在制定酒店物品采购计划时，各部门需根据物资消耗率和损耗率预测下一年的采购需求，于年底编制采购计划和预算，并提交财务部审核。如有额外采购需求，需提前制定计划并报告财务部。采购计划需一式四份，部门自留一份，其余三份交财务部。
财务部汇总各部门采购计划和预算，根据酒店营业实绩、物资消耗和损耗率、第二年营业指标及预测编制采购预算，上报总经理审批。经批准的采购计划需财务总监监督执行，未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。
采购员依据核准的采购计划，及时采购所需物品。对于大宗或长期需用的物资，可签订长期供货协议，以确保质量、数量、规格、品种和供货要求。餐饮部的食品、餐料、油味料、酒、饮品等由行政总厨、大厨或宴会部下单，采购人员需按计划或下单采购。
计划外或临时少量急需品，需经总经理或其授权部门经理批准后方可采购。采购物资需经仓管员验收，验收依据订货样板，按质按量验收。验收后在发票上签名或发验收单，需直拨按手续直拨，需入库按程序入库。
大宗物资付款需经财务总监审核批准。支票结账由出纳根据准确数字或单据填写，金额限制在一定范围内。酒店财务制度规定，付款金额超过时需使用支票或委托银行付款，低于则可支付现款。现金付款需财务部经理或财务总监审查批准。
采购员报销需凭验收员签字的发票及验收单，经出纳审核批准后方可报销。采购员向个体户购买商品，需通过税务部门开票，因急需无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，需采购员两人以上证明及验收员验收证明，经部门经理或财务总监批准后方可报销。
采购部业务操作需按使用部门要求和采购申请表，多方询价选择，填写价格、质量及供方调查表，向主管汇报，审核后确定采购方案。按采购部主任确定的方案采购，按酒店及部门制定程序完成现货和期货采购。
货物验收出现的问题应及时查清原因并向主管汇报。验收后将货物送仓库验收入库，办理入库手续。到货品种、数量和付款情况报告给有关部门，附上采购申请单或经销合同。
将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同交财务部校对审核，办理报销或结算手续。
