管理文件控制规定1

    为确保集团受控文件得到统一的有序管制，进而正确地指导各部门、分公司依规程作业，特制定本规定。

2   范围

适用于集团内所有受控文件。如：各部门作业指导书、员工手册、管理制度及外来文件等。

3   定义

3.1外来文件：客户标准、技术资料及国家（行业）标准、国际标准。

  3.2受控文件：即需要受到控制的各部门作业指导书、员工手册、管理制度、外来文件及相关合同书。

4   权责

内部文件制订、修订管制权责表

5.1 文件制订、修订作业

5.1.1 文件制订作业

5.1.1.1 各部门作业指导书制订，由部门负责人报主管副总审核后制订。

5.1.1.2 员工手册、集团管理制度由HR经理报主管副总审核后主管制订。

5.1.1.3 文件制订好之后，经相关部门会审，由总经理或董事长核准，按规定的编号对新文件进行编号。

5.1.2 文件修订作业

若文件不符合现时作业需修订时，由需求部门负责人修订后，经相关部门会审，呈交总

经理或董事长批准。

5.2 文件编号规则：

5.2.1 各部门作业指导书编号规则：

             □□-□□-□□□

5.2.2 管理制度编号规则：

            　□□-□□-□□□

5.2.3 公司代码：德成集团——“DC”表示；

分公司——“DC加上分公司名字第一个汉语字母”表示，如：江门分公司由

          “DC-JM”表示

5.2.4 部门、管理编号：

      总经办—ZB  人资部—HR  业务部—YW  采购部—CG  物控部—WK  财务部—CW

      工程部—GC  总务部—ZW  IT部—IT    护卫队—BA  企业策划部—CH    

公共关系部—GG    管理编号——GL

 5.2.5 文件顺序号

       各部门制订的文件，部门自已按先后顺序从001开始编号。

5.4 文件版本/版次管制：

第一次制订之原版以A/0表示，第一次修订以A/1版本表示;凡版次经5次修订后，版本变更，发行B版、C版，以此类推。

5.5 文件分发/缴回管制作业

5.5.1所有原版各部门作业指导书、管理制度文件经总经理或董事长批准后，由制定部门发放给相关部门，相关部门签收人须在文件发放表上签字确认。

5.5.2 所有的原版各部门作业指导书、管理制度文件及电子档呈交总经办备案控制；所有文件复印件及电子档交人力资源部存档汇总、备案。

5.5.3若文件修订、废止、破损、模糊时，旧版本失效之文件于新文件发行时缴回。

5.5.4 外来文件由收文部门编号转化成内部文件管理。

5.6 文件保存，销毁作业。

5.6.1 文件存放在安全易取位置，各部门实行专人保管，如有丢失将追究部门负责人和保管人责任。

5.6.2  文件如因打字失误需修正部分内容时，由原发部门负责在文件上直接手写修改，并签名确认，由人力资源部加盖“修正”章。

5.6.3 文件若发现有遗失破损、字迹模糊等需要增/补发时，由需求部门申请注明申请原因，经人力资源部核准后由总经办以发行。

6   相关文件 

    无

7   相关记录

    《文件签收表》                        

8  生效日期

    本规定自公布之日起开始生效。