1. 清晰性：撰写商务应用文时，必须确保内容清晰易懂，使读者能够准确理解意图。避免使用过于专业的术语或行业内部词汇，除非你确信读者会熟悉这些词汇。每个段落应专注于一个主要观点，以保持文章的逻辑性和条理性。
2. 准确性：商务应用文的语言应当精确无误，使用恰当的专业术语来描述可以量化和执行的事项。确保描述的事物是可观察的（视觉、嗅觉、味觉、听觉）、可触摸的或可计算的，以便读者能够验证信息。
3. 简洁性：简洁是商务应用文的重要特点。避免不必要的冗词赘述，力求用最少的话语传达最多的信息。简洁的文档不仅易于阅读和记忆，还能帮助读者快速抓住关键信息。
4. 正确性：商务应用文应当无语法、拼写和标点错误。此外，引用的历史资料、数据和其他信息也必须准确无误。确保文档的专业性和可信度，通过对事实的严格核实来避免误导读者。
