1. 在软件开发过程中，文档的作用不容小觑，它占据了相当大的工作量。高质量和高效率地编写、分发、管理和维护文档，以及及时地变更、修正、扩充和使用这些文档，对于软件产品的设计、开发、发行、使用、变更维护、转让移植和二次开发至关重要，它有助于最大限度地发挥软件产品的效益，并在计算机之间发挥重要的桥梁作用。
2. 软件开发人员在软件开发的各个阶段都依赖文档来体现前阶段的工作成果并为后阶段的工作提供依据，这一作用非常明显。开发人员需要制定计划和报告，这些资料要提交给管理人员，并获取其支持。管理人员可以通过这些文档来掌握软件开发项目的计划、进度、资源使用和成果等信息。此外，文档还需为用户提供关于软件使用、操作和维护的详细资料。
3. 软件文档是项目管理的基石。
4. 软件文档是技术交流的媒介。
5. 文档是进行项目质量审查和评价的重要依据，提供有效的文档可以满足项目质量保证人员和审查人员的工作需求。
6. 良好的系统文档有助于软件的移植或将软件转移到新的系统环境中。
7. 软件文档支持软件维护工作。它提供了系统开发的全部必要技术资料，帮助维护人员熟悉系统并有效地开展维护工作。同时，维护文档记录了软件维护过程中软件及其环境变化的全部信息。
