跟单文员的工作职责涵盖了多个方面，具体包括订单的监督、客户意见的反馈、生产进度的跟进以及客户服务等。他们作为客户与生产现场之间的桥梁，确保信息的及时传递。跟单文员的工作性质多样，既包括业务开拓和产品推销，也涉及业务助理职责，如函电回复、计算报价单、管理客户档案等。
在大企业中，跟单员通常代表业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货；而在小企业中，他们可能身兼数职，包括内勤员、生产计划员、物控员和采购员等。跟单员的工作几乎涉及企业的每一个环节，从销售、生产、物料、财务、人事到总务，都是他们工作的范围。
跟单员的工作特点决定了其需要具备多种素质。首先，跟单员的工作责任重大，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝。其次，沟通和协调能力尤为重要，因为跟单员需要与多个部门沟通协调。第三，做好客户的参谋也是跟单员的重要职责，他们需要掌握大量的客户资料，了解客户的需求和工厂的生产情况，以便提出有益的意见。第四，跟单员的工作节奏多变且快速，因为面对的客户来自不同地区，工作方式和作息时间各不相同，他们需要具备快速的工作效率。
最后，跟单员的工作是综合性的，需要熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。因此，跟单员需要具备分析能力、预测能力、表达能力、专业知识、与人共事的能力、人际关系处理能力和法律知识。这些素质共同构成了一个优秀跟单员的能力框架。
