【档案及档案管理】第十五章电子档案管理



【档案与电子档案管理新篇章】在数字化浪潮的冲击下，电子档案管理成为信息时代的明珠，它依赖计算机磁盘的精确存储技术，将实体信息转化为虚拟形态，以电子图像文件的形式保存档案内容。其关键是建立一个智能化的档案管理系统，通过电子信息技术，将业务资料转化为照片、扫描文档等电子档案形式。电子档案管理系统带来的变革是性的。它大幅减轻了传统档案的存储压力，节省了空间，减少了库房负担，同时降低了维护成本。更重要的是，它实现了档案资源的共享，避免了频繁复制造成的损耗和浪费。根据国家档案局的规定，《电子档案管理系统基本功能要求》详细描述了系统的业务特性，包括档案的接收、保存、共享和安全等环节，要求系统在这些方面高效、可靠，以规范化的方式推动档案馆的电子化建设。在功能上，电子档案管理系统包括精准收集档案。它支持在线和离线接收，记录完整的处理过程，并支持多种方式录入档案数据，确保数据完整性。无论是数字化成果的导入，还是通过接口集成的业务数据采集，系统都能清晰展示，确保数据的高效流转和管理。档案管理的核心环节包括档案整理、鉴定、销毁和库房管理等。整理环节设计灵活，可以根据年份、类型、全宗等进行分类，甚至可以按照国家标准建立全宗卷。鉴定环节包括开放、保管期限、密集和销毁等多种类型，支持自动化提醒和批量处理，确保档案信息安全。档案销毁管理严谨，确保每一步都有记录，避免误操作。档案库房管理实现了全程数字化，包括入库、上架、出库等环节，通过温湿度监测和权限管理等措施，确保档案实体和信息安全。此外，系统还提供强大的检索功能，支持多种检索方式，方便档案的高效利用。档案利用的智能与便利电子档案检索灵活，支持全文、条件和元数据检索，借阅流程便捷，借阅权限管理智能化。编研模块则挖掘档案深度价值，支持在线编研和成果共享，为组织内部的知识创新提供有力支持。最后，数字档案管理系统通过大数据分析，生成动态报表，直观展示档案管理的全貌，为决策者提供了有力的数据支持。