如果项目负责人不到位，您可以采取以下步骤来发函：
1. 确认您要联系的对方的具体联系方式，包括电子邮件、电话或邮寄地址。
2. 编写一封礼貌的信函或电子邮件，说明您需要与对方联系，但由于对方不在位，您需要留言或发送信函。
3. 在信函或电子邮件中，提供您的联系方式，以便对方在方便的时候回复您。
4. 说明您需要联系的原因，以及您想要达成的目标。
5. 感谢对方抽出时间阅读您的信函或电子邮件，并期待对方的回复。
以下是一个示例：
尊敬的[对方姓名]，
我是[您的姓名]，写信给您是因为[原因]。
很遗憾得知您现在不方便回复我的邮件。
如果可能的话，我希望能够在不久的将来与您进一步讨论此事。
谢谢您的耐心阅读，期待您的回复。
[您的姓名]
