工程文件资料管理办法

内蒙古康远工程建设监理有限责任公司电科院科研楼工程项目监理处

工程资料管理办法

1、概述

为了规范工程档案资料管理，建立完整的工程资料清册并运用于工程实际中，使工程资料达到系统、齐全、及时和完整，便于施工管理和质量预控保证创省优工程、创省优资料目标的实现，特制订本管理办法。

2、说明

资料按照现行《建筑工程施工质量验收规范》的工程项目划分编制，项目最小划分到检验批。

2．1质保资料

质保资料是在工程施工前，能够证明施工中使用的产品是合格产品的资料。如产品出厂合格证、产品质量证明书、产品出厂检验或试验报告、产品生产许可证、材料和设备的入厂试验报告、钢材材质证明、焊接材料材质证明等（此部分内容因生产厂家差别很大，其合格证等很难统一，只能在归档时整理成统一的格式）及基础资料等；

2．2过程控制记录

过程控制记录是工程施工作业过程中，为了证实施工工艺过程符合规定要求的记录。如设备或材料施工前检查记录、土建施工记录、材料的跟踪管理记录等等；2．3试验与检验资料

试验与检验资料是按照规程或合同规定对工程（产品）或过程的结果进行检验或试验，以验证工程（产品）或过程是否合格的记录。如单位、分部、分项、检验批工程验收记录、隐蔽工程验收记录、竣工验收报告等等（此部分表格从

当地质监部门收集）；

2．4工程与技术管理资料

工程与技术管理资料是按法规、规程和合同要求进行的工程管理的技术管理的文件、资料记录。如：监理文件、各种报审、开工报告、图纸会审等（此部分在监理工作程序中有专门表格）；施工组织设计、专业施工组织设计、作业指导书、技术交底、工程大事记、工程总结等；

2．5条件发生的文件记录

条件发生的资料是不能确定在哪个具体分项工程中发生，但在单位工程中有可能要发生的资料。如：工程变更（包括材料代用）、工程联系单、协调/专题会议纪要等。

3、文件资料编制规定

3．1一般规定

3．1．1文件的编写一律采用70g、A4纸、激光打印，不能用复印件或普通色带打印件，以保证字迹的耐久性；正文文字采用4号宋体，1．5倍行距，标题为小2号宋体；签字应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写；

3．1．2文件书写格式庆用横行排列，文件段落、章节编排按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定；

3．1．3凡合同、协议、验收交接书等文件材料均应为正本（即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档；

3．1．4竣工移交技术资料中的外来文件，如：材质证、说明书、试验报告等，由负责部门审核，必须制成A4幅面；如果没有原件要加盖经销商、项目部印章纳入资料中，以保证可追溯性。

3．2封面设计规定

工程中形成的正式文件都要进行标准的封面设计，封面同样设置页眉，但无需添加页脚。具体要求如下：

3．2．1主标题规定

封面要求空三行（小二号黑体字）后，写入“内蒙古电力科学院科研楼工程”，然后再空四行（小二号黑体字），居中写入主标准内容（主标题采用黑体小初号字加粗）；3．2．2结尾签章规定

在编写结尾签章以及年月日时，同样要求按照标准格式进行，字体采用黑体四号字，要求居中写入“内蒙古康远工程建设监理有限责任公司”，下一行“电科院科研楼工程项目监理处”，再下一行“年、月、日”，在年月日的打印上应当注意，要求打印成小写的年月日，即为：2005年9月10日；

3．2．3在封面设计中有特殊要求，添加工程图片的执行如下规定：

①图片在主标题和结尾签章之间垂直居中；

②图片高度10cm、宽度13.33cm；

③采用紧密型、水平居中版式。

3．3页面设置的规定

3．3．1采用标准A4纸纵向（A3横向）时的规定：上边距20mm、下边距20mm、左边距25mm、右边距20mm、页眉15mm、页脚10mm、左端装订；3．3．2页眉的标准格式详见本《管理办法》的页眉式样，在页眉的左端写入公司名称，右端写入项目部名称，要求页眉的字体采用宋体五号字；

3．3．3页脚采用统一标准格式，即：第页共页，采用标准宋体小五号字。3．4正文版面设置规定

3．4．1主标题的规定

要求主标题采用标准宋体小二号字加粗，并且在文件的居中部位。一般不允许主标题的文字太长，要求最多不超过16个字，如果标题超出规定的字数，可采用两行放置，但要求设计合理、美观；

3．4．2正文内容的规定

①正文采用标准宋体四号字，字符间距采用标准100%，段落行距1.5倍标准（一般性的表格、作业指导书以及与施工相关的措施可以采用标准宋体小四号字）；

②编排文本时，要求段落的开头文字空两个文字的距离，如果开头的文字需要写入序号时，就无需空格，在行首写入即可；

③正文中出现的大标题都要采用加粗字体，但字号无需加大，依旧采用标准内容，让阅览者一目了然；

④由于此次要求正文的编辑都要有页眉，所以在编辑文本时不要让文字紧贴着页眉下面，这样会显得上边的距离太小，给人一种压抑的感觉。具体操作：要求文件的标题段前段后均空0.5行；

