1. 收到软件公司的法务函，首先应当认真对待，而不是采取忽视的态度。应该详细了解内容，并评估其中提出的指控是否合理。
2. 如果函件中提到软件侵权等事宜，正确的做法是及时与专业的法律顾问沟通，以便采取适当的应对措施。不应简单地断然否认，而应准备相应的证据来证明自己的清白。
3. 在处理此类法律事务时，保持沟通的专业性和礼貌是很重要的。即使不同意对方的观点，也应避免使用不适当的语言或态度，以免事态升级。
4. 若公司确实使用了受版权保护的软件，应尽快与软件公司协商，寻求和解的可能性，比如购买授权或达成其他和解协议。
5. 对于声称从未使用过该软件的情况，应提供充分的证据来支持自己的立场，例如软件购买记录、公司内部使用情况的说明等。
6. 若软件公司无法提供确凿证据证明侵权行为，公司可以考虑采取法律行动，以防止不必要的经济损失和声誉损害。
7. 最后，公司应定期对员工进行版权法律意识培训，确保在日常运营中遵守相关法律法规，避免此类事件的发生。
