活动经费管理制度

为了激励员工，活跃气氛，增加企业凝聚力，调动员工积极参与企业文化建设，同时为规范公司各部门内部活动经费的使用，节约开支，特制定本制度。

2.0     适用范围

     适用于集团总部各中心/直属项目。

3.0     术语定义

部门活动经费：是指在公司部门专项设置的，部门负责人有权直接支配的部门内部活动费用。

4.0     职责分工

4.1     人力行政中心 

4.1.1   负责本制度的拟定、调整以及制度的培训和宣导工作；

4.1.2     负责《部门活动经费申请表》的审核；

4.1.3     负责部门活动经费报销的审核；

4.1.4   负责建立部门活动经费台账。

4.2     各中心/项目

4.2.1   负责各中心/项目部门活动申请；

4.2.2   负责各中心/项目活动经费的管理。

4.3     财务管理中心

4.3.1   负责各中心/项目活动经费的报销的审批；

4.3.2   负责建立集团部门活动经费台账。

4.4     总裁 

4.4.1   负责本制度的审批

5.0     工作程序

5.1     部门活动经费标准

5.1.1   所有在职员工每人每月50元（含试用期员工）。具体费用按活动申请时部门在职人数确定。

5.1.2   活动经费根据每年福利标准的调整而调整，以每年审批后的福利标准为依据。

5.2     部门活动经费使用原则

5.2.1   内容健康原则

活动经费用于能够促进部门交流和沟通，提升部门凝聚力，而组织的部门内部集体性的、积极性性的活动，活动应有益身心健康，符合企业文化要求，如观看电影、聚餐、体育活动、卡拉OK等。

5.2.2   期限原则

        活动经费的实用以一个季度（三个月）为一个周期，即各中心/项目活动经费最多累积三个月，每一季度结束后，上一季度未使用的活动经费将清零。

5.2.3   集体原则

        部门活动经费为部门活动支出费用，要求每次部门活动参与的人数不少于部门人在职人数的70%。

5.2.4   专款专用原则

        部门活动经费由各中心/项目负责人自行安排使用，并且指定部门一人专门管理，必须专款专用，不得擅自挪作他用，不得以现金或物品形式发放。

5.3     部门活动经费申请流程

5.3.1   各中心/项目举行部门活动前开展前三天提交《部门活动经费申请表》，主要包括活动时间、活动地点、活动内容、参与名单、金额等内容。

5.3.2   人力行政中心根据各中心/项目在职员工人数审核《部门活动经费申请表》，并审批活动内容的健康性。并提交财务管理中心备案，作为活动经费报销的依据。

5.3.3   如申请后因工作原因未能如期开展部门活动，可在活动前知会人力行政中心活动时间，不用再重新发起流程。但费用的报销仍遵循期限原则，跨季不累积。

5.4     部门活动经费报销流程

5.4.1   各中心/项目在活动结束一周内填写报销单据由中心/项目负责人签字后提交人力行政中心。如有具备宣传意义的照片，应在报销时一并提交。

5.4.1   人力行政中心根据在职人数审核费用后做好台账登记，并提交财务管理中心。

5.4.2   财务管理中心复核后，凭借有效凭证按财务报销流程报销。

6.0     相关文件

6.1     《薪酬福利制度》

7.0     应用表单

7.1     《部门活动经费申请表》

部门活动经费申请表