潜在失效模式是指过程无法满足预期的功能或设计意图，它是对该工序不符合描述的概括。它可能是下游工序的潜在失效模式的原因，也可能是上游工序的失效后果。在准备FMEA时，假定接收的零件或材料是正确的。如果历史数据表明进货零件有缺陷，FMEA小组可以例外处理。
列出特定工序的每一个潜在失效模式，前提是这种失效可能发生但不一定发生。过程工程师需提出并回答以下问题：1）潜在失效模式：过程/零件如何不满足要求？工程师规范下的可拒收条件是什么？以比较类似过程和研究顾客对类似部件的索赔为起点，了解设计意图也是必要的。
典型的失效模式包括：弯曲、毛刺、孔错位、断裂、开孔太浅、漏开孔、转运损坏、脏污、开孔太深、表面太粗糙、变形、表面太平滑、开路、短路、贴错标签。潜在失效模式应以技术术语描述，不同于顾客察觉的现象。
失效的潜在后果是指失效模式对顾客产生的影响。要根据顾客可能发现或经历的情况来描述，顾客可能是内部顾客或最终用户。如果失效模式影响安全性或法规合规性，应清楚地说明。顾客可能包括下一道工序、后续工序或工位、经销商和车主。评价潜在失效后果时，必须考虑这些因素。
对于最终使用者，失效的后果应描述为产品或系统的性能，例如：噪音、粗糙、工作不正常、费力、异味、不能工作、工作减弱、不稳定、间歇性工作、牵引阻力、泄漏、外观不良、返工/返修、车辆控制减弱、报废、顾客不满意。如果顾客是下一道工序或后续工序/工位，失效的后果应描述为过程/工序性能，例如：无法紧固、不能配合、无法钻孔/攻丝、不能连接、无法安装、不匹配、无法加工表面、引起工装过度磨损、损坏设备、危害操作者。
