果需形成书面评审意见，经相关人员会签后报公司设备分管领导审核。

7.1.3  采购合同的签订

a.备品备件合同签订时严格按《合同法》及公司下发的《合同管理办法》执行,合同条款中要明确规定产品的规格型号、数量、技术要求、交货期、合同金额、付款方式、发货地点、违约责任等。对于整机备件、主机设备的重要配件，以及单件价值超过1万元的备品备件原则上须拟订供货技术文本，并对供货范围和技术参数，使用条件等要求进行描述，保持合同的完整性。

b.采购部门在签订合同时原则上力争合同起草权，以掌握主动。 

c.备品备件合同签订时要有合同会签单，经合同审计部门会签后，报公司总经理审批后，方可盖章。

d.备品备件合同应单独编号并应保持编号连续性。

e.禁止无合同采购。                             

7.2  签订合同前，要审查所购备件的型号、规格、图纸、技术资料等，防止错订、漏订。

7.3  合同签订必须符合《合同法》及《合同管理办法》的要求，由双方经办人达成意向，原则上由供货方先签章，然后由设备保全处、供应处审签后送合同审计部门，再逐级上报审批；合同要附资信材料、询价表、比质比价表及相关合同签订说明（零采及急件除外）。

7.4  备件合同签订后，备件采购部门要及时催货，并处理合同在执行过程中的问题，防止发生合同纠纷，避免给公司造成损失。

7.5  加工件首先由使用单位提供备件型号、规格、图纸，由各使用单位自行加工。在公司的加工手段和技术条件不能满足的情况下，使用单位应以工作联系单书面申请外委加工，由设备保全处联系外单位加工。

7.6  备件采购部门要建立相对固定的供应商网络，每年组织有关使用单位、审计部门对供应商进行综合评审，对供货质量及服务达不到要求的供货商进行淘汰。同时设备保全处、供应处要积极跟踪市场，了解市场，按市场经济模式进行操作。

7.7  急购及零采备件，由于时间性、专业性等多种因素，导致采购成本及价格较高，因此原则上要求各使用单位最大限度地减少急购零采现象。

8  备件验收

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8.1  备品备件的验收

8.1.1  对到货的备品备件应根据备品备件采购合同、货物运单及明细单等为依据，由备件采购人员组织仓库保管员、使用单位技术人员对备品备件的数量、外观等方面进行逐项核对点

清，并做好验收记录，由保管员与送货人办理接货手续。

8.1.2  备品备件的卸货、入库。原则上实施哪个部门申报，哪个部门负责卸货、入库；对于数量较多的备品备件如篦板等，采购人员应提前通知分厂做好人员安排，以便备品备件及时入库。

8.1.3 备品备件的入库验收。质量检验可根据备品备件的不同类别和要求采取直观检验、工

具检验、化验或试验、试用以及送公司外相关专业部门进行检验等办法。凡是质量、型号、规格不符合要求、数量短缺或验收实物与采购合同不符的，不得办理验收入库手续；凡是需过磅计量的备品备件，在验收时应有司磅员签字的过磅码单，才可办理入库验收手续。反之，对验收不合格的备品备件，绝不能办理入库手续；对耐热、耐磨件经化验不合格后，按装备部下发的相关文件执行。

8.1.4  对实物已到库，但必要的验收凭证未到的备品备件，应卸车点数，验收登记，妥善保管，待凭证到后补办手续。

8.1.5  验收时限要求。少量备品备件当场验收登记入库；小批量备品备件两天内验收完毕；大批量备品备件验收不得超过五天。

8.1.6  备品备件经验收合格后，一周内办理登帐、立卡、建档等正式入库手续。对于因未到或其它原因暂时不能办理正式入库手续、在生产检修中又急需领用的备品备件，应及时办理备品备件的暂估入帐手续，以此作为入库金额、出库金额的统计依据，待正式或其它手续完备后正式建帐并据此调整有关暂估入帐的金额。

8.1.7  备件的直观检验、工具检验、试用由申报单位负责；化验、试验由设备保全处负责；数量验收由供应处负责。

9 仓储管理

9.1  备品备件仓储管理 

9.1.1  备品备件仓储日常管理工作统一由供应处负责，实行统一管理。杜绝二级库存在。

9.1.2  备品备件应单独存放；备件的库房管理要做到“三清”（品名规格清，数量清，质量清）， “三相符”（帐、物、卡相符）。 

9.1.3  对更换下来能修复的备品备件要单独存放并保管好；已修旧利废入库的备品备件要单

放，并单列台帐。

9.1.4  备品采购管理人员最少每月一次对备品备件进行在库检查：检查数量（帐物卡）、检查质量、检查库房整洁情况、检查计量仪器、检查防变形、防老化、防锈蚀、防潮等日常维

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护保养情况及消防安全设施等。

9.1.5 每季度备品采购管理人员需核对库存备品备件存储状况，对已损坏、淘汰的备品备件进行鉴定分类并配合保管员进行清理，且单独存放，做上标识，对报废备品备件列出详细明

细清单，以便调剂和处理。

9.2  备品备件盘点管理

9.2.1  保管员要坚持经常性盘点。核对帐卡物是否相符；查对备品备件的收发、价拨和记帐有无差错；检查各类备品备件有无超储、积压、变质损坏。

9.2.2  每半年供应处牵头对仓储备品备件进行全面盘点，并做出盘点清单，设备保全处、财务处等相关人员参加，盘点结果应出具盘点报告报公司经理部批准。

9.2.3　每月由财务部门提供备品备件往来帐务余额清单并督促采购部门及时清理。

9.3  备品备件帐务管理

9.3.1  建账时应考虑备品备件管理有效性，实现微机管理，设备保全处要对备品备件建账给予指导和帮助。建账时应按设备类别建立备品备件账，备品备件账均指净值，即不含税价。设备类别一般分热工设备，粉磨设备，破碎设备，输送设备，堆、取料设备，计量设备，装（卸）船（车）、包装机、起重及发运设备，环保收尘、风机、工艺阀门、泵类设备，压缩空气设备，电气备件，自动化备件，其它等十二大类。

