2021年数字档案馆安全管理制度

数字档案馆安全管理制度 

　　为了保证数字档案的有序、规范、安全的采集、管理和利用，充分发挥数字档案室的作用，根据档案主管部门的相关要求，结合我区残联工作实际，特制定本制度。

　　一、目的

　　为了保证区残联数字档案室的有序、规范、安全的采集、管理和利用。

　　二、范围

　　本标准规定了数字档案室归口管理部门及采集、管理、利用、安全等程序。

　　本标准适用于区残联数字档案的建立、归档及查询工作。

　　三、 职责

　　1. 区残联办公室负责区残联数字档案室的归口管理工作。

　　2. 区残联各部室和区残疾人劳动就业服务所负责本部门业务相关的数字档案处理工作，并指定专人负责此项工作。

　　四、数字档案的采集

　　1.各类档案的元数据编制和数据库建设。区残联档案室采用《杭州市萧山区数字档案馆（室）元数据编制规则（20__版）》进行档案数据库的著录。建立档案目录数据库（所有档案案卷库、重要档案文件库）和各类信息数据库等，努力实现由传统手工管理向以计算机管理为主的现代化管理转变。

　　2. 区残联各类档案的元数据著录应根据档案实体中的每一份文件来录入。著录注意事项：会议记录应按每次会议逐次录入，并根据议题提炼文件标题；无标题的文件应自拟标题，并加（）；简报、通讯、统计年报等成册的报刊类档案可按期或册录入，如《残联简报》（20__年1-12期）；在档案著录中遇到生僻字应查词典考证，并用中文Windows的GBK字库进行录入，如在GBK字库中也无此字，可用造字程序进行造字。校对工作是档案数据库建设必不可少的环节，是保证数据库质量和有效检索的重要环节。应安排专门人员进行校对，校对以档案原件为准。校对时应将著录人员与校对人员分开。

　　3. 数字档案的内容。根据萧山区档案局数字档案室有关要求，结合我区残联实际情况，采用有效方式将常用、珍贵档案进行数字化，先完成文书类、专门类（各类业务档案）、特种载体（照片、荣誉、证书等）永久档案的数字化，然后逐步提高各类常用、珍贵档案数字化的比率；并创造条件尝试接收重要的电子文件。

　　4. 各类档案的数字化方法与要求。区残联档案室在室藏档案数字化时，对于传统的档案主要采用外包加工的方式；特种载体（照片档案、声像档案、荣誉档案、证书档案）一律采用数码方式（数码相机、数码摄像机、数码录音笔）形成和转换；档案数字化要求遵循国家档案局有关数字档案馆（室）行业规范。各类电子文件（电子公文、财务数据等）逐步进行档案化，并归档入室。

　　5. 电子档案的接收。各部门向档案室移交纸质档案的同时，凡有数字档案或电子档案的应及时向档案员移交电子档案。

　　五、数字档案的管理

　　1. 数据库录入和档案数字化工作定期接受萧山区档案局的业务指导和技术支持，内容包括年度档案数据库（电子目录与数字档案）、年检考核登记表、电子全宗卷、档案实体整理情况等，及时做好相应的工作。

　　2. 数字档案的统计。按年度-分类、年度-期限、年度-密级等进行不同层次和级别的统计并打印。

　　3. 数字档案的移交。提倡通过网上移交数字档案，移交程序如下：⑴将待移交数据导入数字档案室；填写移交申请登记表；⑵数字档案室档案员（电子）签名。

　　4. 数字档案室档案员对到期的数字档案进行鉴定销毁。销毁鉴定分销毁申请、销毁鉴定、销毁审批三个环节；如审批成功，这些数据将转到销毁档案库。网上鉴定的'结果均可以电子目录的形式打印、并有交接电子表单和流程处理意见存档备查。

　　六、数字档案的利用

　　1. 档案员应利用数字档案室为本单位人员提供查档咨询服务，并进行查阅登记和利用效果登记与反馈。

　　2. 档案员可应用数字档案室为本单位各部门提供自助式查档服务，通过设置部门-用户-密码，分配给部门用户相应的访问权限，为本单位人员提供“查档到桌面”的服务。

　　3. 档案员应根据各部门工作的需要，进行专题筛选，然后主动将档案库送到有关人员手中，发挥数字档案室应有的作用。

　　4. 各部门借阅档案实体，可利用数字档案室的档案借阅登记功能。

　　5. 档案员应于每年年初将登录日志、原文查看日志、档案利用登记日志和档案利用效果登记日志导出成Excel表格，进行统计分析，撰写年度档案利用报告。

　　6. 档案员应积极开展数字档案编研工作，编研成果可上传至档案编研网站内，提供查阅利用。

　　七、数字档案的安全

　　1. 残联各部室和区残疾人劳动就业服务所的访问权限由区残联分管领导审核、批准，档案员负责权限设置、分配和管理。

　　2. 档案员须遵守有关档案保密的规定，不将数字档案随意提供给无关人员。

　　3. 档案员具有数字档案室的全部功能，可删除、修改数字档案，因此，登录密码须妥善保存，不得泄密。密码应定期更改，密码长度在六位以上，并符合复杂性要求，如密码由数字、字母与符号等组成。每位有数字档案查询权限的人员应妥善保管好自己的用户名和密码，定期更改自己的密码。

　　4. 定期备份。档案员要定期将数字档案室的电子目录和数字档案备份到档案室的电脑，并脱机刻录到光盘进行脱机备份。

　　八、数字档案的队伍建设

　　1.区残联采取适当措施强化各部室和残疾人劳动就业服务所的数字档案资源意识，养成善于形成、善于归档、善于利用数字档案资源的环境氛围。如组织参加档案信息化建设方面的培训、讲座,在数字档案室上发布有关数字档案室的标准规范、管理制度、基础知识、操作手册和操作技巧。

　　2.各部室及区残疾人劳动就业服务所均需定期更新知识，不断了解档案信息化的基础知识、掌握数字档案室的基本操作技能，更好地收集、管理、利用好数字档案资源。

　　九、本制度自二ＯＯ九年一月一日起执行，并在实践中不断修订完善。

　　档案馆管理制度

　　一、贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、和法律、法规，结合学校实际，制定学校档案事业发展规划、计划，拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；

　　二、对学校档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导；

　　三、负责收(征)集、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

　　四、编制检索工具，编研档案史料，开发档案信息资源；

　　五、组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；

　　六、开展档案的开放和利用工作；

　　七、开展学校档案工作人员的业务培训；

　　八、利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；

　　九、开展档案学术研究和交流活动；

　　十、及时完成学校行政交办的各项工作任务。