在会议即将召开之际，首要任务是迅速联系其他租赁公司，力争以最快的速度租到放映机。考虑到电脑公司通常会配备放映机，我们应当立即与几家知名供应商联系，确保能够及时获取设备。同时，需确保所有电子设备的准备工作提前完成，尤其是放映机，必须确保其功能正常，以便会议顺利进行。
与此同时，应立即向总经理汇报当前的准备工作情况。报告中不仅需要详细说明放映机的租借进展，还需汇报书面宣传资料的分发情况，以及会议时间的安排。确保会议能够按照既定时间顺利召开，是此次工作的重中之重。
为了确保会议的顺利进行，还应提前一天完成所有的准备工作，包括布置会场、调试电子设备等。尤其是放映机的演示，必须在总经理到来前进行，以便他能够亲自检查设备状态。通过这种做法，我们不仅能够发现并解决问题，还能获得总经理的支持和信任。
会议召开前的准备工作至关重要，它直接影响着会议的顺利进行。从布置会场到调试电子设备，每一个环节都不能马虎。特别是电子设备的准备，包括投影仪、音响系统等，都必须提前一天进行测试，以确保在会议当天一切运行正常。
在准备过程中，还应邀请总经理进行现场检查，这不仅能够及时发现并解决潜在问题，还能让总经理了解准备工作的情况，增强他对会议成功的信心。通过这种细致入微的准备，我们可以确保会议的各项准备工作都达到最佳状态。