9.3.2  备品备件收、发料单要及时登记入帐。按物资管理信息系统的要求将审批、审核无误的收发料单输入微机，以便物资管理信息系统能及时反映库存真实状况，当天的料单应当天录入。

9.3.3  为确保备品备件出、入库的真实性，对暂无合同且已到货的备品备件，实行暂估入帐，对已消耗的暂估入帐的备品备件按暂估价统计消耗。

9.3.4　对日常的库存信息，包括月报表、定额执行情况等按规定日期（下月3日前）设备保全处上报到装备部。

10  备品备件领用及消耗

10.1  备件领用：必须严格遵守“以修理为主，更换为辅“的原则。

10.1.1  备品备件在领用中应建立分级审批制度，按价值、重要性实行分级审批，对重要备品备件的使用效果应建立分析报告制度，找出管理上的问题并及时加以改进，提高公司经济

运行质量。                                                          

10.1.2  备品备件领用时具体分级标准如下：

a. 一次性领取备件的总价或单价不超过2000元的备件审批流程：

领料人开具签字→工段长签字→ 部门分管领导签字→ 保全处备件采购人员签字确认→ 

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保全处分管领导审核签字→仓库保管员发料并签字。

b.下列备品备件的领用由设备保全处、供应处分管领导审核后，还须报公司领导审批：

 （1）单件备件价值在2000元以上，2万元以下；

（2）30kW以上（包括30kW）的电机、减速机等总成备件。

（3）耐热件、耐磨件、输送链等未达到使用周期的更换领用。

（4）进口备件

c.单价备件价值在2万元以上（含2万元）的领用，由公司分管领导审批后报公司总经理审批。

d.备品备件采购及保管部门自身领用备件时，不管备件价值多少，均要求公司分管领导签字审核，价值在2万元以上的领用必须由公司总经理审批。

e.对易耗件如热电偶、热电阻要采取交旧领新制度；对使用单位修复后的旧备件，经验收后重新入库并建帐。

f.工矿备件经供应处备件管理人员签字确认，由公司领导审核后方可发货。

10.2  备件消耗：

10.2.1  各使用单位应建立备件消耗台帐：耐热件、耐磨件、工艺线备件单价在5000元以上、工矿备件单价在２000元以上的必须建立台帐，注明更换的时间，并对使用状况进行跟踪。

10.2.2  各使用单位应建立备件使用分析报告制度：对进口备件、事故备件、耐热件、耐磨件、输送链、工艺线备件单价在5000元以上的、工矿备件单价在２000元以上的备件，应建立使用评价制度，重点对备件使用周期、质量等进行评价和分析，领用时对前期损坏的原因要书面分析和提出处理意见，对由于供货质量达不到合同要求的向供应商索赔，对更换下的备件经鉴定小组鉴定后进行处理。

10.2.3  备品备件消耗分析和考核：各使用部门应加强备品备件的消耗分析和考核工作，每月2日前必须将上月备件消耗分析报告交设备保全处、供应处。通过备品备件消耗的原因分析，找出备品备件节约或浪费的主要原因，并提出改进措施，降低备品备件消耗，为修订定额提供可靠的依据。

10.2.4  备品备件的消耗统计的准确性至关重要，便于对备品备件消耗的分析，杜绝先消耗后办理出、入库手续或出库后实际不消耗现象。

10.2.5  备品备件修旧利废：备品备件的回收和修复利用，能减少备品备件的采购，提高经济效益。

下列备件原则上可以修复后再用：

a.电机、电动滚筒、减速机；

b.立磨辊皮、衬板；

c.皮带机托辊、滚筒；

d.大型风机叶轮；

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e.斗提机斗子、裙板机裙板、取料机刮板、板喂机槽板等；

f.其他总成类部件。

修复后的备品备件应及时做好入库登记工作，由各使用单位自行修复或在修复中已领用

其他一些辅材及备件，其备件修复后应按实物帐入库；因需请外单位修复，发生了修复人工费、材料费等，需签订合同，根据合同按备品备件采购程序办理入库手续。

10.2.6杜绝设立二级库：矿山分厂、制造二分厂、码头等连续生产或交通不便的单位可留有少量、小额常用备件外，其他二级部门不得保留任何备件，避免出现实际上的二级库。

11  合同执行及结算

11.1  由装备部、供应部签订的统购合同由装备部、供应部负责下备件送货计划、催货、办理委托付款函；公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪，对出现的异常情况及时与装备部、供应部联系，并按装备部、供应部书面委托函要求办理合同付款；

11.2  由装备部、供应部签订的渠道合同，由公司按渠道合同采购备件，备件送货计划、催货、付款等合同执行均由公司办理；

11.3  公司自行签订的备件合同由设备保全处、供应处负责合同执行。

12  附则  

12.1 本办法由设备保全处起草并归口管理。

12.2 本办法于1998年3月首次发布实施， 2008年8月第7次修订再版。

13流程图

13.1 备品备件评审流程图

13.2 备件入库流程图

13.3 备件采购流程图

13.4 急件申报流程图

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13.1 备品备件评审流程图：

13.2 备件入库流程图：

单位技术员进行验

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13.3 备件采购流程图：

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13.4 急件申报流程图：

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