⑤在编排正文内容时，如果文件内容较多，需要编排若干页，要求编排满一页后再编排另一页，不要使得结尾空余部分过多，保证下边距离17mm的距离位置。这里强调的目的是因为：在编排文件时，有时需要插入表格及图示，当表格、图示在一页之中有能完全放下需要在下一页接着编排时，有些打字员会把这一页空下，编辑到下一页，这样使得下边距空余的部位过大。如果出现类似现象时，要求在下一页编排表格时，把表头内容完全编排上，使阅览者能够清晰地查阅。在此强调，表格的左右尺寸边距要与文字相应对齐，不得超规定的页边距范围以外。

3．4．3正文内容中序号以及目录的规定

①为了避免打字员在编排正文序号时个人习惯性现象的出现，如：有的人通常采用“1、”式样的序号，有的采用“1.”的式样序号，我们执照《档案法》中文件序号的设计规定，序号排列应统一，在序号后无需加符号，可以空出一个字符的位置，一般性红头文件允许出现大写一、二、三……序号，但是在技术文件中不允许类似情况出现，必须均采用国际通用的数字序列编排，例如：“3．2．4”表示第三大项的第二子项中的第四小项依此类推；

②在编排目录时，要求采用统一的格式，目录两个字需要打印成隶书一号加粗字体，并且要求居中，要求“目”与“录”两个字之间空出两个字符的位置。在文本的中间位置，目录内容采用幼圆四号加粗字体，目录与内容空一行的距离（四号字）。3．4．4正文中图片的设置规定

在编辑正文如果需要插入图片，图片的大小要适宜，尽可能的不要超出边距以外，与文字左右边距离相对齐，要求用文字对图片进行注释时，文字采用标准宋体五号字，这样与正文有一个明显的区别，使得图片内容更加醒目。

3．5表格的设置规定

3．5．1一般规定

在编辑表格过程中，要求表格的标题采用标准宋体小二号加粗上下左右边距同样遵照本管理办法中页面设置的规定，不得超出规定的范围内。表格内容一般采用标准宋体小四号字体，如果表格的行数、列数、具体的内容过多，可以特别处理，采用适应本表格的字号；

3．5．2验评表填写规定

1质量检验评定表（包括施工技术记录）一律采用A4纸，必须使用建筑工程施

工质量验收规范应用讲座的现行表式，不足部分经监理单位、业主认可后确定，所有典型表式必须是印制，不能复印；

2一般情况下表格线为黑色实线，粗细为1/2磅；

3表右上角编号必须符合建筑工程施工质量验收规范（应用讲座）内容要求；

④表内“工程名称”填写项目批准的工程名称，即“内蒙古电力科学研究院科研楼工程”；“分项工程名称”按照“建筑工程施工质量验收规范”内容填写分项工程名称；

⑤验收记录填写必须符合建筑工程施工质量验收规范（应用讲座）内容要求；

⑥空白栏均用“/”代替；

⑦检查评定结果、验收结论均使用黑色签字笔（或碳素墨水）书写，且必须签日期，包括年、月、日；

⑧检验评定表不得出现半页纸内容，不足处用空表格补足填完。

4、工程建设各单位档案管理的职责分工

4．1施工单位

4．1．1开工报告，工程技术交底、图纸会审纪要；

4．1．2施工组织设计、作业指导书、施工方案；

4．1．3原材料出厂证件、合格证、材料试验报告及使用记录；

4．1．4施工技术记录（含隐蔽工程验收记录及测量记录）；

4．1．5建设期间的工程联系单及设计变更单；

4．1．6有关质量检查验收资料；

4．1．7反映工程施工过程的声像材料；

4．1．8工程建设总结。

所有由施工单位负责提交的文件必须在工程移交后一个半月内，按照本管理办

法及国家有关档案管理的要求整理装订、装盒，并编制移交清册后，同时提交一套相应的软盘移交业主或建设行政档案管理部门。

4．2设计单位

4．2．1项目（工程）各设计阶段的设计文件，编制施工图清册；

4．2．2全部设计修改通知单；

4．2．3全套完整的竣工图，并切实执行竣工图编制的有关规定；

4．2．4工程设计总结。

4．3监理单位

4．3．1工程各阶段形成的工程检查记录、纪要、报告和结论意见；4．3．2工程监理项目的监理文件及结论意见；

4．3．3监理工程师通知单及回复单；

4．3．4整理、装盒、编制移交清册，同时提交一套相应的软盘在工程移交后一个半月内移交业或建设行政档案管理部门；

4．3．5监理处各专业组负责人对施工单位的归档案卷实施审查，对归档文件的完整性、准确性负责，并在卷内备考表审核人栏签字；

4．3．6工程监理总结。

内蒙古康远工程建设监理有限责任公司

电科院科研楼工程项目监理处

2005年9月1日