| 职位名称 | 行政部文秘 | 所在部门 | 行政部 | |
| 职位角色： 为公司领导提供优质高效的秘书服务 | ||||
| 职责与工作任务： | ||||
| 职 责 一 | 职责表述：负责来客来访人员的接待和安排 | |||
| 工作 任务 | 热情礼貌地接待来访客人 | |||
| 根据客人的不同习惯提供不同口味的饮料、餐饮安排 | ||||
| 根据情况对来访客人进行分流，减轻领导的压力。 | ||||
| 职 责 二 | 职责表述：高效、礼貌处理来电 | |||
| 工作 任务 | 使用专业术语礼貌接听来电。 | |||
| 快捷高效对电话进行预处理，当领导不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告。 | ||||
| 对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。 | ||||
| 职 责 三 | 职责表述：文书写作 | |||
| 工作 任务 | 掌握文书写作要领，高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。 | |||
| 职 责 四 | 职责表述：文件、资料的流转及流转中的保密工作 | |||
| 工作 任务 | 根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排领导批阅，协助领导高效处理文件。 | |||
| 根据领导的批示，对需要继续流转的文件及时传递。 | ||||
| 对处理完毕的文件及时存档。 | ||||
| 对领导的手书指令正本传递给相关人员，复印件存档。 | ||||
| 在文件流转过程中做好保密工作。 | ||||
| 职 责 五 | 职责表述：督查催办工作 | |||
| 工作 任务 | 根据领导书面批示，根据时限及时做好督查催办工作。 | |||
| 对领导的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。 | ||||
| 职 责 六 | 职责表述：会议管理 | |||
| 工作 任务 | 协助大型会议、活动的筹办。 | |||
| 对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。 | ||||
| 职 责 七 | 职责表述：外部工作关系 | |||
| 工作 任务 | 辅助领导维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表领导发贺函表示祝贺。 | |||
| 协助公司相关部门做好领导重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。 | ||||
| 职 责 八 | 职责表述：负责领导大事记及个人档案的收集、整理、归档工作 | |||
| 工作 任务 | 及时更新领导个人档案资料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。 | |||
| 定期编制大事记。 | ||||
| 职 责 九 | 职责表述：领导个人财务管理 | |||
| 工作 任务 | 负责总裁各项公务费用的报销 | |||
| 每月完成月度费用统计表 | ||||
| 职 责 十 | 职责表述：总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全 | |||
| 工作 任务 | 每日上班前负责办公室的通风换气，保持办公室的整洁，保证办公设施的正常运行。 | |||
| 负责办公室陈列物品、装饰物完好无损； | ||||
| 负责办公室文件资料的安全保密工作。 | ||||
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