在我国，手机大多由个人购买，手机卡由个人办理并显示为持卡人姓名。然而，在企业经济活动中，手机费用可能涉及办公和私人事务，难以精确区分。因此，如何合理合法地处理员工手机费支出，以避免涉税风险，成为企业财务人员面临的一大挑战。
一种方式是员工凭缴费发票报销。这种方式下，手机费用由个人垫付，再凭缴费发票在企业财务报销。根据企业所得税法，企业实际发生的与收入直接相关的合理支出可以税前扣除。然而，税务机关在实际操作中往往不认可此类费用的税前扣除。这是因为税务机关依据“以票管税”原则，认为个人名义的发票不得在税前扣除。
另一种方式是企业直接向员工发放通信补贴。这种方式下，企业根据员工岗位需求测算手机费支出，然后以现金形式发放。然而，通信补贴是否属于工资、薪金支出还是职工福利费，需根据相关政策来判断。《国家税务总局关于企业工资、薪金及职工福利费扣除问题的通知》规定，通信补贴应被视为工资、薪金，而《财政部关于企业加强职工福利费财务管理的通知》则认为，若已实行货币化改革，通信补贴应纳入工资总额，不再纳入职工福利费管理。
另一种处理方式是企业向通信业务经营商采购预付费充值卡。企业取得对准企业的发票后，员工根据实际话费清单自行充值，并在当月将话费支出从预付款转入当期费用支出。这种方式解决了合法凭证问题，避免了员工因公垫支“个人所得税”的问题。
综上所述，企业应根据自身情况选择合适的处理方式，确保税务合规。通过提供真实、合理的凭证，企业可以有效降低涉税风险，确保合法纳税。
