在怀化开设艺术培训班，首先需向社会力量办学办公室提交申请，包括一系列必要的文件和证明，以确保培训活动的合法性和规范性。具体需要准备的文件如下：
1. 师资文件：包括所有教师的学历证明和教学资格证书。
2. 财务人员资料：确保财务人员具备相应的专业资质。
3. 10万验资证明：证明有足够的启动资金。
4. 场地租赁合同：需提供200平方米以上的租赁场地合同，以确保有足够的空间。
5. 校长资格证明：校长需提供身份证复印件，高中或以上学历证明，社区出具的无违法记录证明，以及派出所出具的无犯罪记录证明。
6. 企业担保证明：预防收钱后逃走的情况发生。
7. 安全证明文件：包括消防安全证明和110联网的安全设施证明。
整个审批过程大约需要90个工作日，即大约4个月的时间。一旦获得社会力量办学许可证，还需进一步申请收费许可证和税务登记证。
