1. 个人档案的查阅规定严格，不允许个人借阅或查看自己的档案。
2. 个人档案不仅不能自持，而且不能私自拆封和查看。人才中心和相关组织通常不接受个人传递的档案，因为其真实性无法得到验证。
3. 如果个人持有档案，需要通过具有人事权的组织或单位来激活档案。个人持有的档案一旦被打开，可能会变成“死档”，给以后使用档案带来困扰。
职工个人档案的作用包括：
1. 认定视同缴费年限：部分退休人员可能存在视同缴费年限，这需要通过个人档案来认定，并与实际养老保险缴费年限累计计算养老金。
2. 确定退休年龄：我国女性的退休年龄根据身份不同有所区别，女干部退休年龄为55周岁，女工人退休年龄为50周岁。退休年龄的确立需要依据单位提供的退休申请资料和个人档案来确定。
